L'externalisation de la gestion des salaires des entrepreneurs de votre organisation présente des avantages qui vont des économies de coûts et des services de négociation des taux à l'allègement des charges administratives et à l'atténuation des risques. 

Des milliers d'entreprises font appel à des freelances, des entrepreneurs indépendants, des travailleurs temporaires ou des gig-workers pour étoffer leurs effectifs. Également connus sous le nom de travailleurs occasionnels, ces individus peuvent constituer une solution de recrutement économique, en particulier lorsqu'ils travaillent sur des projets à court terme.

Éviter les pièges potentiels de la paie des entrepreneurs

Cependant, la gestion interne des salaires des entrepreneurs peut s'avérer inefficace et exposer votre organisation à une responsabilité importante. Même si des pratiques mal gérées de gestion des salaires des sous-traitants n'aboutissent pas à un procès de plusieurs millions de dollars, les inefficacités peuvent toujours avoir un impact négatif sur les résultats de votre organisation.

Afin d'éviter les écueils potentiels liés à la gestion de la paie des entrepreneurs, l'externalisation de cette responsabilité est une solution très répandue. L'externalisation peut non seulement aider votre organisation à atténuer les risques, mais elle offre également des avantages substantiels par rapport à la gestion interne de la paie des entrepreneurs.

Les dangers d'une mauvaise gestion des programmes de rémunération des sous-traitants

Avant d'aborder les avantages des solutions externalisées de gestion de la paie des entrepreneurs, il est essentiel de comprendre les risques d'un programme autogéré. Les dangers d'un programme de gestion de la paie des entrepreneurs mal géré sont les suivants :

Coûts excédentaires

Si les programmes internes de gestion de la paie des entrepreneurs peuvent sembler une option plus rentable, c'est souvent le contraire qui se produit. Entre les charges administratives et les craintes d'être surfacturé pour les talents, les programmes autogérés pourraient coûter des millions à votre entreprise chaque année. Cette situation s'aggrave si votre organisation est confrontée à une action en justice liée à l'IC.

Responsabilité en cas de classification erronée des travailleurs

On parle de classification erronée des travailleurs lorsque votre entreprise identifie de manière incorrecte la relation qui l'unit à un travailleur occasionnel. Le processus de classification implique bien plus qu'une simple distinction entre les travailleurs temporaires W2 et les entrepreneurs indépendants 1099. D'autres facteurs importants influencent la classification, notamment l'éligibilité aux heures supplémentaires et à l'indemnisation des accidents du travail.

Une classification erronée peut entraîner de lourdes pénalités, des arriérés de paiement pour les travailleurs concernés et des litiges coûteux. La classification des travailleurs occasionnels doit être effectuée lors de l'intégration. Toutefois, votre entreprise doit revérifier sa classification tout au long du processus de gestion active des contrats afin de s'assurer que la nature du partenariat n'a pas évolué.

Inefficacité des processus

La principale source d'inefficacité des processus est la dépendance à l'égard des fournisseurs directs et indirects. Bien que le recours à ces fournisseurs soit un élément normal de l'acquisition de travailleurs externes, ce partenariat crée également des risques de contrepartie que l'on ne retrouve pas dans les relations traditionnelles entre employés et employeurs.

Les risques de contrepartie peuvent être répartis en catégories plus spécifiques, notamment le risque de solvabilité, la responsabilité héritée de la faiblesse des contrôles opérationnels et la responsabilité du fait d'autrui due à de mauvaises pratiques en matière de respect du droit du travail.

Avantages de l'externalisation de la paie des sous-traitants

Un fournisseur expérimenté de services de gestion de la paie des entrepreneurs peut protéger votre organisation contre les risques décrits ci-dessus. En s'associant à un fournisseur tiers spécialisé dans les solutions robustes de gestion des entrepreneurs, votre organisation peut bénéficier des avantages suivants :

Économies de coûts

Comme pratiquement toutes les autres, votre organisation est toujours à la recherche de moyens pour éliminer les dépenses excessives et réduire les coûts. Cependant, il y a de fortes chances que vous surpayiez vos talents. Si vous n'êtes surtaxé que de 10%, cela peut se traduire par plusieurs millions de dollars au cours d'une année.

Une grande partie de ce gaspillage est due au fait que le niveau de rémunération des travailleurs pré-identifiés n'est pas négocié aux taux du marché. Ce gaspillage est aggravé par les frais excessifs des agences de recrutement.

