La rémunération du personnel contractuel comprend les tâches qu’une entreprise doit exécuter pour s’assurer que les travailleurs contractuels W2 et les entrepreneurs indépendants 1099 sont payés correctement et à temps, conformément à leur contrat ou à l’énoncé des tâches (ET). La rémunération des entrepreneurs est une responsabilité commerciale complexe qui peut souvent sembler déroutante pour les employeurs qui ne sont pas familiers avec les différentes obligations à respecter lorsqu’il s’agit de payer des entrepreneurs par rapport aux employés traditionnels.
Vous trouverez ci-dessous des informations utiles qui aideront votre organisation à comprendre comment payer les travailleurs contractuels aux États-Unis.
Les travailleurs contractuels peuvent être désignés par de nombreux noms différents – entrepreneurs, travailleurs temporaires, pigistes, travailleurs contractuels, entrepreneurs indépendants, talents temporaires ou entrepreneurs identifiés au préalable – mais ils font tous référence au même type de travailleur non traditionnel : le travailleur contractuel.
Toutefois, il existe des obligations distinctes pour les travailleurs contractuels en matière de rémunération. Ces obligations changent en fonction de la méthode utilisée pour engager le travailleur contractuel, s’il s’agit d’un contrat direct de l’entreprise elle-même ou d’une tierce partie.
Quelle est la différenceentre les travailleurs contractuels W2 et les entrepreneurs indépendants 1099 en matière de paie?
Plus précisément, un travailleur contractuel W2 est employé par le FSG ou l’agence de recrutement qui l’a engagé tandis qu’un entrepreneur indépendant 1099 est un travailleur autonome.
Aux États-Unis, de nombreuses entreprises ont recours à un personnel contractuel qui comprend à la fois des travailleurs contractuels W2 et des entrepreneurs indépendants 1099. Vous trouverez ci-dessous une analyse des différences entre les deux types de travailleurs contractuels :
Travailleurs contractuels W2
Ces entrepreneurs sont généralement des travailleurs hautement qualifiés ou des travailleurs de pointe qui sont engagés dans des entreprises pour des projets ou des rôles spécifiques. Les travailleurs temporaires W2 sont des ressources contractuelles qui sont engagées par l’intermédiaire d’une agence tierce, telle qu’un fournisseur de services de gestion (FSG) ou une agence de recrutement.
Ainsi, les travailleurs W2 sont considérés comme étant employés par la tierce partie et ont légalement droit à certains avantages de la part de ces organisations en tant qu’employeur légal du travailleur.
Ces ressources contractuelles peuvent être comptabilisées dans le nombre total d’employés de la société cliente. Ainsi, ces travailleurs contractuels sont pris en compte pour déterminer si la société cliente est couverte par des lois telles que la Family Medical Leave Act (FMLA).
Entrepreneurs indépendants 1099
Ce type d’entrepreneur est indépendant et n’est pas un employé; par conséquent, les entreprises ne sont pas responsables de la retenue, de la collecte ou du paiement des impôts ni de tout autre paiement accordé aux employés à temps plein ou aux travailleurs contractuels W2.
Comment déterminer si vos travailleurs sont des ressources contractuelles ou des employés traditionnels?
Il est essentiel que les propriétaires d’entreprises évaluent correctement si les personnes qui fournissent des services sont des employés ou des ressources contractuelles.
Le site Test ABC est un guide que les employeurs peuvent utiliser pour déterminer si un travailleur est considéré comme un employé ou un entrepreneur aux yeux du gouvernement. Plusieurs États exigent l’utilisation du test ABC – en partie ou en totalité – pour déterminer le statut des travailleurs et des employés en ce qui concerne la main-d’œuvre.
L’engagement de ressources contractuelles et l’utilisation d’un personnel contractuel comportent beaucoup d’avantages, mais également des risques liés au co-emploi involontaire et à la mauvaise classification des relations. Pour déterminer si un travailleur est un employé traditionnel, un travailleur contractuel W2 ou un entrepreneur, il faut savoir s’il existe une relation « employeur-employé » entre le payeur et le bénéficiaire.
Le risque lié au co-emploi peut se présenter lorsque deux organisations ou plus exercent un contrôle sur un travailleur et sont ainsi réputées avoir des obligations d’employeur envers ce dernier. Ce risque est surtout présent dans les organisations qui emploient du personnel fourni par des tiers.
