La main-d'œuvre externe présente de nombreux avantages en termes de réduction des coûts, mais elle pose également des défis particuliers lorsqu'une entreprise doit traiter les salaires des travailleurs externes. Heureusement, pour les employeurs qui font appel à des travailleurs temporaires, les progrès technologiques permettent une plus grande flexibilité que jamais. Aujourd'hui, les solutions de gestion des salaires et les systèmes de gestion des fournisseurs permettent d'accéder à des données plus complètes et plus précises sur les travailleurs occasionnels et traditionnels, ainsi qu'à une meilleure visibilité de ces données analytiques essentielles.
La technologie permet à une entreprise de protéger leur programme de paie contre les risques - et de gérer tous les types de travailleurs et de talents dans un écosystème central, ce qui permet aux employeurs de prendre de meilleures décisions commerciales fondées sur des données.
Cependant, avant de répondre à la question de savoir comment la technologie joue un rôle global dans la rémunération des travailleurs externes, il est important de savoir ce que sont exactement les travailleurs externes et les problèmes que pose leur rémunération.
Pourquoi les entreprises font-elles appel à des travailleurs externes ?
Les employeurs familiers de l'expression "l'essor du travail atypique" l'associaient autrefois aux progrès de la technologie, au comblement des lacunes en matière de compétences, à l'évolution des attitudes en matière d'emploi et à la croissance de la main-d'œuvre jeune. Dans l'économie actuelle, cependant, de nouvelles formes de travail atypique sont apparues. les moteurs du changement obligent les employeurs à faire appel à des travailleurs non traditionnels, également appelés "entrepreneurs indépendants", "talents temporaires", "gig workers" et "contract workers", depuis que la pandémie a balayé le monde entier.
Alors que les effets de la pandémie continuent d'influencer les stratégies commerciales et de gestion des talents, il est essentiel que les entreprises deviennent plus agiles, et le personnel externe est la solution largement adoptée pour combler les lacunes en matière de compétences et stimuler à la fois la croissance et l'innovation.
Les travailleurs intérimaires ne font pas partie de la masse salariale d'une entreprise au même titre que les employés traditionnels, mais ils fournissent néanmoins des services importants à l'organisation. négociation adéquate des taux est essentiel pour acquérir ces compétences de niche à des coûts de marché équitables.
Ce type de main-d'œuvre présente à la fois des avantages et des risques pour l'employeur qui l'engage.
Quelle est la différence entre un travailleur atypique et un employé traditionnel ?
Dans l'économie actuelle, un travailleur atypique est un expert hautement spécialisé dans son domaine qui est généralement engagé lorsqu'une entreprise a un projet ou un poste atypique qui nécessite une compétence de niche ou un haut niveau d'expertise. Lors de la réalisation du projet ou du contrat, les travailleurs occasionnels ont également plus de contrôle sur la manière et le moment où ils effectuent leur travail que les employés traditionnels.
À la différence d'une relation d'emploi traditionnelle, les travailleurs occasionnels fonctionnent comme leur propre entreprise et ne travaillent pas directement pour l'organisation qui les a engagés pour effectuer le travail. À ce titre, ils ne perçoivent pas de salaire et n'ont pas droit aux avantages sociaux ou autres compensations accordés aux employés traditionnels à temps plein.
Défis en matière de gestion du personnel et de traitement des salaires
Si la gestion d'une main-d'œuvre occasionnelle dans l'économie actuelle est en passe de devenir la norme dans un climat commercial incertain, elle s'accompagne également de problèmes spécifiques liés à la paie qui nécessitent une gestion complexe, au-delà des comptes créditeurs.
En l'absence d'un programme efficace de gestion du personnel externe, les difficultés liées à la gestion des salaires peuvent, pour certaines entreprises, l'emporter sur les avantages liés à l'engagement de personnel externe. Voici quelques-uns des défis que les entreprises doivent relever :
Conformité
Le plus grand risque auquel les entreprises sont confrontées en matière de gestion des salaires contingents est celui de la conformité légale, et plus particulièrement de la classification erronée des travailleurs.
Contrairement aux employés à temps plein, les entreprises doivent définir le statut d'emploi d'un travailleur occasionnel avant qu'il ne puisse commencer à travailler. La première chose à comprendre à propos de la classification est qu'un travailleur n'est pas classé en fonction de son titre ou de la formulation de son contrat (par exemple, "contrat d'entrepreneur indépendant"). C'est plutôt le contexte du rôle du travailleur qui détermine sa classification. En outre, la classification du travail des travailleurs occasionnels peut varier La classification des travailleurs est très variable selon les États, les pays et les régions ; les règles de conformité ne cessant d'évoluer, la classification correcte des travailleurs est une étape essentielle de la gestion du personnel externe.
