La gestion du personnel externe est une responsabilité complexe de l'employeur qui exige des organisations qu'elles conçoivent, planifient et mettent en œuvre un programme qui aligne leur personnel externe sur les stratégies globales en matière de personnel afin d'atteindre les objectifs de l'entreprise.
Cependant, si le personnel externe présente de nombreux avantages, il peut également introduire davantage de problèmes et de risques dans l'organisation si le programme n'est pas géré correctement et si les meilleures pratiques ne sont pas respectées.
Si vous souhaitez en savoir plus sur la gestion d'un personnel externe et sur les meilleures pratiques permettant de garantir la réussite et l'efficacité du programme, les informations suivantes vous aideront à prendre une décision en connaissance de cause.
Qu'entendez-vous par "personnel intérimaire" ?
La main-d'œuvre occasionnelle est composée de travailleurs externalisés et non permanents, communément appelés entrepreneurs indépendants, travailleurs contractuels, freelances, gig workers, consultants, travailleurs temporaires ou travailleurs à distance. Ils sont engagés par une organisation à court terme, à long terme ou sur la base d'un projet particulier.
Lorsque le contrat d'un travailleur externe arrive à son terme ou que le projet pour lequel il a été engagé est terminé, l'employeur n'est pas tenu de lui fournir un travail permanent - il ne fait plus partie de son personnel.
Un travailleur externe est un expert hautement spécialisé dans son domaine. Il est généralement engagé lorsqu'une organisation a un projet ou un poste temporaire qui requiert une compétence de niche ou un haut niveau d'expertise.
Le personnel externe offre aux entreprises une plus grande flexibilité dans la gestion de leur personnel. Toutefois, ces travailleurs doivent être gérés par un ensemble distinct de responsabilités de l'employeur et être évalués en fonction des critères suivants définir des indicateurs clés de performance pour les travailleurs occasionnels.
Gestion du personnel intérimaire : Oui, il y a des risques !
Les employeurs verront la complexité de leur organisation s'accroître lorsqu'ils sortiront de la phase de réaction à la crise. Un modèle d'emploi flexible est, par nature, très complexe et posera des problèmes de gestion dans l'ensemble de l'organisation au fur et à mesure que les modèles d'emploi changeront et évolueront.
Pour qu'une organisation puisse mettre en œuvre ou améliorer ses efforts de gestion du personnel externe, il est important de comprendre ce qu'est exactement le personnel externe et les avantages qu'il peut offrir à une organisation.
Pourquoi une mauvaise gestion se produit-elle dans le cadre d'un programme de personnel intérimaire ?
La gestion d'un personnel externe performant est complexe, et elle est souvent répartie entre les équipes des ressources humaines et des achats.
Pour rendre la gestion encore plus complexe, les RH se préoccupent des opportunités de talents et les achats des coûts et de la conformité, ce qui conduit les entreprises à gérer leur main-d'œuvre traditionnelle et externe comme des entités distinctes, créant des processus fragmentés, des pratiques d'embauche incohérentes et des coûts supplémentaires.
En outre, alors que les RH suivront des mesures telles que l'engagement et la fidélisation, les KPI des achats se concentreront sur les coûts et les risques, l'objectif commun entre les deux fonctions. La plupart des organisations n'ont pas adopté le décloisonnement des départements pour comprendre ce qui motive l'autre et les objectifs qu'il doit atteindre. Le fait de ne pas comprendre les besoins des deux départements et de ne pas relier les priorités crée un manque de travail pour atteindre leur objectif commun : combler les déficits de compétences avec des travailleurs de haute qualité de la manière la plus rentable possible.
Les données suggèrent également que les travailleurs externes ne sont pas sélectionnés sur la base des mêmes facteurs d'évaluation que les employés à temps plein et que, par conséquent, ils peuvent ne pas disposer des compétences non techniques ou des facteurs d'adéquation culturelle qu'une stratégie d'embauche traditionnelle des RH mettrait en évidence au cours de la phase de sélection et de qualification.
