Avant d'intégrer un nouveau système de gestion des fournisseurs (VMS) dans l'écosystème informatique actuel, il est essentiel de concevoir un plan de mise en œuvre qui permettra au programme de personnel externe d'une organisation de connaître un succès maximal et un retour sur investissement immédiat grâce à la nouvelle technologie VMS.  

Un plan de mise en œuvre bien conçu tiendra compte des capacités technologiques et humaines nécessaires pour mieux gérer et rémunérer le personnel externe. Toutefois, avant qu'une organisation ne se mette à la recherche d'un fournisseur de VMS, il convient de s'assurer qu'elle dispose d'un système de gestion des ressources humaines adéquat et d'un système de gestion des ressources humaines.Liste de contrôle des "incontournables" du VMS est en place. Un programme VMS réussi garantira des fonctions de reporting étendues pour soutenir les buts et objectifs du personnel externe, tout en prévoyant les besoins futurs et en atténuant les risques associés aux talents temporaires.  

Si vous souhaitez planifier une une mise en œuvre réussie du VMS et l'intégration, les informations suivantes vous aideront à vous familiariser avec cette technologie. 

Planification de la mise en œuvre du VMS 

Un système de gestion des fournisseurs est une application logicielle, généralement basée sur le cloud, qui permet de faciliter le processus d'approvisionnement en travailleurs externes et d'améliorer la qualité des services. gestion du personnel externe. Un VMS automatise et rationalise la recherche, l'engagement, la gestion et le paiement des travailleurs occasionnels provenant d'une organisation directement ou par l'intermédiaire d'un fournisseur de services gérés (MSP) tel qu'une agence de recrutement. 

Comprendre l'importance de la gestion du changement  

Quel que soit le secteur d'activité, l'intégration du système de gestion des fournisseurs contribuera à rationaliser le processus de bout en bout de recherche, de gestion et de paiement des travailleurs externes à l'échelle de l'entreprise. Cependant, la planification d'un processus de mise en œuvre d'un VMS à une telle échelle implique de comprendre le niveau de changement au sein de l'entreprise pour chaque type d'utilisateur dans l'ensemble de l'organisation et la manière dont chaque type d'utilisateur (administrateurs, employés et invités) interagira avec le système.  

De quelle formation initiale chaque type aura-t-il besoin ? L'entreprise dispose-t-elle d'un message cohérent d'aide à la mise en œuvre dans le cadre d'un déploiement réussi ? Quel membre de l'équipe est responsable de la communication du changement ? 

En comprenant les meilleures pratiques de gestion du changement et en impliquant tous les utilisateurs dans la planification du processus de mise en œuvre, les organisations peuvent créer un soutien pour ce groupe dès le début du processus de projet VMS. 

Identifier les zones à risque  

Définissez les risques potentiels auxquels l'organisation pourrait s'attendre dans le cadre d'un projet de mise en œuvre d'un VMS. Les risques à prendre en compte peuvent être des dépassements de coûts, des problèmes de gestion du changement - tels que la résistance au changement parmi les types d'utilisateurs ou des priorités internes concurrentes en matière de gestion des effectifs. 

Élaborer un plan d'action avec les principales parties prenantes 

La phase de planification de votre projet de mise en œuvre du VMS commencera par la définition de l'approche de votre organisation en matière de communication avec les parties prenantes. Qui est concerné ? Les membres de l'équipe doivent comprendre les dirigeants des services des achats, des ressources humaines, des technologies de l'information et les responsables du recrutement. 

Lors de l'élaboration d'une analyse de rentabilité pour la mise en œuvre et l'intégration, il sera utile de prendre en compte les éléments suivants dans le plan :
- Quels sont les coûts matériels et immatériels du travail manuel ?
- Combien vous coûtent les données mal saisies ?
- Quels sont les risques liés à des données mal saisies, manquantes ou perdues ? 

Définir la portée du projet avec des buts et des objectifs 

• Il est essentiel de renforcer la compréhension commune des buts et des objectifs. Un VMS fournit des outils de reporting complets pour soutenir les stratégies et les objectifs en matière de personnel externe, prévoir les besoins futurs et aussi atténuer les risques liés aux travailleurs occasionnels dans tous les secteurs d'activité. 

