Identifier les zones de risque dans un programme de personnel externe - U.S.

• Pour rester compétitifs, les employeurs se tournent de plus en plus vers des travailleurs non traditionnels afin de pourvoir les postes vacants créés par la pandémie, les lacunes en matière d'éducation, la concurrence mondiale, l'évolution des attitudes à l'égard de l'emploi, l'intelligence artificielle (IA) et les données démographiques.Cependant, bien qu'une main-d'œuvre occasionnelle présente de nombreux avantages, le travailleur occasionnel s'accompagne également d'une série de risques financiers, juridiques, fiscaux et d'image de marque.  
  
  Il est essentiel de veiller à la conformité pour éviter les amendes, les pénalités et les atteintes à la marque employeur d'une entreprise. C'est pourquoi il est important pour les entreprises de mettre en place des bonnes pratiques lorsqu'elles engagent des travailleurs externes. 
  
  

  Pourtant, le chaos - et les erreurs coûteuses qui en découlent - peut être évité en tenant compte de sept catégories lors de la conception, de la gestion et de l'évaluation de votre programme de travailleurs externes. Pour atténuer ces risques, de nombreuses entreprises externalisent la responsabilité de la gestion du personnel externe. la gestion des risques à des tiers tels que les fournisseurs de services gérés (MSP), tandis que d'autres absorberont la fonction en interne. 

  Voici les catégories de risques que les entreprises doivent connaître lorsqu'elles engagent et gèrent du personnel externe aux États-Unis :

Mauvaise classification des travailleurs

Il y a classification erronée lorsqu'une entreprise identifie de manière incorrecte la relation qui existe entre elle et le travailleur externe. Cette grave erreur peut entraîner de lourdes pénalités pour l'entreprise et des arriérés de paiement pour le travailleur. La plupart des entreprises se concentrent exclusivement sur la classification 1099 ou entrepreneur indépendant ; cependant, il existe d'autres facteurs importants de classification tels que l'éligibilité aux heures supplémentaires (classification Fair Labor Standards Act (FLSA)) et la classification du poste pour la couverture de l'indemnisation des accidents du travail.

Liste de contrôle

- Classification 1099

- Heures supplémentaires/classification FSA

- Classification de l'indemnisation des travailleurs

Revérification de la classification :
Bien que la classification soit principalement une activité d'intégration, les organisations doivent veiller à ce que le statut de la relation ne change pas au fil du temps et n'invalide pas la classification initiale. Ne pas en tenir compte peut entraîner des réévaluations et des pénalités pour l'entreprise.

Comportement criminel

La nature temporaire et le rythme rapide du personnel externe le rendent vulnérable aux abus et aux comportements contraires à l'éthique. Les attaques typiques se concentrent sur les fraudes ou les pots-de-vin qui compromettent l'intégrité du processus de sélection des candidats, et/ou les fraudes financières qui ciblent le processus de paiement des factures de l'entreprise.

Liste de contrôle

- Fraude au CV

- Fraude de référence

- Fraude financière

- Fraude à l'identité

- Corruption / pots-de-vin

Risque de contrepartie

Procom définit le risque de contrepartie comme suit : Le risque de solvabilité, la responsabilité héritée de la faiblesse des contrôles opérationnels et la responsabilité du fait d'autrui en cas de non-respect de la législation du travail. La stratégie globale d'une entreprise en matière de personnel externe comprend souvent un réseau de fournisseurs directs et indirects. Il peut en résulter des risques de contrepartie de deuxième et de troisième niveau qui n'apparaissent pas dans les relations traditionnelles entre employés et employeurs. Il est souvent considéré comme une extension de toutes les autres catégories de risques, sauf que l'entreprise est vulnérable aux actions et aux habitudes de gouvernance de ses contreparties. Par conséquent, l'entreprise est indirectement responsable lorsque les mesures de protection de la contrepartie ne sont pas respectées.

Liste de contrôle

• Responsabilité en cas de salaires ou d'impôts sur les salaires impayés ou indûment versés
• Risques liés à la solvabilité financière du fournisseur
• Responsabilité du fait d'autrui en cas de pratiques interdites de l'employeur et/ou de processus RH mal exécutés (licenciement abusif, discrimination, etc.)
• Pratiques opérationnelles médiocres (modèles d'accords contractuels inapplicables, dossiers incomplets, vérifications illégales des antécédents, etc.)
• mauvaise gestion des certifications obligatoires sur le lieu de travail (licences professionnelles expirées ou révoquées, certificats de sécurité, etc.)
• Exigences en matière d'assurance expirées ou non valides (indemnisation des travailleurs, responsabilité civile, etc.)

Conformité aux normes d'emploi

Ce risque survient lorsqu'une organisation est évaluée sur la base de son non-respect des obligations en matière de normes d'emploi.Si l'organisation est considérée comme l'employeur officiel de ses travailleurs occasionnels, des amendes et autres pénalités peuvent s'appliquer et s'appliquent souvent.Les risques spécifiques et la responsabilité varient en fonction de la législation fédérale et étatique applicable, mais le respect des charges sociales, le respect des heures supplémentaires et la responsabilité des indemnités de licenciement sont des questions brûlantes qui requièrent une attention particulière. Cela est d'autant plus vrai que l'on observe depuis peu une tendance aux obligations d'"employeur commun" entre les clients et leurs fournisseurs. Il est important de noter que nombre de ces questions recoupent les obligations qu'une organisation gère déjà avec son propre personnel. Cela vaut en particulier pour les questions liées à la responsabilité du fait d'autrui à l'égard de son personnel contractuel, ou aux interactions problématiques entre son personnel et celui de ses sous-traitants.

