À mesure que les régimes de travail à distance et de travail nomade se généralisent, les expériences d’intégration de premier ordre se sont compliquées et les nouvelles considérations relatives à l’intégration ont considérablement changé.
Une expérience d’intégration efficace doit captiver le nouveau travailleur, le plonger dans la culture, la mission et les valeurs fondamentales de l’entreprise, et répondre aux attentes établies par la proposition de valeur de l’employé (PVE) au cours du processus d’embauche.
L’effet de l’intégration sur les coûts
Un processus d’intégration positif peut servir de fondement d’une relation longue, saine et professionnelle. En revanche, une expérience d’intégration négative peut mettre cette relation à mal, avant même qu’elle ait pris son envol.
Plus de 80 % des travailleurs du savoir ont déclaré ne pas vouloir accepter ou vouloir quitter un emploi si l’expérience d’intégration était négative, selon l’enquête Voice of Talent de 2021 de Procom. Seuls 18 % des personnes interrogées ont indiqué vouloir probablement rester en poste malgré une expérience d’intégration négative.
Lorsque les nouveaux travailleurs atteignent la phase d’intégration, ils sont non seulement passés par les processus de recrutement et d’embauche, qui nécessitent beaucoup de temps et de ressources, mais aussi ont probablement été ajoutés au système de paie, commencé à travailler et peut-être même été rémunérés. Une mauvaise expérience d’intégration peut être une erreur coûteuse si un talent décide de partir ou de commencer à chercher un nouvel emploi immédiatement.
Préparer l’intégration : une liste de contrôle
Une fois que l’employé a accepté l’offre et que l’employeur a terminé les efforts de sélection et de vérification des antécédents, il est temps de préparer officiellement l’intégration du nouvel employé.
Le processus de préintégration varie en fonction de plusieurs facteurs. Par exemple, les besoins en matière de documents et de formulaires d’impôt sont différents selon qu’il s’agit d’employés permanents à temps plein ou de travailleurs contractuels, et selon que l’employeur est établi au Canada ou aux États-Unis.
Néanmoins, certaines formalités de base s’appliquent à la plupart des nouveaux travailleurs, notamment :
- Créer un nouveau profil d’employé dans l’outil de gestion de projet de votre entreprise (p. ex., Monday.com, Asana, etc.).
- Confirmer que tous les documents d’identité et d’impôt requis sont téléchargés et demander tout document en souffrance.
- Communiquer avec le nouvel employé pour lui faire part des détails de son travail, notamment sa date d’entrée en fonction (et de fin du mandat, dans le cas d’un travailleur contractuel), son taux de rémunération, les coordonnées des principaux membres de l’équipe, et les manuels ou politiques de l’entreprise.
- Organiser une réunion en personne ou virtuelle pour présenter l’équipe d’intégration et confirmer le calendrier d’intégration.
- Demander le matériel informatique nécessaire et configurer la messagerie électronique du nouvel employé, ainsi que les connexions et autorisations réseau nécessaires.
- S’assurer que le nouvel employé a accès aux logiciels et outils internes, ainsi qu’aux noms d’utilisateur et mots de passe nécessaires.
- Distribuer une annonce interne au personnel au sujet du nouvel employé.
- Contacter le responsable des embauches ou l’équipe de recrutement pour confirmer les besoins en suspens.
- Contacter le nouvel employé pour déterminer s’il a des questions concernant l’intégration.
- Livrer au nouvel employé tout le matériel informatique nécessaire, ainsi qu’un cadeau de bienvenue ou une trousse d’accueil.
Une fois que les documents d’identité et d’impôt nécessaires ont été traités et que le nouvel employé a tout ce dont il a besoin pour se joindre à l’équipe, le processus officiel d’intégration peut commencer.
Cinq tactiques pour améliorer l’expérience d’intégration
Le marché du travail actuel, centré sur les talents, exige une approche d’intégration individualisée. Les cinq mesures suivantes peuvent créer une expérience d’intégration qui trouve écho chez les nouveaux travailleurs :
1. Apprendre à connaître le candidat sur le plan personnel
Dans le monde du travail virtuel d’aujourd’hui, les nouveaux employés n’ont souvent des interactions avec leur direction et leurs équipes que dans le cadre de réunions vidéo.
Créez des occasions pour en apprendre plus sur le nouvel employé sur le plan personnel. Organisez une réunion pour lui parler de ses centres d’intérêt ou organisez une rencontre pour le présenter aux autres membres de son équipe afin d’établir une relation que des appels ou des vidéos ne refléteront peut-être pas.
2. Adapter l’expérience d’intégration au candidat et à son rôle
Veillez à ce que les nouveaux travailleurs reçoivent le matériel informatique privilégié et tous les autres articles nécessaires à l’exercice de leurs fonctions dont ils ont déjà discuté.
Fournissez une trousse de bienvenue personnalisée. Mettez en place toute formation de manière à compléter le style d’apprentissage préféré du talent.
3. Prendre contact avec les nouveaux employés dès la première semaine
L’embauche et l’intégration se déroulant en grande partie de manière virtuelle aujourd’hui, les candidats manquent souvent d’occasions informelles de poser des questions ou de demander des informations à l’équipe d’intégration.
Veillez à ce que l’équipe d’intégration prenne contact avec les nouveaux employés au cours de leur première semaine de travail. Organisez des séances d’intégration ou de formation supplémentaires peu de temps après.
