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VMS to What's next : Protéger votre personnel externe grâce à la bonne technologie

Le marché des systèmes de gestion des fournisseurs (VMS) est en pleine mutation. L'évolution rapide de la technologie transforme l'avenir du travail, la puissance de calcul exponentielle entraînant le monde et la main-d'œuvre vers l'avenir. La révolution du renseignement. En conséquence, de plus en plus de fournisseurs commencent à s'éloigner des conventions de dénomination classiques des VMS pour leur logiciel et adoptent un nouveau langage tel que "VMS".Extended Workforce Platform" ou "Non-Employee Management System" (système de gestion des non-salariés).  

Mais qu'est-ce qui a changé et pourquoi ? S'agit-il simplement d'un changement de nom pour indiquer que la technologie ne se limite pas à la gestion des fournisseurs ? Ou y a-t-il plus que cela ? Ce changement de technologie représente-t-il une opportunité pour les organisations d'exploiter de nouveaux éléments technologiques ou de nouveaux composants pour les programmes ?  

Si vous vous intéressez à l'avenir du monde des VMS et souhaitez renforcer vos connaissances sur le nouveau monde des systèmes de gestion des effectifs étendus, les informations ci-dessous vous aideront à prendre des décisions éclairées lorsqu'il s'agit de comprendre les VMS et de "préparer l'avenir" de votre programme.

Technologie de la main-d'œuvre temporaire : Systèmes de gestion des fournisseurs (VMS)  

Selon le Analystes du secteur du recrutement, plus de 80 % des entreprises, y compris les sociétés FORTUNE 500 et GLOBAL 1000, ont mis en place un système de gestion des fournisseurs pour gérer leurs travailleurs occasionnels et leur travail occasionnel.   
 
Un système de gestion des fournisseurs est une plateforme logicielle basée sur le cloud qui facilite le processus d'acquisition et de gestion de la main-d'œuvre externe. Les employeurs qui investissent dans la technologie VMS rationalisent les performances des fournisseurs afin de mieux gérer les coûts de main-d'œuvre, de maximiser la productivité, de garantir la conformité et d'accroître l'efficacité.  

Existe-t-il des différences marquées entre un VMS classique et ces "nouveaux" systèmes ? 

Il existe de nombreuses variantes de la technologie VMS d'aujourd'hui. Certaines sont appelées systèmes de gestion des non-employés, systèmes de main-d'œuvre étendue ou plates-formes de travail agiles - et les fournisseurs de VMS s'accordent à dire qu'un VMS aujourd'hui fait bien plus que simplement "gérer les fournisseurs".  

Toutefois, si plus de 90 % des fournisseurs et des acheteurs continuent d'appeler la solution un VMS, y a-t-il vraiment une différence de fonction ? Ou s'agit-il plutôt d'un alignement de l'analyse de rentabilisation en vue d'un changement ?  

Pourquoi un VMS est-il essentiel pour parvenir à une gestion totale des talents ? 

Un système de gestion des fournisseurs est également essentiel pour parvenir à une gestion totale des talents dans l'ensemble de l'organisation.  
 
Les capacités de données et d'analyse d'un VMS permettent aux organisations de prendre de meilleures décisions à l'échelle de l'entreprise. Le système de gestion donne aux utilisateurs un accès direct aux données qui permettent aux employeurs d'évaluer le succès de leurs programmes et de procéder à des ajustements en conséquence. 

Les technologies de l'IA au service d'un VMS performant  

Les solutions technologiques qui comprennent des algorithmes intelligents ou d'auto-apprentissage peuvent être considérées comme de l'IA. Les termes ci-dessous incluent des technologies telles que :   
 
L'intelligence artificielle (IA))Algorithmes présentant des comportements considérés comme "intelligents". 
 
Apprentissage machine (ML) : Algorithmes qui identifient des modèles et les utilisent pour prédire des résultats ou prendre des décisions. 
 
Traitement du langage naturel (NLP) : Algorithmes capables d'interpréter, de transformer et de générer du langage humain. 
 
Automatisation des processus robotiques (RPA) : Algorithmes qui imitent les actions humaines afin de réduire les tâches simples et répétitives. La RPA n'est généralement pas considérée comme une forme d'IA.  

Opportunités technologiques pour la gestion de la main-d'œuvre contractuelle (VMS) :  

Lorsque les organisations disposent des bonnes solutions technologiques VMS, les employeurs peuvent mieux contrôler la gestion de leur personnel externe : 

Visibilité de bout en bout sur l'ensemble du personnel externe   

Un VMS offre aux employeurs une transparence totale sur leur personnel. Les informations recueillies dans le cadre d'un VMS permettent de savoir qui travaille pour l'organisation, où les travailleurs effectuent le travail et quel est le processus nécessaire à l'exécution du travail. 

