Perspectives sur les ressources externes

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Comment intégrer un nouveau VMS dans l'écosystème informatique actuel ?

L'intégration transparente d'un système de gestion des fournisseurs (VMS) dans l'écosystème informatique actuel d'une entreprise est une tâche essentielle pour les employeurs qui souhaitent améliorer leur processus de gestion du personnel externe. L'intégration du système de gestion des fournisseurs permettra de rationaliser le processus de bout en bout de recherche, de gestion et de paiement des travailleurs externes à l'échelle de l'entreprise.  

Grâce à la réserve mondiale de talents d'aujourd'hui, les entreprises ont accès à des travailleurs du savoir dans le monde entier qui sont basés numériquement et à distance, prêts à mener à bien des projets à court ou à long terme, et les entreprises qui puisent dans la réserve de talents externes acquièrent la flexibilité nécessaire pour adapter leurs ressources dans un monde du travail incertain.  


Pourquoi les organisations utilisent-elles des systèmes de gestion des fournisseurs ? 

Dans un monde de plus en plus complexe, la main-d'œuvre mondiale, Les systèmes de gestion des fournisseurs aident les employeurs à adopter une approche plus organisée pour gérer leurs travailleurs occasionnels. Un VMS est indispensable à la réussite d'un programme de travailleurs externes, quelle que soit l'entreprise.

Qu'est-ce qu'un système de gestion des fournisseurs ?  

Un système de gestion des fournisseurs (VMS) est une application logicielle, généralement basée sur le cloud (sur le web), qui permet de faciliter le processus d'acquisition de travailleurs externes et de gestion du personnel externe. Un système de gestion des fournisseurs automatise et rationalise la recherche, l'engagement, la gestion et le paiement des travailleurs externes. travailleurs occasionnels. 

Lors du choix d'un VMS, il y a questions essentielles chaque organisation devrait poser la question !

Pourquoi l'intégration du système de gestion des fournisseurs est-elle importante ? 

La gestion d'une main-d'œuvre externe présente des complexités uniques et, pour de nombreux employeurs et leurs entreprises, un système de gestion des fournisseurs est la solution pour relever ces défis. Cependant, l'intégration d'une solution de gestion des fournisseurs dans votre écosystème informatique actuel peut sembler une tâche décourageante et déroutante. 

Les chefs d'entreprise admettent qu'ils ne savent pas très bien qui travaille pour eux. Un seul étude réalisée par Oxford Economics et Fieldglass, révèle que seuls 40 à 47 % des dirigeants d'entreprise se considèrent "très bien informés" sur la conformité, les responsabilités des travailleurs occasionnels, la durée du contrat, la qualité du travail, les effectifs et l'accès aux installations. 

De même, un schéma familier se dessine chez les professionnels de l'approvisionnement - la même étude révèle qu'un peu plus de la moitié des responsables de l'approvisionnement interrogés (53 %) sont "très bien informés" des responsabilités des prestataires de services, et encore moins de la durée du travail, de l'accès aux installations, aux systèmes et aux informations confidentielles, de la qualité du travail, des progrès réalisés par rapport aux étapes et/ou aux résultats attendus, et de la conformité aux licences et aux certifications. 

L'intégration de votre VMS dans l'écosystème informatique de votre organisation - y compris les systèmes de ressources humaines, les systèmes d'approvisionnement, les systèmes de fournisseurs, les systèmes d'accès et d'accréditation et les outils ERP/AP pour commencer - fournira un processus transparent de bout en bout. 

N'oubliez pas : Un VMS n'est pas une île ! 

Dans la plupart des entreprises, les fonctions d'approvisionnement et de ressources humaines considèrent souvent le VMS comme une solution autonome, séparée des autres plates-formes. Pourtant, la façon dont la technologie VMS s'intègre aux systèmes informatiques, financiers, d'approvisionnement et de ressources humaines est essentielle pour atteindre un niveau de gestion du personnel externe qui génère de la valeur au-delà de la conformité, de la visibilité et des dépenses. 

Le niveau d'intégration du VMS dans l'écosystème informatique actuel d'une organisation aura des effets directs sur la réduction des coûts informatiques, l'augmentation des économies et de la visibilité, la réduction des risques et l'amélioration de la gestion globale de votre personnel externe. 

Niveaux d'intégration des logiciels de gestion des fournisseurs 

En règle générale, l'intégration d'un VMS peut se faire de la manière suivante catégorisé en trois niveaux. Chaque niveau d'intégration du VMS garantit que les informations et les données importantes d'un système à l'autre sont partagées par l'ensemble de l'organisation. Cela permet d'obtenir des données cohérentes entre l'écosystème informatique actuel et la nouvelle solution VMS. 