4. Résoudre rapidement tout problème d’intégration
Il est essentiel que les nouveaux employés se sentent bien accueillis et capables de se mettre au travail, pour mettre ceux-ci à l’aise et permettre aux entreprises de poursuivre leurs activités.
Cela dit, il est naturel que les nouveaux employés se sentent angoissés et se posent des questions sur leur rôle et le lieu de travail en général. Répondez aux questions et résolvez les problèmes rapidement pour que les candidats aient le sentiment d’assumer leur nouveau poste à titre de membres informés et appréciés de l’équipe.
5. Demander une rétroaction sur l’expérience d’intégration
Le processus d’intégration est l’occasion pour les employeurs de donner suite à leur proposition de valeur et de présenter les raisons impérieuses pour lesquelles les candidats talentueux devraient se joindre à leur personnel.
Demander une rétroaction et y donner suite est un moyen optimal de montrer que l’entreprise prend ces valeurs au sérieux. Les commentaires personnels des nouveaux employés peuvent servir à améliorer le processus d’intégration.
An effective onboarding experience should captivate new workers, immerse them in an organization’s culture, mission and core values and live up to the expectations established by the Employee Value Proposition (EVP) during the hiring process.
As remote work and work-from-anywhere models become more common, providing a first-class onboarding experience has become more challenging, and these considerations have substantially changed the way new workers are onboarded.
The impact of onboarding on costs
A positive onboarding process can establish the foundation for a long, healthy, professional relationship. A negative onboarding experience, however, can end that relationship before it truly starts.
More than 80% of knowledge workers said they would either not start or would consider leaving a job if the onboarding experience was negative, according to Procom’s 2021 Voice of Talent report. Only 18% of those surveyed indicated they would likely remain following an unfavorable onboarding.
By the time new workers reach the onboarding phase, they have not only gone through the time and resource-consuming recruiting and hiring processes but have also likely been set up on payroll, begun work, and possibly even been paid. A poor onboarding experience can be a costly mistake if a talent decides to leave or begin seeking a new job immediately.
Preparing for onboarding: A checklist
After an offer has been accepted and screening and background checks are complete, it’s time to formally prepare to onboard the new hire.
The pre-onboarding process will vary depending on several factors. For example, the documentation and tax information needs are different for permanent full-time employees versus contingent workers and whether the employer is based in Canada or the United States.
Still, some basic formalities apply to most new hires, including but not limited to:
- Create a new employee profile in your company’s project management tool (e.g., Monday.com, Asana, etc.).
- Confirm all required identification and tax documents are uploaded and request any outstanding documentation.
- Contact the new hire with relevant work details, including their start date (and end date if applicable to a contingent worker), pay rate, contact information for key team members and an organizational handbook or policy guide.
- Schedule an in-person or virtual meeting to introduce the onboarding team and confirm the onboarding schedule.
- Request any necessary hardware and set up the new hire’s email as well as the appropriate network connections and permissions.
- Ensure the new hire has access to requisite software, internal tools, and necessary usernames and passwords.
- Send an internal announcement to the organization about the new hire.
- Connect with the hiring manager or hiring team to confirm any outstanding needs.
- Reach out to the new hire with any onboarding questions.
- Deliver any necessary hardware to the candidate along with a welcome gift or onboarding care package.
After the required identification and tax documentation are processed, and the new hire has everything they need to join the team, the official onboarding process can commence.
5 tactics to enhance the onboarding experience
Today’s talent-centric job market demands an individualized approach to onboarding. The following five actions can create an onboarding experience that resonates with new workers:
1. Get to know candidates on a personal level
In today’s virtual-first workplace, new hires often interact with their management and teams only through video meetings.
Create opportunities to learn more about candidates personally. Devote some meeting time to talk about their interests or arrange for candidates to meet their fellow team members socially to build a rapport that may not otherwise translate through calls or video.
2. Tailor the onboarding experience to the candidate and the role
Ensure new workers receive their preferred hardware and any other previously discussed items necessary to perform their jobs.
Provide a personalized welcome care package. Schedule any training in a way that complements the talent’s preferred learning style.
3. Connect with new hires within the first week
With so much hiring and onboarding taking place virtually, candidates often miss out on informal opportunities to ask questions or request information from the onboarding team.
Ensure that the onboarding team connects with new hires during their first week on the job. Arrange for any additional onboarding meetings or training to follow soon thereafter.
4. Resolve any onboarding issues with haste
It’s essential to candidates’ comfort levels and organizations’ ongoing workflows that new hires feel welcome and capable of hitting the ground running.
That said, it’s natural for new hires to be anxious and have questions about their roles and the workplace in general. Answer questions and resolve challenges quickly so candidates feel they’re beginning new positions as informed and valued team members.
5. Request feedback about the onboarding experience
The onboarding process presents an opportunity for employers to follow through on their EVPs and deliver on the compelling reasons talented candidates should join their organizations.
Requesting and acting on feedback is an optimal way to demonstrate an organization takes those values seriously. Requesting feedback personally engages new hires, and their responses can inform future onboarding to improve the process.
The Re-Imagined Recruitment Playbook
Over the past two years, we have captured hard won lessons learned across thousands of worker hiring engagements by our team of professional recruiters and distilled them into practical ideas that you can start using immediately. The Re-Imagined Recruitment Playbook is a step-by-step guide to help source, screen, select, onboard and retain talent in the New World of Work
