Pour bien gérer les travailleurs à distance, les gestionnaires de l’entreprise doivent pouvoir compter sur le soutien des services informatiques et des ressources humaines afin de proposer des options de travail flexibles et des outils de communication différents du statu quo.

C'est un défi pour les organisations, tant du point de vue de l'infrastructure technologique que des opérations quotidiennes, que de nombreux responsables doivent subir une formation accélérée sur la gestion des ressources humaines.

L’analyse du secteur du recrutement a prouvé que plus de la moitié des travailleurs reliés à la connaissance dans le monde, soit 51 %, devraient travailler à distance d'ici la fin de 2021, contre 27 % en 2019.

Une gestion efficace est essentielle, aujourd'hui plus que jamais, et nécessitera bien plus que les meilleures technologies. La gestion d'une équipe à distance nécessitera également le bon type de leadership.

VOICI COMMENT DE GRANDS GESTIONNAIRES PARVIENNENT À GÉRER LEURS TRAVAILLEURS À DISTANCE :

UTILISER LES BONS OUTILS

Si vos travailleurs à distance ne peuvent pas accéder à des fichiers ou les télécharger, s'ils ont du mal à entendre les appels à cause d’une mauvaise réception ou s'ils reçoivent des invitations à des réunions dans un fuseau horaire où ils ne sont même pas encore réveillés, il y a du travail à faire au niveau de vos protocoles et procédures. Avant tout, il est important de disposer d'outils fiables, puis de créer un processus pour les utiliser lorsque vous devez travailler à distance.

Si votre entreprise ne dispose pas encore des technologies nécessaires, il existe des moyens peu coûteux d'obtenir des versions simplifiées de ces technologies pour une solution rapide - beaucoup d'entre elles proposent même des essais gratuits. Toutefois, avant d'utiliser des outils gratuits, vous devez toujours vous adresser au service informatique de votre organisation pour vous assurer qu'un niveau approprié de sécurité des données est en place.

CES SITES VOUS SERONT POUR GÉRER LES CINQ POINTS :

- Gestion de projets (Office 365, Clarity PPM, ServiceNow, Basecamp, Asana)
- Collaboration des équipes (Office 365's Teams, Slack)
- Stockage dans l’infonuage (Google Drive, DropBox, OneDrive)
- Mesure de la productivité (Asana, DoDoist, trello, Evernote)
- Gestion du temps ( toggl, Scoro, Clarazin)
- Vidéoconférence (Slack, Zoom, GoToMeeting)

LORSQUE VOUS CHOISISSEZ DES OUTILS POUR VOTRE ÉQUIPE À DISTANCE, TENEZ COMPTE DES ÉLÉMENTS SUIVANTS :

• Vos employés disposent-ils d'un réseau Internet fiable et sécurisé?
• Vos employés ont-ils besoin d'un VPN?
• Vos employés disposent-ils du matériel et des logiciels requis et ont-ils accès à des lecteurs partagés?
• Vos employés doivent-ils disposer des systèmes de sécurité des données?
• Vos employés ont-ils accès à un bureau d’aide informatique à distance?

METTRE EN PLACE DES ROUTINES DE CONTRÔLES QUOTIDIENS

La gestion d'une équipe d’employés à distance implique l’établissement d’une routine de contrôle quotidien. Elle peut prendre la forme d'appels individuels ou d'un appel d'équipe si le travail est très collaboratif. L'intégration des vidéoconférences dans vos routines de contrôles est une excellente façon d'impliquer vos employés, tout en gardant un œil sur les signes non verbaux qui indiquent qu'un employé pourrait avoir besoin d’aide.

Rappelez-vous : Les appels de contrôle doivent être réguliers et prévisibles; les employés doivent se sentir assez à l'aise pour aviser leur supérieur/gestionnaire des préoccupations ou difficultés qu’ils ont lorsqu'ils travaillent à distance.