Alors, comment gérer une main-d'œuvre temporaire ?
Si la gestion du personnel externe peut être complexe, elle ne doit pas l'être pour autant. Les entreprises qui prévoient de mettre en œuvre une stratégie en matière de personnel externe ou d'améliorer leur programme actuel de personnel externe peuvent le faire en utilisant les tactiques suivantes dans leur stratégie en matière de personnel externe.
Si vous conservez la gestion du personnel externe en interne, en totalité ou en partie :
Décloisonner les RH et les achats
Pour que le personnel soit performant et rentable, les RH et les achats doivent favoriser la collaboration et la communication afin de promouvoir les types de stratégies interfonctionnelles qui créent une plus grande visibilité, un meilleur accès aux données et un contrôle renforcé.
Alors que les RH suivront des indicateurs tels que l'engagement et la fidélisation et que les KPI des achats se concentreront sur les coûts et les risques, il est essentiel que chaque fonction identifie et adopte un objectif commun. Cela signifie qu'il faut décloisonner les départements pour comprendre ce qui motive l'autre et les objectifs qu'il doit atteindre. Comprendre les besoins des deux départements et relier les priorités encourage chacun à travailler vers leur objectif commun : combler les lacunes en matière de compétences avec des travailleurs de haute qualité de la manière la plus rentable possible.
Investir dans un système de gestion des fournisseurs (VMS)
Les chefs d'entreprise admettent qu'ils ne savent pas très bien qui travaille pour eux. Un récent sondage étude réalisée par Oxford Economics et Fieldglass, révèle que seuls 40 à 47 % des dirigeants d'entreprise se considèrent "très bien informés" sur la conformité, les responsabilités des travailleurs occasionnels, la durée du contrat, la qualité du travail, les effectifs et l'accès aux installations.
De même, un schéma familier se dessine chez les professionnels de l'approvisionnement - la même étude révèle qu'un peu plus de la moitié des cadres interrogés (53 %) sont "très bien informés" des responsabilités des prestataires de services, et encore moins de la durée du travail, de l'accès aux installations, aux systèmes et aux informations confidentielles, de la qualité du travail, des progrès réalisés par rapport aux étapes et/ou aux résultats attendus, et de la conformité aux licences et certifications.
Un outil VMS aidera les employeurs à obtenir une meilleure visibilité sur l'ensemble de leur programme de travailleurs externes, tout en réalisant des économies, en améliorant l'efficacité du programme et en renforçant la conformité.
Mandater des processus et des procédures à l'échelle de l'entreprise
Pour réussir, un programme de gestion du personnel externe doit être centralisé en un seul endroit. Un programme centralisé évitera les incohérences dans les tactiques de recrutement et de gestion et permettra une administration transparente des fonctions telles que le paiement, la conformité et la performance.
Cependant, la mise en œuvre d'un programme de gestion des contingents ne se fait pas en informant simplement les différents départements d'un changement de fonctions de gestion et en espérant une adoption rapide et sans heurts. Pour réussir, les employeurs doivent élaborer un plan détaillé qui réunira tous les départements concernés au sein d'un programme centralisé.
Adoptez la gestion totale du personnel (Total Workforce Management)
La gestion totale de la main-d'œuvre (Total Workforce Management ou Total Talent Management) est une stratégie émergente en matière de main-d'œuvre qui permet aux employeurs de prendre de meilleures décisions fondées sur des données concernant le type de ressources le plus approprié pour remplir un rôle ou mener à bien un projet. A Système de gestion totale du personnel rejoint à la fois les employés traditionnels et les travailleurs occasionnels d'une organisation, brisant ainsi les barrières traditionnelles entre les travailleurs permanents et non permanents.