Il est impératif que le VMS soit aussi intégré que possible dans les autres systèmes de travail existant au sein d'une organisation.  

Les systèmes ERP, de gestion de projet, d'intégration et de SIRH contribuent tous à la capacité d'obtenir une visibilité sur une source unique de vérité "non salariée". 
 
Ces informations précieuses permettent aux employeurs de gérer le personnel externe et de connaître la valeur de chaque ressource, ce qui se traduit par une réduction des coûts, une amélioration des performances des travailleurs et une réduction des risques grâce au respect de la conformité.  

Visibilité de l'IED et de la diversité des travailleurs 

 La technologie VMS devrait également permettre aux employeurs d'avoir une visibilité sur les dépenses liées à la diversité et sur les travailleurs diversifiés. Cela permet aux organisations de mieux contrôler leurs objectifs en matière d'IED et d'assurer le suivi des formalités administratives importantes liées à l'intégration des talents internationaux.  

Réduction des coûts liés à la main-d'œuvre temporaire  

L'un des principaux avantages d'un VMS est la réduction des coûts liés à la main-d'œuvre externe, et la gestion des fournisseurs à partir d'un centre de données central permet aux employeurs de réaliser des économies à bien des égards. Les informations évaluées dans le cadre de la technologie VMS permettent aux employeurs de : 
 
- Exploitez les viviers de talents déjà présents dans le système, ce qui permet d'économiser des frais de recrutement supplémentaires et de réduire le temps nécessaire à l'embauche. 
 
- Mieux gérer la paie et repérer les erreurs dans le paiement des heures supplémentaires et les taux plus élevés que d'habitude. 
 
- Fournir des informations sur les grilles tarifaires afin que les employeurs puissent prendre des décisions d'embauche mieux fondées sur les données.    
 
- Accédez à des analyses prédictives qui fournissent des suggestions concrètes pour le travail atypique et les économies réalisées par les travailleurs atypiques.  

Automatiser et rationaliser les processus de gestion du personnel externe  

Les solutions de gestion des fournisseurs guideront les utilisateurs étape par étape dans chaque processus associé à l'acquisition de ressources externes. 
 
De la création d'une demande d'achat à l'externalisation, le logiciel de gestion des fournisseurs accomplit chaque tâche et processus de manière transparente. L'automatisation éliminant les responsabilités administratives fastidieuses, les organisations peuvent gagner du temps et de l'argent avec les fournisseurs.  

Assurer un suivi précis des candidats  

Un VMS possède de puissantes capacités de suivi des candidats qui permettent de créer un processus d'embauche plus efficace dans tous les domaines d'une organisation. Grâce à l'automatisation des tâches administratives liées à l'intégration, à la désinsertion et à toutes les tâches intermédiaires, les employeurs ont accès à toutes les données analytiques relatives à l'embauche et peuvent rejeter ou accepter n'importe quelle information dans les flux de travail.  

Rapports et analyses sur les travailleurs occasionnels  

Un système de gestion des fournisseurs permet aux entreprises de recueillir des informations complètes sur leurs travailleurs externes et leur programme de gestion de la main-d'œuvre. Les employeurs ont accès à des informations qui leur permettent d'évaluer avec précision les coûts, les délais d'engagement, la qualité et la quantité des candidats, ainsi que l'exposition de l'entreprise aux risques. Ces rapports basés sur des données permettent aux entreprises d'évaluer leurs chiffres par rapport à la concurrence et au secteur.  

Des processus et une conformité efficaces  

Un système de gestion des fournisseurs garantit la cohérence des processus et des procédures dans tous les services et sites d'une entreprise, même si les programmes de travailleurs externes sont gérés de manière indépendante. Cette capacité permet non seulement d'établir une approche standard de la gestion, mais aussi de garantir la conformité des organisations avec la législation locale.  

Intégration des fournisseurs  

Grâce à un VMS, les organisations peuvent suivre des indicateurs de performance prédéfinis pendant la durée du (des) contrat(s) passé(s) avec les fournisseurs. Cela permet aux employeurs d'avoir une meilleure visibilité sur leurs relations avec les fournisseurs et de mieux contrôler la sélection de ces derniers. Une solution de gestion des fournisseurs qui s'intègre à un VMS permet aux employeurs d'avoir confiance dans la qualité des services fournis.  

Des relations plus étroites avec les fournisseurs  

Les relations que les employeurs entretiennent avec les fournisseurs sont tout aussi importantes que les performances de ces derniers, et les employeurs doivent constamment s'efforcer de renforcer ces relations. Un VMS permet de suivre les performances des fournisseurs, mais aussi de consolider les relations avec ces partenaires externes. Grâce à une gestion efficace des fournisseurs, les chefs d'entreprise peuvent créer des processus mutuellement bénéfiques qui instaurent la confiance et la loyauté nécessaires pour que les meilleurs fournisseurs fassent partie de la chaîne d'approvisionnement en talents de l'organisation.  
 