UTILISER DES OUTILS TECHNOLOGIQUES POUR CRÉER UNE COMMUNAUTÉ VIRTUELLE ET ORGANISER LES CÉLÉBRATIONS EN LIGNE

Il est courant et facile de se sentir désengagé des personnes et de la culture d'une entreprise lorsqu'on travaille à distance. La création d'une communauté en ligne où les travailleurs à distance peuvent s'engager avec leurs collègues est essentielle au développement d'une main-d'œuvre connectée. Des plateformes telles que Yammer sont d’excellents outils pour les rassemblements virtuels et pour célébrer des journées spéciales (comme les anniversaires, les fêtes), les étapes importantes de l'entreprise, ainsi que la reconnaissance des employés. La création de ce type de communauté contribuera à développer une culture ‘’connectée’’ qui, à son tour, pourra accroître la productivité des employés.

Votre entreprise organise-t-elle des réunions hebdomadaires ou mensuelles? Revivez ces moments en les mettant en ligne dans votre communauté numérique. Les travailleurs à distance peuvent également choisir de regarder ou de participer par vidéo.

OFFRIR DE MULTIPLES OPTIONS POUR COMMUNIQUER

Vous ne pouvez pas compter seulement sur la messagerie électronique. Les travailleurs à distance ont besoin de se sentir engagés, et vous devez leur proposer plusieurs options de communication, pour qu'ils puissent entrer en contact avec vous. La vidéoconférence offre de nombreux avantages, notamment pour les réunions d'équipe ou les conversations plus délicates. Dans d'autres cas, cependant, la messagerie électronique est plus utile que la communication personnelle. Des outils tels que Teams d'Office 365, Slack ou Zoom disposent de fonctions de messagerie instantanée, qui sont idéales pour les communications quotidiennes plus rapides.

INSTAURER LA CONFIANCE ET LA RESPONSABILITÉ

Le succès de votre équipe de travail à distance dépend en grande partie de la confiance que vous accorderez à vos employés, même si vous ne pouvez pas les voir. Vous ne voulez pas faire preuve de microgestion, mais il est facile de s'inquiéter du manque de visibilité sur les flux de travail et routines.

Pour atténuer ces inquiétudes, vous pouvez instaurer des règles pour le travail à domicile, par exemple répondre aux courriels dans les 24 heures ou utiliser la messagerie électronique ou instantanée pour les questions plus urgentes. Il est également important d'établir une routine et de planifier une tâche pour chaque objectif que vous vous êtes fixé. Les outils de collaboration tels que les calendriers partagés sont un excellent moyen d’établir des échéances, où vos employés pourront consulter les projets et les objectifs en cours, en plus d’être responsable de leurs réalisations.

CONTRÔLEZ VOTRE VOLUME NUMÉRIQUE

Vous devez également contrôler le volume numérique! Par exemple, si vous prenez des nouvelles par vidéoconférence, abstenez-vous de transmettre la même communication par courrier électronique ou de demander des mises à jour tout au long de la journée.

Lorsque vous communiquez avec vos employés, il est important d'être clair sur les attentes en matière de productivité et de vérifier si ces attentes sont réalistes. Si quelque chose ne fonctionne pas, vous pourrez ajuster vos objectifs en conséquence.

OFFREZ DES ENCOURAGEMENTS ET UN SOUTIEN ÉMOTIONNEL

Aujourd'hui plus que jamais, il est important de détecter le stress et les défis des équipes et de comprendre leurs défis. Pour engager la conversation, vous pouvez simplement demander : "Comment se passe le travail à distance jusqu'à présent?". Cette question pourrait susciter des commentaires que le travailleur n'aurait peut-être pas portés à votre attention au départ.

Utilisez des outils de collaboration tels que le partage électronique de documents, la messagerie instantanée et les communications vidéo pour personnaliser votre relation de travail à distance. Il est important de démontrer que vous les soutenez leur réussite et que vous ne vous engagez pas uniquement pour obtenir des informations sur leurs progrès.

Le travail à distance varie considérablement d'un pays à l'autre, en fonction de l'assistance technologique, de la culture et de la diversité des secteurs d'activité. La course au recrutement des meilleurs employés est cependant une recherche universelle.

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