Chaque organisation est responsable de la gestion de la paie de ses employés et de ses travailleurs contractuels : le suivi et la déclaration des salaires, des primes et de toutes les déductions de chaque employé, ainsi que le soutien actif des travailleurs pendant la durée de leur mission. Et selon la juridiction dans laquelle l'entreprise opère, il peut y avoir plus d'un million d'euros de charges salariales. 20 dossiers d'emploi différents gérer et respecter les réglementations gouvernementales.
Quelle que soit la taille d'une entreprise, l'administration des salaires du personnel contractuel est un processus complexe et chronophage qui implique de nombreux services. Les entreprises peuvent choisir de gérer leurs contrats de travail temporaire et leurs fonctions de paie en interne, en répartissant les responsabilités entre différents services, des RH aux achats en passant par la comptabilité/AP, mais ce n'est pas toujours la manière la plus efficace de procéder. Il peut s'avérer difficile de rester au fait des changements fréquents de la législation, et tout oubli peut entraîner une non-conformité, susceptible d'entraîner de lourdes amendes et de nuire à la réputation de l'entreprise.
Au fur et à mesure que les entreprises se développent et se concentrent sur la conformité et la gestion des dépenses de leur personnel externe, elles passent généralement d'un modèle de paiement direct à un modèle de paiement par des tiers, soit en sélectionnant un fournisseur spécifique, soit en se référant de manière informelle à divers fournisseurs.
Payeur direct/non payeur
Dans ce modèle, l'entreprise cliente s'occupe directement de tous les aspects de l'engagement, de l'intégration et du paiement du travailleur externe. Les responsabilités sont souvent réparties entre plusieurs domaines fonctionnels, allant des ressources humaines à l'approvisionnement, en passant par les contrats et la comptabilité, et les responsabilités de coordination sont souvent confiées au responsable du recrutement qui parraine l'engagement d'un travailleur externe particulier.
L'entreprise est responsable de la gestion de tous les aspects du processus de paie, y compris l'administration des formulaires d'impôts et d'avantages sociaux, les déductions salariales et la soumission aux agences gouvernementales. Cette approche est souvent utilisée par les entreprises qui préfèrent gérer le processus de paie en interne en raison des économies perçues par rapport à l'embauche d'un prestataire externe, ou qui n'ont pas de structure en place pour les aider à gérer les coûts du personnel externe et à résoudre les problèmes de conformité ou de gestion des risques spécifiques à ces types de travailleurs.
Ce modèle présente un niveau de risque plus élevé, car les réglementations et les catégories d'employés et de sous-traitants peuvent changer fréquemment. Il peut être difficile pour le personnel des ressources humaines, très occupé, de se tenir au courant des lois en vigueur, en particulier pour les entreprises qui exercent leurs activités dans plusieurs juridictions ou qui emploient des travailleurs exonérés ou non exonérés, saisonniers, contractuels ou à temps partiel. Les amendes imposées par le gouvernement en cas de non-respect de la législation peuvent être importantes et impitoyables.
Programme informel/sémi-structuré d'orientation vers les services de paie
Ce modèle n'est souvent pas un mandat "officiel" de l'entreprise - au lieu de cela, il implique généralement que les responsables du recrutement envoient le travailleur occasionnel préféré à un fournisseur de personnel agréé existant. Ce processus permet au responsable du recrutement de ne pas avoir à gérer en interne les tâches liées à la conclusion du contrat et à l'intégration dans le système de paie.
Les responsables du recrutement choisissent généralement des sociétés avec lesquelles ils entretiennent déjà de bonnes relations de travail, ce qui simplifie l'intégration et accélère le processus de recrutement des travailleurs externes. Le fournisseur de confiance a probablement été intégré dans le processus d'approvisionnement de l'entreprise et dispose déjà de tous les accords juridiques nécessaires. Il répond aux exigences de conformité spécifiques à chaque juridiction, telles que la validité des licences d'exploitation, les capacités de versement des impôts, les barèmes de rémunération, les catégories d'employés ou un aspect particulier du calcul des salaires (assurance, indemnisation des accidents du travail, etc.).
Bien que ce modèle soit généralement plus rapide et plus facile pour les responsables du recrutement, il est difficile pour l'entreprise de suivre et de gérer les dépenses qu'elle consacre à la main-d'œuvre externe directement externalisée. De même, l'utilisation de plusieurs fournisseurs de personnel entraîne des incohérences juridiques et de conformité entre les engagements de travail externe, ainsi qu'entre les niveaux de service et la gestion des travailleurs individuels.
L'entreprise n'utilise généralement pas de modèles de tarification structurés ni de taux de rémunération. En outre, le recours à de multiples fournisseurs rend difficile la négociation de tarifs forfaitaires et/ou préférentiels pour le processus d'embauche, ce qui peut donner lieu à des abus de prix de la part des fournisseurs.
Payeur unique et dédié
Ce modèle implique qu'un seul fournisseur de services externalisés soit chargé de gérer l'ensemble du processus de tenue des registres de paie d'une entreprise dans toutes les juridictions où elle emploie du personnel. Il représente la décision de l'entreprise de traiter l'embauche et la gestion de la main-d'œuvre externe comme une priorité et offre des avantages en termes de rationalisation des opérations, d'application des processus d'approbation des dépenses, de cohérence dans la tenue des dossiers par un seul fournisseur et d'obtention du prix le plus bas possible pour le service.
Il réduit également les risques pour l'entreprise en intégrant un point unique de responsabilité et d'audit pour toutes les activités de conformité liées à l'intégration et à la gestion des travailleurs occasionnels, et diminue la probabilité de négliger les dossiers de la main-d'œuvre à court terme, contractuelle ou saisonnière, ainsi que la classification incorrecte des travailleurs. Ce modèle peut être particulièrement avantageux pour les employeurs qui exercent leurs activités dans plusieurs juridictions nationales ou internationales.
Liste de vérification de la DP pour la sélection des fournisseurs de paie des employés contractuels préidentifiés
Tirez-vous le meilleur parti de votre programme de gestion de la paie des entrepreneurs ? Les besoins de chaque organisation sont différents, mais il y a plusieurs éléments cruciaux à garder à l'esprit lors de l'évaluation d'un programme de paie des entrepreneurs. Ces éléments sont les suivants
- Infrastructure et savoir-faire
- Gestion des travailleurs
- INTÉGRATION
- Gestion des taux
Cependant, il existe d'autres critères moins évidents qui font une grande différence en termes de coût, de conformité et de satisfaction.
Si vous évaluez un nouveau fournisseur de services de paie pour les entrepreneurs ou si vous souhaitez disposer d'un outil pour déterminer si vous tirez le meilleur parti de votre programme actuel, téléchargez votre liste de contrôle détaillée pour l'appel d'offres concernant un fournisseur de services de paie pré-identifié sélection ci-dessous :
