Lors du choix d'un partenaire pour la gestion de la paie des entrepreneurs indépendants, l'entreprise doit tenir compte d'un certain nombre de considérations avant de faire appel aux services d'un fournisseur tiers. Pour que le programme de paie des entrepreneurs soit couronné de succès, il est essentiel que le fournisseur partenaire de confiance soit en mesure d'atteindre les objectifs de l'entreprise grâce à des options évolutives, des garanties de sécurité et de confidentialité, des contrôles de conformité appliqués et des technologies qui évoluent en même temps que la main-d'œuvre, en constante mutation.

Avant qu'une organisation puisse rémunérer des contractants, il est important que les employeurs comprennent que la gestion des contractants indépendants implique une myriade d'éléments. des règles et des procédures complexes qui diffèrent de l'embauche de salariés traditionnels.

C'est pourquoi de nombreuses entreprises choisissent de confier leurs responsabilités d'employeur, comme la gestion des entrepreneurs indépendants, à un fournisseur tiers expérimenté dans la gestion de la main-d'œuvre externe, afin de rester en conformité, d'accroître l'efficacité et de réduire les coûts. Une gestion solide comprendra également souvent services de négociation des taux des contractants afin de garantir des taux de marché équitables et des économies de coûts. 

Les mythes de la paie démystifiés !

D'autres organisations continuent cependant de penser que le paiement des entrepreneurs indépendants, comme celui des employés traditionnels, devrait être géré en interne par les services des ressources humaines et des achats de l'entreprise ; les statistiques sur la paie ne sont toutefois pas de cet avis - les organisations qui externalisent la paie de leurs entrepreneurs peuvent économiser jusqu'à 18 % sur les coûts par rapport aux organisations qui gèrent le paiement en interne.

Si vous envisagez d'externaliser vos responsabilités en matière de paie des entrepreneurs indépendants ou de reconsidérer votre programme actuel, les informations ci-dessous aideront votre organisation à prendre une décision éclairée.

Qui s'occupe maintenant de la paie de vos entrepreneurs indépendants ?

Avant qu'une organisation puisse commencer à choisir un partenaire pour la paie des sous-traitants, les employeurs doivent comprendre leur programme actuel. Qui est responsable du paiement des entrepreneurs et quel type de modèle avez-vous mis en place ?

Votre organisation utilise-t-elle un modèle de paie "Direct Contractor" ?

Toute évaluation doit commencer par l'identification de la personne qui gère aujourd'hui la paie de vos travailleurs indépendants. Votre entreprise, grande ou petite, gère-t-elle un programme interne, externalise-t-elle auprès d'un seul fournisseur ou utilise-t-elle un programme adhoc dans le cadre duquel plusieurs sociétés peuvent gérer la paie de vos travailleurs externes ? Une fois votre fournisseur connu, il est important d'évaluer ses processus, en documentant des points clés tels que l'intégration, la classification des travailleurs et la gestion des incidents - sont-ils bien couverts ? Si vous ne prenez pas ces mesures, vous risquez également de vous retrouver dans l'une des situations suivantes surpayer pour vos travailleurs externes en provenance directe.

Lorsque vous vous demandez s'il est nécessaire ou non d'engager un partenaire de paie tiers pour gérer le paiement de vos entrepreneurs indépendants, il est essentiel de prendre en compte ces critères avant de vous engager dans l'élaboration d'une analyse de rentabilité pour l'externalisation :

- Quelle est la taille de votre programme de travailleurs externes ? Dans l'idéal, un programme devrait engager au moins 100 travailleurs indépendants.

- Avez-vous cherché à obtenir des prix et des services compétitifs sur le marché ? Comment vous assurerez-vous de payer des frais de vente équitables ?

- Savez-vous quel est le taux de rémunération du marché pour les entrepreneurs indépendants ?

- Êtes-vous satisfait de vos processus d'intégration ? Le processus est-il fluide et sans problème pour les entrepreneurs indépendants et vos responsables du recrutement ? 

En fonction des besoins de votre organisation en matière d'acquisition, vos réponses à ces questions vous aideront à déterminer si votre petite ou grande entreprise a intérêt à faire appel aux services d'un tiers partenaire pour la gestion des salaires.

Pourquoi confier la gestion des salaires des entrepreneurs à un tiers ?

La rémunération des entrepreneurs indépendants est un processus complexe qui prend du temps, et il peut être difficile de rester au fait des changements fréquents de la législation. Tout oubli en matière de rémunération entraînera une non-conformité, ce qui pourrait conduire à de lourdes amendes et à une image négative de l'employeur.

Pour rester conformes et compétitives en ce qui concerne la rémunération des sous-traitants, les entreprises en pleine croissance passent généralement d'un "modèle de paie directe des sous-traitants" à un modèle de paie par des tiers, soit en sélectionnant un fournisseur spécifique, soit en se référant de manière informelle à une variété de fournisseurs. Le fournisseur choisi identifiera et mettra en œuvre des mesures internes pour protéger l'organisation des risques sérieux associés à la main-d'œuvre occasionnelle et à la rémunération des sous-traitants.