Un prestataire de services de paie externalisés pour les entrepreneurs peut mettre en œuvre des solutions d'approvisionnement direct. Cela permet à votre organisation d'accéder aux meilleurs talents en tirant parti de la puissance de la marque de votre entreprise. Il peut également utiliser une méthodologie éprouvée de négociation des taux pour réaliser des économies sans perturbation. Le résultat est une économie de 8%-15% sur les dépenses de sous-traitance pré-identifiées.

Négociation des taux

Un prestataire de services de paie pour entrepreneurs expérimenté s'engagera dans des pratiques de négociation de taux basées sur des données. L'objectif est d'éliminer le gaspillage et d'empêcher votre organisation de payer des taux supérieurs à ceux du marché.

Exemples de négociations de taux

Supposons par exemple que votre entreprise doive engager un développeur. Lorsque vous gérez la paie des entrepreneurs en interne, vous pouvez identifier un développeur de bonne réputation et lui demander son tarif. Pour les besoins de ce scénario, supposons que son taux soit de $120 par heure. Bien que cela puisse sembler être un niveau de rémunération équitable pour le projet requis, les taux actuels du marché peuvent être de $90 par heure, ce qui signifie que vous payez beaucoup trop cher.

Si vous engagez le développeur pour $120 de l'heure et qu'il est sous contrat pour travailler sur un projet pendant environ 1 000 heures, vous l'aurez payé environ $120 000 pour ce cycle de vie du contrat. Si vous aviez fait appel à un prestataire de services de paie proposant des services de recherche directe, vous auriez pu embaucher un développeur au talent comparable pour 25% moins cher. Vous auriez ainsi réalisé une économie d'environ $30 000.

Atténuation des risques

La réduction des risques est de loin l'un des principaux avantages de l'externalisation de la paie des travailleurs indépendants. Le recours à des travailleurs externes comporte toute une série de risques inhérents. Bien qu'il soit impossible de les éliminer complètement, une société expérimentée dans l'externalisation des salaires des sous-traitants sera en mesure de les réduire considérablement en mettant en œuvre les meilleures pratiques actuelles. Parmi les risques associés à l'autogestion de la paie des sous-traitants, citons la fraude, les problèmes de conformité et le risque de poursuites judiciaires.

En particulier, la fraude est de plus en plus répandue parmi les "agences de talents". Certaines entreprises peu scrupuleuses envoient de faux CV et créent des "candidats" fictifs. Elles externalisent ensuite le travail dans d'autres pays, comme l'Inde, et empochent un pourcentage élevé des honoraires.

Les meilleurs fournisseurs de services de paie pour entrepreneurs évalueront les CI à l'aide d'une technologie validée par une tierce partie. Cette technologie permet de formuler des recommandations intelligentes fondées sur la législation en vigueur, les décisions de justice qui font jurisprudence et d'autres facteurs pertinents. Ce processus d'évaluation réduit considérablement la responsabilité du fait d'autrui de votre organisation et l'indemnisera même de certaines actions en justice.

Moins de charges administratives

L'externalisation de la gestion des salaires des sous-traitants permet également de réduire la charge administrative. Les services fiscaux et de ressources humaines de votre entreprise pourront concentrer leurs efforts sur les besoins des employés à temps plein, tandis que le prestataire de services externalisés s'occupera de toutes les responsabilités liées aux travailleurs externes. Le moral de ces services vitaux s'en trouvera amélioré, de même que leur productivité. Ces avantages se répercuteront également sur les employés de niveau hiérarchique, car votre personnel des ressources humaines sera en mesure d'améliorer continuellement les pratiques internes.

Un bon partenaire de paie fournira des solutions complètes de paie pour les entrepreneurs qui offrent une gamme complète de services MSP, de conformité SOW et de sourcing direct. 

Liste de vérification de la DP pour la sélection des fournisseurs de paie des employés contractuels préidentifiés

Cependant, il existe d'autres critères moins évidents qui font une grande différence en termes de coût, de conformité et de satisfaction. 

Si vous évaluez un nouveau fournisseur de services de paie pour les entrepreneurs ou si vous souhaitez disposer d'un outil pour déterminer si vous tirez le meilleur parti de votre programme actuel, téléchargez votre liste de contrôle détaillée pour l'appel d'offres concernant un fournisseur de services de paie pré-identifié sélection ci-dessous :