Une stratégie de gestion globale des ressources humaines prend en compte tous les types de travailleurs disponibles pour atteindre un objectif commercial. Cela implique une évaluation approfondie des besoins et l'identification de la ressource appropriée - ce qui inclut les employés traditionnels, les travailleurs occasionnels et la technologie.
Ce type de gestion permet de combler le fossé entre les ressources humaines, généralement chargées des contrats de travail traditionnels, et l'approvisionnement, qui s'occupe généralement des ressources temporaires. Ensemble, ces fonctions départementales peuvent garantir une approche normalisée de l'acquisition de talents dans l'ensemble de l'organisation.
Faire appel à des ressources externes
La gestion du personnel externe s'accompagne de risques et de coûts. Souvent, les organisations adoptent une approche unifiée en externalisant la gestion, en totalité ou en partie, à un tiers, comme une agence de recrutement ou un fournisseur de services gérés (MSP), pour identifier et gérer les risques liés aux travailleurs occasionnels.
Une ressource externe telle qu'un excellent partenaire en recrutement répondra à l'ensemble des besoins en talents d'une organisation, en rationalisant son programme de main-d'œuvre afin d'améliorer la qualité et d'accroître l'efficacité sur l'ensemble du cycle de vie des talents. Un partenaire disposant d'un système de gestion des fournisseurs (VMS) fiable contrôlera également les coûts du travail et gérera les risques associés à la main-d'œuvre occasionnelle.
Veillez à ce que votre fournisseur externe soit neutre à l'égard des fournisseurs
Si votre organisation décide de s'associer à un fournisseur de services gérés, il est important de s'assurer que le fournisseur est neutre. Généralement, un MSP est lui-même une agence de recrutement, et il peut devenir difficile de savoir si le MSP se sert au mieux de lui-même ou d'autres entreprises de recrutement au détriment de son client.
Les MSP neutres vis-à-vis des fournisseurs garantissent que le processus d'engagement est entièrement automatisé et adapté aux besoins du client. Ils offrent une visibilité totale sur les coûts, y compris sur leurs propres bénéfices.
Un MSP neutre vis-à-vis des fournisseurs veillera également à ce que chaque candidat soit sélectionné dans le cadre d'un appel d'offres concurrentiel.
Veillez à ne pas traiter les travailleurs intérimaires comme des Traditionnels !
Tout comme leurs collègues à temps plein, les travailleurs externes participent et contribuent à créer la culture d'entreprise d'une organisation. Ils apportent des compétences et des perspectives qui contribuent à l'innovation, au partage des connaissances et à l'image de marque de l'employeur. Ils représentent également la marque auprès des clients et des partenaires.
Cependant, les travailleurs occasionnels doivent être gérés en fonction de leur statut et non de la même manière que les employés traditionnels.
Issu de la décision de justice établie en Dynamex West Inc. c. Superior Court of Los Angeles, il incombe à l'entreprise qui embauche un travailleur de démontrer que ce dernier devrait être considéré comme un entrepreneur indépendant plutôt que comme un employé de l'entreprise, comme c'est le cas par défaut.
En vertu de l'AB5, l'entreprise est tenue de prouver que les trois facteurs du test ABC sont remplis. Un travailleur est présumé être un employé sauf si l'employeur peut prouver que tous les facteurs suivants sont réunis :
- Le travailleur est libre de tout contrôle et de toute direction dans l'exécution des services.
- Le travailleur effectue un travail en dehors du cadre habituel de l'activité de l'entreprise qui l'embauche ; et
- Le travailleur exerce habituellement un métier, une profession ou une entreprise établie de manière indépendante.
Il existe toutefois des exemptions.
Si vous êtes intéressé par le recrutement de talents temporaires, ou si vous souhaitez obtenir des informations plus détaillées sur la manière de gérer les risques posés par votre programme actuel, téléchargez notre livre blanc gratuit : Une liste de contrôle pour les risques liés aux travailleurs occasionnels.