L'externalisation de la gestion des salaires des sous-traitants permet non seulement d'accéder aux types de technologies et d'expertise qui réduisent le coût global et les risques associés à la gestion d'un personnel externe, mais aussi de libérer du temps pour que les employeurs puissent se concentrer sur les objectifs fondamentaux de leur entreprise.

Caractéristiques et avantages d'un partenaire performant pour la gestion de la paie des entrepreneurs

Lorsque vous envisagez de choisir un fournisseur de services de paie, il est important de disposer d'une liste de contrôle des qualifications. Les meilleurs fournisseurs proposent des processus et des procédures de pointe qui répondent aux attentes :

Une expérience réussie

Le fournisseur a-t-il de l'ancienneté dans son secteur d'activité ? Des relations durables et fructueuses renforcent les chances de réussite du programme.

Négociation du taux de l'entrepreneur   

Négocier les taux de rémunération avec les entrepreneurs de votre organisation est essentiel pour réaliser des économies sur les coûts salariaux liés aux frais généraux, à l'intégration et même à la formation, ainsi que pour réduire ou éliminer les montants qu'un employeur paierait en impôts et en avantages sociaux pour des employés à temps plein. Un bon fournisseur partenaire peut vous permettre de réaliser des économies de 8 à 15 % sur les coûts salariaux.

Expertise en la matière

Le fournisseur a-t-il une réputation d'expert en la matière dans le secteur et quelle est son approche en matière de prestation de services ? Un fournisseur efficace devrait suivre la satisfaction des entrepreneurs et des responsables de recrutement au moyen d'enquêtes régulières sur le Net Promotor Score (NPS) et gérer le temps de réponse des clients au moyen d'un suivi des accords de niveau de service (SLA). Cela augmentera la satisfaction des entrepreneurs indépendants, réduira le bruit et améliorera l'image de marque de l'employeur.

Suite de services

L'ensemble des services de main-d'œuvre occasionnelle du fournisseur doit avoir une large perspective et une compréhension à 360 degrés du programme de paie. L'échange de ces informations précieuses sur les meilleures pratiques et les améliorations à apporter au programme renforcera le programme global, tant pour les travailleurs indépendants que pour votre entreprise.

Excellence et technologies en matière de back-office

Le fournisseur doit investir en permanence dans les technologies les plus récentes afin de suivre l'évolution de la main-d'œuvre, des besoins des clients et des attentes des entrepreneurs. Des flux de travail personnalisés et des intégrations répondant aux besoins spécifiques des clients permettront d'optimiser les opérations. Le fournisseur doit également donner accès à des données plus complètes et plus précises sur les travailleurs externes et traditionnels, ainsi qu'à une meilleure visibilité de ces données analytiques essentielles. La technologie permet à une entreprise de gérer tous les types de travailleurs et de talents dans un écosystème informatique central, ce qui permet aux employeurs de prendre de meilleures décisions commerciales fondées sur des données.  

L'importance des entretiens trimestriels avec votre fournisseur partenaire

Un examen trimestriel des activités (QBR) est une réunion qu'une organisation tient avec ses fournisseurs tous les trimestres. Le but de cette réunion n'est pas seulement de vérifier quels objectifs ont été atteints dans la gestion des entrepreneurs, mais aussi de déterminer ce qui peut être fait pour augmenter la croissance de l'activité dans le cadre du programme de paie des entrepreneurs indépendants. Il s'agit d'un exercice précieux pour les raisons suivantes :

- Un QBR veillera à ce que tous les points de contact formels relatifs à la satisfaction du programme et aux défis soient examinés. Cela permettra de déterminer une stratégie pour éliminer les obstacles ou tirer parti des opportunités immédiates, actuelles ou futures.

- Un QBR donnera au fournisseur l'occasion de mettre en avant les nouvelles technologies qu'il a ajoutées à ses services.

- Un QBR permet à votre organisation de fournir un retour d'information au fournisseur afin d'améliorer le programme et de répondre aux attentes des contractants.

- Un QBR permet à votre organisation d'évaluer les performances du fournisseur par rapport aux attentes du programme et/ou aux accords de niveau de service.

Afin de rémunérer efficacement les sous-traitants, il est essentiel de mettre en place des solutions de paie qui protègent l'organisation contre les risques liés à la paie, mais qui répondent également aux attentes des sous-traitants.

Liste de vérification de la DP pour la sélection des fournisseurs de paie des employés contractuels préidentifiés

Cependant, il existe d'autres critères moins évidents qui font une grande différence en termes de coût, de conformité et de satisfaction. 

Si vous évaluez un nouveau fournisseur de services de paie pour les entrepreneurs ou si vous souhaitez disposer d'un outil pour déterminer si vous tirez le meilleur parti de votre programme actuel, téléchargez votre liste de contrôle détaillée pour l'appel d'offres concernant un fournisseur de services de paie pré-identifié sélection ci-dessous :