Les résultats d'une mise en œuvre réussie devraient inclure
- Adoption par les parties prenantes qui comprennent parfaitement le projet, y compris les capacités et les fonctions du VMS.
- Identification des économies dures et douces.
- Visibilité des dépenses en ressources contingentes à l'échelle de l'entreprise.
- Mise en place de processus d'assurance et d'amélioration de la qualité.
- Introduction et mise en œuvre de fonctions d'atténuation des risques. 

Identifier et introduire des indicateurs de réussite et de mesure  

Semblable à Après avoir défini les buts et les objectifs, il est important que l'équipe de projet établisse des attentes de référence et des indicateurs clés de performance en termes qualitatifs et quantitatifs. Les mesures doivent être complétées par des calendriers et des jalons bien compris.

Plan de communication pour la mise en œuvre du VMS 

Avant de rechercher un fournisseur de VMS, détaillez l'approche adoptée par l'organisation pour communiquer sur le projet de VMS avec les principales parties prenantes, notamment la direction générale, les responsables des achats, des technologies de l'information et des ressources humaines, ainsi que les responsables du recrutement.

Pensez à l'intégration du système 

Quels sont les autres systèmes de programme de l'écosystème informatique de l'organisation qui doivent être intégrés au VMS ? Définissez tous les systèmes afin que l'équipe du fournisseur de VMS choisi puisse déterminer la meilleure approche d'intégration.  

L'intégration de votre VMS dans l'écosystème informatique de votre organisation - y compris les systèmes de ressources humaines, les opérations d'approvisionnement, les systèmes de fournisseurs, les systèmes d'accès et d'accréditation et les outils ERP/AP pour commencer - fournira un processus transparent de bout en bout.  

Nettoyez vos données ! 

Quelles sont les données qui seront intégrées dans le nouveau VMS et quelles sont les sources de ces données ? Veillez à spécifier clairement ces données et à savoir où elles se trouvent et comment elles seront configurées dans le nouveau VMS.  

Les mauvaises données sont l'une des principales pierres d'achoppement qui empêchent de respecter les délais des projets de mise en œuvre.

Sélectionner une équipe de mise en œuvre du projet 

Une équipe de projet est essentielle à la réussite de la mise en œuvre. Dirigée par un chef de projet, l'équipe de projet doit comprendre un membre senior du département informatique, la sécurité des données, des administrateurs informatiques ainsi que des représentants des ressources humaines et de l'approvisionnement. Ces membres clés de l'équipe de projet veilleront à ce que la mise en œuvre du VMS soit guidée par les besoins techniques et fonctionnels de l'organisation.

La gestion de projet, dirigée par le chef de projet, est un élément important du processus de planification de la mise en œuvre, chaque membre de l'équipe étant impliqué dès le début du processus. 

Définir les rôles et les responsabilités au sein de l'équipe du projet de mise en œuvre du VMS 

Avant de commencer à chercher un fournisseur de VMS, il est important d'organiser une réunion de lancement interne avec les principaux experts en la matière.xperts impliqués dans le projet VMS. C'est un excellent moyen de promouvoir la collaboration, le partage des connaissances et la vision du processus de mise en œuvre du VMS.  

Cette communication interne au projet doit répondre à toutes les questions et préoccupations concernant les rôles, les responsabilités et l'engagement. 

Voici quelques questions clés à poser :
- Les experts en la matière sont-ils qualifiés ?
- Sont-ils conscients du projet et de ses principaux avantages pour l'entreprise ?
- Une communication et une formation supplémentaires sur le programme sont-elles nécessaires ?
- Les membres de l'équipe de projet sont-ils affectés à d'autres projets internes concurrents ?   

Commencer à chercher un fournisseur de VMS 

La relation entre votre entreprise et le fournisseur de VMS doit être non seulement stratégique, mais aussi durable. Veillez à ce que votre recherche se concentre sur les fournisseurs de VMS qui ont une longue expérience dans le secteur et une réputation d'expert en la matière. Un partenaire de confiance doit être en mesure de conseiller les employeurs sur les meilleures pratiques et les processus relatifs aux programmes de main d'œuvre externe, afin de rester efficace et de garantir la conformité, alors que la technologie et d'autres tendances bouleversent le monde du travail.  

Alors que les législations relatives à la main-d'œuvre et à la conformité continuent d'évoluer, et votre entreprise avec elles, votre fournisseur de VMS doit avoir la flexibilité nécessaire pour s'adapter à la manière dont la main-d'œuvre de votre entreprise fonctionne aujourd'hui et à l'avenir.  

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