Création d'une base de données interne Bureau de gestion des fournisseurs contribuera également à nouer et à enrichir ces relations avec les fournisseurs.  

Une plus grande efficacité administrative  

Si la performance des fournisseurs est un avantage important d'un système de gestion des fournisseurs, d'autres avantages de la gestion des fournisseurs incluent une plus grande efficacité administrative. 
 
En tant que centre de données et d'enregistrement des fournisseurs, le VMS permet d'éliminer la duplication des données, de réduire les coûts administratifs et les erreurs de bureau, tout en garantissant la conformité et l'amélioration des pratiques commerciales. La technologie VMS aidera également les employeurs à mieux gérer les relations avec leurs fournisseurs en garantissant une efficacité et une conformité accrues.  

Diminution du délai d'embauche  

Le délai d'embauche est l'un des indicateurs les plus importants pour les recruteurs et les responsables de recrutement. La technologie VMS permettra aux employeurs d'accéder à des solutions de recherche automatisées qui trouveront des talents rapidement et efficacement. Cela permet non seulement de réduire le délai d'embauche, mais aussi d'améliorer l'expérience des candidats.  

Assurer une intégration transparente de la technologie  

Un schéma familier se dessine chez les professionnels de l'approvisionnement en ce qui concerne l'intégration - des études ont montré qu'un peu plus de la moitié des responsables de l'approvisionnement interrogés (53 %) sont "très bien informés" des responsabilités des prestataires de services, et encore moins de la durée du travail, de l'accès aux installations, aux systèmes et aux informations confidentielles, de la qualité du travail, de la progression par rapport aux étapes et/ou aux résultats attendus, et de la conformité aux licences et certifications.   
 
L'intégration du VMS dans l'écosystème informatique de votre organisation - y compris les systèmes de ressources humaines, les systèmes d'approvisionnement, les systèmes de fournisseurs, les systèmes d'accès et d'accréditation et les outils ERP/AP pour commencer - permettra de mettre en place un processus transparent de bout en bout.  
 
Si vous envisagez d'adopter un VMS ou de réévaluer votre système actuel, des changements opérationnels importants peuvent nécessiter une nouvelle solution de gestion pour remodeler votre main-d'œuvre mixte. Un fournisseur de services gérés (MSP) prendra en charge ces changements techniques dans l'ensemble de la prestation de main-d'œuvre externe.  

Systèmes de gestion des fournisseurs et gestion globale des talents  

La technologie VMS permet aux employeurs de contrôler leur main-d'œuvre tout en contribuant à la gestion totale des talents dans une économie mondiale et numérique.  
 
Les meilleures plates-formes technologiques briseront les silos qui existent entre les ressources humaines et les achats - les clés pour parvenir à une gestion totale des talents.  
 
Alors que les ressources humaines suivront des indicateurs de performance tels que l'engagement et la fidélisation des fournisseurs, les indicateurs de performance des achats se concentreront sur des indicateurs de performance tels que le coût des fournisseurs et le risque lié aux fournisseurs. Il est donc essentiel que chaque fonction identifie et adopte un objectif commercial commun.  

Casser les silos 

Cela signifie qu'il faut décloisonner les départements pour comprendre ce qui motive l'autre fonction de l'entreprise et les objectifs qu'elle doit atteindre. Comprendre les besoins des deux fonctions de l'entreprise et relier les priorités encourage chacune d'entre elles à travailler pour atteindre leur objectif de performance commun : combler les déficits de compétences avec des travailleurs de haute qualité de la manière la plus rentable possible.  
 
Un système de gestion des fournisseurs peut apporter la transparence dont les départements des ressources humaines et de l'approvisionnement ont besoin pour s'assurer que leur entreprise engage et gère avec succès les employés à temps plein et les travailleurs externes avec les mêmes processus, protocoles et efficacités dans l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement de l'entreprise.  

Maximiser la valeur des indicateurs d'engagement et de performance 

Grâce à une véritable collaboration entre les services des ressources humaines et des achats, et à la mise en œuvre de la technologie appropriée, les dirigeants d'entreprise peuvent maximiser la valeur de tous les engagements à temps plein et occasionnels, ainsi que les mesures de performance dans l'ensemble du processus de la chaîne d'approvisionnement en talents. 

Vous souhaitez en savoir plus sur la manière de préparer votre programme VMS pour 2021 et au-delà ?

Téléchargez notre étude de cas gratuite pour savoir comment la technologie VMS de Procom a permis à un client partenaire d'économiser sur les coûts du personnel externe et plus encore.

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