Pour gérer avec succès le rendement des ressources externes, il faut disposer d'indicateurs de rendement clés (IRC) portant sur les coûts, la qualité, l'efficacité, la rétroaction des entreprises clientes et les risques.
You can’t manage what you don’t measure – says the old business axiom, and most successful organizations. As you examine the performance of your contingent workforce, it’s important to know exactly what it is you should be measuring and the factors that drive a successful program.
Les organisations commettent souvent l'erreur d'évaluer leur programme de ressources externes en se basant uniquement sur les économies de coûts et la rapidité, mais dans le contexte actuel de pénurie de talents, ces paramètres n'expliquent qu'une partie de l'histoire.
IRC : Comment mesurez-vous la réussite de votre programme de ressources externes?
Il est essentiel de savoir exactement ce qu'il faut mesurer et quels sont les facteurs de réussite d'un programme. Si les indicateurs de rendement concernant les économies de coûts et les délais de recrutement sont des paramètres courants que la plupart des entreprises mesurent, la gestion des ressources externes est bien plus complexe que cela.
Il existe de nombreux indicateurs de rendement clés (IRC) différents que les entreprises peuvent utiliser pour suivre et mesurer la réussite. Toutefois, il est impératif que ceux que vous choisissez reflètent directement les objectifs que votre entreprise a fixés pour son programme de ressources externes.
Les cinq principaux IRC des ressources externes à mesurer dans votre programme
Regardless of whether you’re operating your contingent workforce internally or your organization has engaged a managed services provider (MSP) to implement a new program, here is a list of KPIs you should be thinking about regarding when it comes to contingent workers and contingent workforce management:
1. Coût
La réduction des coûts est un facteur constant dans la gestion des ressources externes, puisque les organisations classent les coûts liés aux ressources externes parmi les cinq premiers postes de dépenses. Cependant, la gestion des coûts ne se limite pas aux taux de facturation et à la gouvernance, mais comprend aussi les coûts totaux de l'ensemble du programme. Cela signifie qu'il faut suivre des éléments comme les suivants :
- des taux de rémunération concurrentiels pour les candidat·es;
- un pourcentage de travailleur-euses en conformité avec la carte de tarification par rapport aux travailleur-euses en non-conformité;
- acquisition et roulement des talents;
- les outils et les ressources du programme;
- les logiciels;
- la gestion et l'analyse des données;
- les ressources et les fournitures de bureau;
- les risques non maîtrisés et les amendes et pénalités liées à la non-conformité;
- les tarifs des fournisseurs;
- les coûts des heures supplémentaires;
- les frais de conversion;
- les prévisions de dépenses.
Les incohérences dans ces domaines entraînent un manque de visibilité qui pourrait coûter à une entreprise des milliers, voire des millions, en dépenses imprévues évitables.
2. Qualité
Cinquante-trois pour cent des organisations considèrent la qualité comme l'un des principaux facteurs de leur programme de ressources contractuelles, et 78 % d'entre elles en font l'une de leurs trois principales préoccupations. En règle générale, ces objectifs peuvent être répartis et mesurés en trois catégories :
i. Program operations
ii. Services aux talents
iii. Services des fournisseurs
i. Activités du programme
Acquiring and managing contingent talent can be a time consuming and very rewarding process. Even for organizations with a solid program; it’s good to track things such as:
Description des postes et taux de soumission
- le nombre de candidat·es;
- les talents placés par rapport aux candidat·es rejeté·es;
- le nombre de fois où une description de poste a été réécrite;
- les changements apportés aux sections sur les aptitudes et les compétences.
Rendement du superviseur ou du gestionnaire
- le temps nécessaire pour pourvoir à la demande;
- la rétention;
- quel gestionnaire est le plus apte à repérer et à perfectionner les talents, et quels sont ceux qui n'y parviennent pas?
- l'évaluation du gestionnaire.
ii. Services aux talents
Trente-huit pour cent des organisations considèrent la qualité du service comme l'une de leurs trois principales préoccupations. Pourtant, nombre d'entre elles ne la mesurent pas encore. La qualité des talents peut être mesurée en effectuant le suivi d'éléments comme les suivants :
- la satisfaction des gestionnaires;
- le pourcentage de missions achevées dans les délais et le budget impartis;
- les résiliations anticipées de contrats;
- les prolongations de contrat;
- l'évaluation des travailleur·euses;
- la diversité;
- embaucheriez-vous et utiliseriez-vous de nouveau ce·cette travailleur·euse ou le recommanderiez-vous pour un autre poste?