Taux incohérents
Lorsque les entreprises intègrent des travailleurs indépendants à leur personnel externe pour effectuer un travail spécifique ou fournir certains services, le paiement du travail peut également poser un problème aux employeurs. Contrairement aux employés à temps plein, les entrepreneurs indépendants sont plus susceptibles d'être payés par le biais des comptes fournisseurs que par les salaires, et il peut donc être difficile et fastidieux de gérer les taux proposés. Cela peut créer des incohérences dans le paiement du travail qui peuvent varier beaucoup plus que dans le cas d'une paie standard.
Manque de visibilité
Il est essentiel de disposer d'une visibilité sur votre personnel afin d'obtenir des informations sur les heures de travail et les coûts des sous-traitants.
La technologie a permis d'engager plus facilement que jamais des travailleurs temporaires à distance et internationaux. En effet, en fonction du volume de talents temporaires, il peut s'avérer difficile d'obtenir un décompte précis des effectifs lorsque les travailleurs sont gérés par deux départements distincts et à l'échelle mondiale.
Lorsque la paie des travailleurs externes n'est pas traitée par un système de paie centralisé et qu'elle provient de plusieurs responsables différents, la visibilité peut souvent être perdue.
La technologie au service de la paie des travailleurs atypiques
Pour réussir à faire appel à du personnel externe, une entreprise doit disposer d'une gestion et d'une technologie efficaces pour suivre, contrôler et rémunérer les travailleurs temporaires et atteindre les objectifs de l'entreprise.
La technologie a permis aux employeurs de bénéficier de nombreux avantages, tels que l'optimisation de la productivité tout en rationalisant les opérations commerciales et en diminuant les risques liés à la conformité. Cependant, avec le nombre croissant d'organisations qui engagent des travailleurs occasionnels dans le cadre de leurs stratégies de reprise après une pandémie, des options de gestion plus adéquates sont nécessaires pour répondre aux besoins en matière de conformité, de paie et de suivi.
Caractéristiques de la solution de paie
La gestion et le paiement d'un personnel externe requièrent une plateforme dotée d'une technologie capable d'administrer, d'automatiser et de gérer l'ensemble du cycle de vie de l'engagement. Une solution de paie efficace devrait inclure un écosystème centralisé qui traitera les paiements avec précision et dans les délais, tout en assurant la gestion du personnel par la suite pour une entreprise :
- Bons de travail
- Feuilles de temps
- Dépenses
- Factures
- Paiements
- Rapports
- Collecte de la documentation du contractant
- Signature de contrat numérique
La gestion du personnel externe est un processus complexe et souvent déroutant, dont les modalités diffèrent grandement de celles de la gestion des employés. C'est pourquoi de nombreuses entreprises font souvent appel aux services d'un tiers externe, comme une agence de recrutement ou un fournisseur de services gérés (MSP), pour hériter de tout ou partie de la gestion de leurs talents externes.
La technologie MSP aidera-t-elle votre entreprise à mieux gérer les processus de paie ?
Le fournisseur de services gérés aidera à gérer les salaires d'une organisation à l'aide d'un système de gestion des fournisseurs (VMS).
Pour que le programme soit efficace, le MSP exigera des organisations qu'elles aient un montant minimum de dépenses contingentes afin que le programme soit couronné de succès et autosuffisant. Lorsque vous décidez si un fournisseur de services gérés (et sa technologie VMS) est la bonne solution pour la main-d'œuvre de votre organisation et ses nombreux besoins, vous devez d'abord prendre en compte certains facteurs de base et d'autres plus complexes.
Tout d'abord, il est essentiel de comprendre combien votre personnel externe coûte actuellement à votre entreprise. Il s'agit d'un chiffre unique pour chaque entreprise, mais qui peut être difficile à comptabiliser, car près de 60 pour cent des coûts des collaborateurs externes ne sont pas comptabilisés par la direction de l'entreprise moyenne.
L'emploi d'une main-d'œuvre temporaire aux États-Unis ou à l'échelle mondiale présente de nombreux avantages pour les entreprises. Cependant, le défi posé par les travailleurs temporaires réside dans la compréhension de la nécessité de faciliter une solution de paiement solide, flexible et conforme pour ces types de travailleurs.
Liste de vérification de la DP pour la sélection des fournisseurs de paie des employés contractuels préidentifiés
Tirez-vous le meilleur parti de votre programme de gestion de la paie des entrepreneurs ? Les besoins de chaque organisation sont différents, mais il y a plusieurs éléments cruciaux à garder à l'esprit lors de l'évaluation d'un programme de paie des entrepreneurs. Ces éléments sont les suivants
- Infrastructure et savoir-faire
- Gestion des travailleurs
- INTÉGRATION
- Gestion des taux
Cependant, il existe d'autres critères moins évidents qui font une grande différence en termes de coût, de conformité et de satisfaction.
Si vous évaluez un nouveau fournisseur de services de paie pour les entrepreneurs ou si vous souhaitez disposer d'un outil pour déterminer si vous tirez le meilleur parti de votre programme actuel, téléchargez votre liste de contrôle détaillée pour l'appel d'offres concernant un fournisseur de services de paie pré-identifié sélection ci-dessous :