Intégration de base  
L'intégration du VMS avec les systèmes ERP et d'approvisionnement implique :
- B
données de base de l'asic
- Informations sur la facture et champs similaires 

Intégration intermédiaire 
Ce type d'intégration VMS comprendra :
- Demandes d'achat
- P
Ordre d'achat
- B
Allocation budgétaire
- Encumbrance et données et champs connexes 

Une intégration mature 
Ce niveau d'intégration du VMS sera prise en compte :
- Moutillage détaillé pour l'accueil, l'accompagnement et la sortie de l'entreprise 
- Trayonnage
- A
gestion des sets
- T
applications de gestion des ressources humaines et scénarios de systèmes de passation de marchés
- M
les applications (par exemple, vers d'autres domaines des systèmes d'approvisionnement électronique/de facturation électronique, de gestion des fournisseurs et de gestion des contrats) 

L'intégration d'un logiciel de gestion des fournisseurs dans l'écosystème informatique de votre entreprise aidera les départements des ressources humaines et des achats à obtenir la visibilité nécessaire pour comprendre comment les travailleurs externes contribuent à la performance globale de l'entreprise. 

Exemples de points d'intégration du système de gestion des fournisseurs 

L'intégration permet à chaque système de l'écosystème de votre organisation d'échanger des informations. Vous trouverez ci-dessous un exemple d'intégration de base :

Données de facturation 

Objectif de l'intégration : L'intégration en temps réel avec l'ERP pour créer automatiquement des feuilles de saisie des services élimine la nécessité d'une étape supplémentaire de facturation et garantit une affectation immédiate et précise des coûts au bon de commande et aux objets de coûts correspondants.  

Alimentation des utilisateurs 

Objectif de l'intégration : Il permet d'automatiser le provisionnement et le déclassement des utilisateurs du client pour les contrôles de sécurité des meilleures pratiques et fournit des attributions de rôles d'utilisateur pour le VMS afin de contrôler l'autorité au sein de l'outil.  

Tableaux FAAP et contrôles financiers 

Objectif de l'intégration : Fournit une autorisation de dépense au niveau de l'utilisateur pour engager des dépenses (pour les ordres de travail) et autoriser des paiements (pour les feuilles de temps et les dépenses) au nom du client. Cela permet de s'assurer que seuls les utilisateurs disposant du niveau d'autorisation approprié peuvent agir en tant qu'approbateurs financiers dans le VMS. 

Objectifs de coût 

Objectif de l'intégration : Permet aux travailleurs externes de sélectionner les objets de coûts valides afin de répartir le temps et les dépenses dans le système de gestion des fournisseurs, garantissant ainsi une intégration réussie des factures.  

Ordres de travail 

Objectif de l'intégration : La création et la mise à jour automatiques des bons de commande en temps réel optimisent l'efficacité des utilisateurs et garantissent l'intégrité des données et la synchronisation entre le VMS et l'ERP. 

Avantages de l'intégration du système de gestion des fournisseurs 

La mise en œuvre et l'intégration d'un logiciel de gestion des fournisseurs aideront les organisations à obtenir des avantages allant de.. : 

- Csourcing des candidats
- Distribution des demandes  
- Better onboarding et offboarding
- Vdonnées sur la gestion des endors et la performance des fournisseurs
- Ratténuation des risques et conformité
- Gestion du temps et paiement 
- G
un meilleur contrôle des dépenses imprévues 
- I
Augmentation des économies de coûts 
- Automatisation des anciens processus manuels. 

Construire un argumentaire pour l'intégration de la gestion des fournisseurs  

Lors de la recherche et de la mise en œuvre d'un système de gestion des fournisseurs, il est important d'obtenir le soutien et l'adhésion des principales parties prenantes de l'organisation. Une fois que la direction est d'accord avec votre stratégie de gestion des fournisseurs, la clé pour soutenir les objectifs de gestion de votre organisation est de planifier, de choisir et de configurer la bonne technologie pour répondre aux besoins de votre entreprise. 

Lors de l'élaboration d'une analyse de rentabilité pour l'intégration de la gestion des fournisseurs, il est important de commencer par prendre en compte les éléments suivants :

- Quels sont les coûts matériels et immatériels du travail manuel ?
-
Combien vous coûtent les données mal saisies ?
-
Quels sont les risques liés à des données mal saisies, manquantes ou perdues ? 

Préparer l'avenir de votre main-d'œuvre L'utilisation de la bonne technologie est essentielle pour soutenir la croissance. Si vous envisagez d'adopter un VMS ou de réévaluer votre système actuel, des changements opérationnels importants peuvent nécessiter une nouvelle solution de gestion pour remodeler votre main-d'œuvre mixte. Un fournisseur de services gérés (MSP) prendra en charge ces changements technologiques dans l'ensemble de la prestation de services de personnel externe.

Vous souhaitez en savoir plus sur les systèmes de gestion des fournisseurs ?

Téléchargez notre étude de cas gratuite pour savoir comment la technologie VMS de Procom a permis à un client partenaire d'économiser sur les coûts du personnel externe et plus encore.

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