iii. Services des fournisseurs
Que votre entreprise gère un programme de travailleur-euses externes depuis des années ou qu'elle ait récemment fait appel à un fournisseur de services gérés, il est important d'assurer le suivi des facteurs qui contribuent à la réussite d'un programme. Vous devriez effectuer le suivi d'éléments comme les suivants :
- les demandes de renseignements;
- la réactivité;
- le taux de placement;
- le délai d'embauche;
- le taux de correspondance entre le CV et l'offre d'emploi ainsi qu'entre le CV et le taux d'entrevue;
- le talent;
- le désengagement des travailleur·euses;
- le pourcentage de candidat-es qui remplissent les documents de préaffectation, qui font l'objet d'une vérification des antécédents, qui subissent des tests de dépistage de drogues et qui remplissent les autres documents exigés;
- l'adhésion à la grille tarifaire;
- les résultats des audits.
3. Efficacité
Pour mesurer l'efficacité de votre programme de ressources externes, vous devez contrôler la rapidité, la précision et le taux de réussite des différents processus et établir la responsabilité des parties concernées. En règle générale, ces parties comprennent : les gestionnaires d'embauche, les fournisseurs et les talents.
Gestionnaires d'embauche
- le temps nécessaire pour pourvoir à la demande;
- le délai de réponse ou d'approbation;
• Worker evaluations: Are they being completed? How often and how long do they take?
- l'intégration et le départ des travailleur·euses.
Fournisseurs
- la qualité et la rapidité de la soumission des candidat·es;
- l'exactitude des compétences des candidat·es;
-l'embauche des candidat·es;
- l'intégration et le départ;
- la conformité;
- la facturation et le paiement;
- les rapports financiers et les transactions.
Talents
- les résiliations anticipées de contrats;
- les prolongations de contrat;
- le pourcentage de missions achevées dans les délais et le budget impartis;
- le taux de satisfaction des gestionnaires.
4. Risque
Il est essentiel de repérer et d'atténuer les facteurs de risque dans votre programme de travailleurs externes afin d'éviter les amendes et les pénalités impitoyables liées à la non-conformité. Pour assurer la conformité, il est important de suivre des éléments comme les suivants :
-la mauvaise classification des travailleur·euses;
- le comportement criminel;
- le risque de contrepartie;
- la conformité aux normes de l'employeur;
- le code de conduite;
- les irrégularités financières;
- le coemploi.
5. Enquêtes de satisfaction
In today’s talent market, it’s important to measure not only hiring manager satisfaction but also supplier satisfaction and perhaps most importantly, candidate satisfaction to ensure a quality contingent workforce program. Sending quarterly surveys to measure your NPS score will also lend to your organization’s continuous improvements efforts.
DEI : Introduire des mesures et des responsabilités dans votre programme de ressources externes
La DEI n'est plus une préférence, c'est une obligation.
La vaste majorité des chercheur·euses d'emploi sont attentif·ves à l'état de la DEI dans les organisations d'aujourd'hui. En fait, l'enquête de Glassdoor sur la diversité et l'inclusion sur le lieu de travail révèle que plus de trois employé·es et chercheur·euses d'emploi sur quatre déclarent qu'une main-d'œuvre diversifiée est un facteur important dans l'évaluation des entreprises et des offres d'emploi.
Pour établir et suivre les engagements liés à la DEI, les organisations doivent sélectionner les mesures de la DEI, en assurer le suivi et les améliorer. Cependant, savoir où commencer peut
s'avérer un défi.
La première étape consiste à comprendre le degré de diversité de l'organisation, puis à élaborer des stratégies de recrutement pour attirer des groupes précis.
Envisager des enquêtes volontaires et anonymes
Pour collecter ces données, les organisations peuvent sonder les employé·es internes afin de comprendre l'état actuel de l'organisation. Gartner Research recommande de se concentrer sur les sept facteurs clés suivants :
- le traitement équitable : les travailleur·euses sont reconnu·es et récompensé·es;
- l'intégration des différences : les opinions différentes sont valorisées et respectées;
- la prise de décision : les idées et les propositions sont prises en compte de manière équitable;
- la sécurité psychologique : les travailleur·euses se sentent libres d'exprimer leurs véritables sentiments;
- la confiance : l'organisation communique ouvertement et honnêtement avec les travailleur·euses;
- l'appartenance : les travailleur·euses se sentent apprécié·es au sein de l'organisation;
- la diversité : les gestionnaires sont aussi divers·es que l'ensemble de la main-d'œuvre.
Depending on the local regulatory environment, organizations may also be able to conduct voluntary and anonymous surveys on the types of candidates applying to job postings. This is another great way to understand if the DEI objectives for the hiring process are working.