De nombreuses entreprises confient la gestion de leur personnel contractuel, en partie ou en totalité, à un FSG ou à une agence de recrutement. En tant que tel, le tiers est considéré comme « l’employeur » et est responsable du traitement des salaires et du paiement des impôts.
Le tiers facturera à l’entreprise cliente les salaires, les impôts et autres frais administratifs associés aux ressources contractuelles. Cette facture est enregistrée dans les livres de l’entreprise et libère l’entreprise cliente de l’obligation de déclaration d’impôt, d’assurance contre les accidents du travail ou d’autres coûts liés aux ressources humaines.
Techniquement, l’employeur officiel d’un travailleur temporaire W2 est le tiers.
Dans d’autres cas, les entreprises engagent des travailleurs contractuels sans tierce partie. Ces travailleurs sont alors considérés comme des collaborateurs directs et doivent être payés par l’intermédiaire du programme de rémunération interne de l’entreprise.
Lorsqu’elles utilisent un programme de rémunération pour le personnel externe, les entreprises ne sont pas tenues de retenir les impôts gouvernementaux aux sur les paiements des entrepreneurs indépendants 1099 ou de leur fournir des avantages sociaux.
Les coûts indirects de l’employeur dans la gestion des ressources contractuelles désignent le coût total pour une entreprise du recours à un travailleur contractuel. Pour calculer les coûts indirects lorsque vous travaillez avec une agence de recrutement partenaire, il est essentiel de comprendre d’abord comment les règles de calcul s’appliquent à chaque type de travailleur contractuel. Les informations ci-dessous expliquent les différents types de travailleurs contractuels et la manière dont les coûts doivent être traités.
Partenariats ou entreprises constituées en société
Les travailleurs contractuels peuvent être enregistrés comme entreprise constituée en société ou partenariat. Dans le cas d’une entreprise constituée en société ou d’un partenariat, les travailleurs contractuels sont responsables du paiement de leurs propres impôts, des coûts de pension et ne peuvent bénéficier d’aucun avantage, y compris les congés payés légaux.
Le taux de facturation pour un entrepreneur indépendant constitué en société ou en partenariat est égal au taux de rémunération horaire de l’entrepreneur plus la marge ou les frais d’administration de l’agence.
Taux de facturation = taux de rémunération + marge ou frais d’administration
Entreprise individuelle enregistrée
Une entreprise individuelle est définie comme une entreprise non constituée en société, détenue et exploitée par une seule personne. Les propriétaires d’entreprises individuelles ne sont pas tenus de bénéficier d’avantages, comme les jours fériés ou les congés payés. Les propriétaires d’entreprises individuelles payés par l’intermédiaire d’une agence de recrutement devront payer leurs propres impôts, mais les coûts de pension seront déduits de leur salaire.
Le taux de facturation pour un propriétaire d’une entreprise individuelle est égal au taux de rémunération horaire du travailleur contractuel, plus les coûts indirects gouvernementaux de l’employeur et la marge de l’agence.
Taux de facturation = taux de rémunération + coûts indirects de l’employeur + marge et frais d’administration
Taux de facturation = taux de rémunération + (taux de rémunération x XY %) + marge et frais d’administration
Les employés temporaires
Les entrepreneurs temporaires n’ont aucune entreprise enregistrée auprès du gouvernement. Lorsque ces travailleurs sont placés par une agence de placement, l’agence est tenue de déduire et de verser toutes les mêmes déductions que celles auxquelles serait soumis un employé permanent typique.
Le taux de facturation d’un travailleur temporaire est égal au taux de rémunération brut du travailleur plus les coûts indirects gouvernementaux de l’employeur et la marge de l’agence de placement.
Taux de facturation = taux de rémunération + coûts indirects de l’employeur + marge et frais d’administration
Taux de facturation = taux de rémunération + (taux de rémunération x XY %) + marge ou frais d’administration
Protéger votre programme de rémunération des ressources contractuelles contre les risques
En fonction de vos besoins en matière de rémunération du personnel externe, plusieurs options s’offrent aux employeurs, mais aucun scénario n’est totalement exempt de risques. Quel que soit le modèle de rémunération choisi par votre entreprise pour rémunérer les ressources contractuelles, il est essentiel de connaître les avantages et les risques associés à chacun.
De nombreuses organisations choisissent de sous-traiter leurs responsabilités d’employeur, comme la gestion des salaires des travailleurs contractuels, à un fournisseur de confiance, comme une agence de recrutement ou un fournisseur de services de gestion (FSG), qui gérera les salaires des travailleurs et leur fournira une assistance pendant leur(s) mandat(s).
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