Liste de contrôle

• Réclamations relatives aux salaires et aux heures de travail (Fair Labor Standards Act)
• Discrimination ou harcèlement sur le lieu de travail (Equal Employment Opportunity Commission, Americans with Disabilities Act, Equal Pay Act, etc.)
• Congés protégés (Family and Medical Leave Act, etc.)
• Sécurité sur le lieu de travail (loi sur la santé et la sécurité au travail, etc.)
• Vérifications incorrectes des antécédents
• Licenciement abusif (généralement législation du travail de l'État)
• Responsabilité en matière de reclassement (annulation du statut de 1099/entrepreneur indépendant, etc.)
• Conformité du formulaire I-9 et de l'admissibilité à l'emploi, conformité du programme de visas pour travailleurs étrangers H-1B

Code de conduite

La conduite en mission fait référence aux dommages résultant de la conduite des responsables internes ou de la conduite des travailleurs externes eux-mêmes pendant leur mission. Les questions relatives au code de conduite sont particulièrement sensibles, car les actions incorrectes des responsables d'entreprise peuvent exposer l'organisation à des risques qui relèvent d'autres sujets, tels que la classification erronée ou les obligations de l'employeur officiel. Compte tenu de cette dynamique, il est essentiel que les organisations disposent d'une formation claire, de processus opérationnels et de méthodes d'escalade pour traiter ces types de problèmes lorsqu'ils surviennent (ou engagent un fournisseur ayant des pratiques saines pour le faire en leur nom).

Liste de contrôle

• Accidents du travail : Qui est responsable ? Qui paie ? Les politiques de santé et de sécurité ont-elles été respectées ?
• Accidents et dommages sur le lieu de travail : Qui est responsable ? Qui paie ? Quelles sont les considérations en matière d'assurance ?
• Problèmes de performance des contractants : Quelle est la meilleure façon d'aborder les incidents liés aux mauvaises performances des contractants ?
• Les litiges relatifs aux missions : Qui résout les litiges relatifs à la mission, y compris les problèmes de portée, de ressources et de résultats ?

Irrégularités financières

Le volume de transactions élevé et répétitif de la plupart des relations de travail atypiques les rend vulnérables à de nombreuses irrégularités financières. Il peut s'agir d'erreurs accidentelles de double facturation, d'une inflation plus calculée des factures ou de schémas de surfacturation. Les contrôles financiers réguliers d'une organisation jouent un rôle important dans la gestion des risques. En ce qui concerne le travail temporaire, le contrôle des nombreuses influences peut s'avérer difficile et nécessite des compétences spécialisées pour une gestion efficace.

Liste de contrôle

• Duplication de la facturation
• Inflation des feuilles de temps/factures
• Facturation anticipée des livrables
• Inflation des dépenses
• Conformité de la fiche tarifaire/inflation des descriptions de poste
• Application du bon de commande/de la date de fin

Co-emploi

Le risque de co-emploi est le terme utilisé pour désigner les situations dans lesquelles deux ou plusieurs organisations exercent un certain niveau de contrôle sur un travailleur et sont donc considérées comme ayant des obligations d'employeur à l'égard de ce dernier. Ce concept est compris dans le terme juridique d'"employeur commun" et peut survenir dans diverses situations, y compris une classification erronée ou une classification de la relation juridique en entrepreneur indépendant, ainsi que des situations impliquant le personnel affecté (employés) d'une agence de travail temporaire ou de recrutement où le client contrôle des aspects significatifs de leur travail.

Les obligations potentielles qui découlent d'une situation de co-emploi peuvent inclure des versements statutaires (tels que l'impôt sur le revenu), la responsabilité des obligations en matière de sécurité sur le lieu de travail, le paiement des droits des employés (tels que les indemnités de maladie, les congés payés et/ou les heures supplémentaires), ainsi que les indemnités de licenciement et d'autres éléments. Les facteurs de risque spécifiques de la responsabilité du coemploi dépendent des faits relatifs à une relation de travail donnée et des pratiques de votre fournisseur, évaluées dans le contexte de la législation fédérale et/ou étatique applicable (FLSA, NLRB, EEOC, FMLA et OFCCP sont tous potentiellement applicables).

Le risque est une question importante mais délicate dans les programmes de personnel externe. Une gestion efficace des risques liés aux programmes de personnel externe requiert une approche collaborative entre les parties prenantes du client, qu'il s'agisse des achats, du service juridique, des ressources humaines ou des gestionnaires d'entreprise.

Pour en savoir plus sur les risques liés aux travailleurs continentaux et les mesures d'atténuation, consultez notre brochure gratuite liste de contrôle des risques liés aux travailleurs occasionnels :