La pandémie causée par le virus COVID-19 a eu des répercussions sur le monde entier. Les organisations doivent alors repenser à leurs plans stratégiques et principalement à la façon dont elles gèrent leurs ressources humaines. Dans un monde où la pénurie de main-d’œuvre est une problématique probante, quelles stratégies les organisations peuvent-elles mettre en place afin de retenir leur main-d’œuvre ? Beaucoup d’entre elles ont instauré le travail à distance, ou communément appelé « télétravail », en réponse à la pandémie. Le virus COVID-19 oblige les organisations à réfléchir sur la façon d’intégrer leurs nouveaux employés à distance, ce qui peut représenter un défi de grande taille. La question qui se pose est la suivante : comment réussir avec succès l’intégration des nouveaux employés qui travaillent à distance ? Nous croyons que les organisations doivent, entre autres, miser sur les séances d’accueil, les activités sociales, et les rencontres hebdomadaires afin d’intégrer leurs nouveaux employés à distance.
Tout d’abord, la séance d’accueil est primordiale. Elle constitue une des premières impressions que se font les nouveaux employés. La séance d’accueil a un impact direct sur la rétention des nouvelles recrues. La première journée de travail, l’employé s’attend normalement à recevoir tous les documents nécessaires pour débuter son nouvel emploi, tels que les différentes politiques de la compagnie, les informations pour accéder à son courriel ou autre plateforme, le guide de l’employé ou le manuel de formation, etc. En télétravail, cela peut facilement se faire de manière électronique. Aussi, il est important de s’assurer que le nouvel employé ait en sa possession tout le matériel et équipement nécessaire pour effectuer ses tâches confortablement. La compagnie doit se charger de fournir ou de prêter le matériel manquant à ses employés qui travaillent à distance. Ensuite, la personne responsable de l’accueil organise une rencontre afin de présenter le nouvel employé au reste de l’équipe, par vidéoconférence si nécessaire. Cela donne l’opportunité au nouvel employé de se présenter, de comprendre le rôle de chacun, et d’identifier les personnes-ressources en cas de questionnements.
Ensuite, nous croyons qu’il est également important de maintenir des activités sociales de façon bimensuelle, et ce même à distance. Cela permet aux nouveaux employés d’intégrer plus facilement l’équipe, d’échanger avec les autres et de renforcer leur sentiment d’appartenance au sein de l’organisation. Aussi, en période de pandémie où la majorité des gens sont confinés et coupés de tous tissus sociaux, les activités et échanges sociaux favorisent le bien-être psychologique des employés. Un employé heureux est un employé productif ; autant l’organisation que l’employé y sont gagnants. Nous proposons d’organiser des activités telles que des 5 à 7 virtuels, des jeux interactifs (par exemple, Kahoot, Bingo, Pictionary, etc.), des activités de « Team Building » ou des discussions sur une thématique choisie à l’avance.
Une autre piste de solution que nous jugeons très importante pour l’intégration des employés en contexte pandémique est de mettre en place une rencontre hebdomadaire entre supérieurs immédiats et employés. La rencontre serait une occasion pour l’employeur de faire un suivi avec l’employé au sujet de ses préoccupations ou des difficultés rencontrées. Pour les plus petites équipes, l’entreprise pourrait utiliser les différentes applications de vidéoconférences ou simplement des appels téléphoniques selon la préférence. Pour les plus grosses équipes, il a certaines applications en ligne qui permettent de faire des sondages auprès des employés tels que OfficeVibe. L’application privilégie l’évaluation et l’amélioration de l’engagement des employés. Les réponses peuvent être anonymes, ce qui crée un espace sûr dans lequel chaque individu peut partager ses pensées, qui ont pour but d’améliorer l’environnement de travail. Peu importe la grandeur de l’entreprise, les employeurs doivent créer une conversation autour des signes de détresse.
Il serait aussi pertinent de prendre un moment hebdomadairement dans le but de faire bouger l’équipe immédiate avec des étirements ou une petite activité physique. Cette activité serait réalisable grâce aux applications de vidéoconférences. Ce moment de la journée devrait être en dehors des pauses personnelles des travailleurs afin de leur permettre de se reposer. Bien évidemment, il ne devrait avoir aucune discussion au sujet du travail. Cette option viendrait créer des liens entre les collègues et surtout d’assurer que les employés ont un petit moment de la journée consacrée à bouger ainsi venir réduire les effets néfastes de la pandémie sur la santé physique et mentale.
Une entreprise qui possède un faible taux de rotation du personnel, comprend bien que l’engagement des employés est complexe et va bien au-delà des avantages agréables. Il est aussi question d’être à l’écoute de ses employés et de leur venir en aide en cas de besoin. Il importe que les nouvelles recrues s’imprègnent de la culture de l’entreprise. Le but ultime est de créer chez les employés un sentiment d’appartenance et qu’à leurs yeux la compagnie devient un employeur de choix, même en contexte de télétravail. L’exposition à la culture donne l’occasion à l’employé de bien comprendre le contexte du travail, la vision de l’entreprise et la dynamique de l’équipe.
