Le fait de rémunérer des travailleurs externes entraîne des risques plus importants pour l'entreprise en matière de conformité légale, de taux et de budgétisation du programme de rémunération du personnel externe. Pour atténuer ces risques liés à la paie, les entreprises doivent gérer leurs effectifs en tenant compte des questions liées au co-emploi, à la conformité, à la stabilité financière, etc.

Alors que le monde et le lieu de travail continuent d'évoluer, les entreprises à l'échelle mondiale se tournent de plus en plus vers la flexibilité de la main-d'œuvre externe afin de trouver des moyens innovants de réaliser des économies, d'accroître l'efficacité de l'entreprise et d'être compétitives dans l'économie d'aujourd'hui. L'engagement de travailleurs externes, tels que les entrepreneurs indépendants, est une stratégie très prisée par les entreprises pour atteindre leurs objectifs.

La main-d'œuvre externe continue d'augmenter

En fait, le cabinet d'études Gartner a constaté que 32 % des organisations sont le remplacement de salariés à temps plein avec des entrepreneurs indépendants afin de réduire les coûts.

Cependant, si le personnel externe présente de nombreux avantages, il comporte également des risques accrus dans le cadre du programme de rémunération du personnel externe d'une entreprise. 

Qu'est-ce que la paie des travailleurs atypiques ?

Il y a quelques idées fausses  à propos de la gestion des salaires des travailleurs externes. La paie des travailleurs externes est un service géré par lequel une organisation peut externaliser toutes les fonctions liées à la gestion des travailleurs externes qu'elle emploie directement, afin de réduire les risques, d'optimiser les processus de gestion et de réduire les coûts. Ce programme de paie est distinct du programme de paie des employés traditionnels.

Quelles sont les fonctions d'un prestataire de services de paie pour travailleurs occasionnels ?

Un prestataire de services de paie pour travailleurs occasionnels doit fournir une infrastructure dédiée à la gestion des contrats de paie (composée de membres clés de l'équipe, de processus et de technologies) afin de garantir la conformité (politiques réglementaires et politiques du client), la normalisation des processus et le service à la clientèle pour chaque contrat individuel. Un prestataire de services de paie doit remplir les fonctions suivantes :

- Classification
- Vérification des antécédents des entrepreneurs indépendants
- Négociation de contrats avec des entrepreneurs indépendants, négociation et réduction des tarifs
- Suivi du temps, paiement des contrats et facturation des clients
- Responsabilité en matière de ressources humaines
- Résiliations de contrats
- Gestion des documents
- Prêt pour l'audit
- Rapports

Tout en remplissant ces fonctions, un prestataire de services de paie pour personnel externe doit mettre en place un programme qui tient ses promesses.

- Des mesures complètes de gestion des risques et d'application de la conformité, appliquées de manière cohérente dans l'ensemble du programme. 

- Économies en termes de coûts et avantages en termes de coûts indirects grâce à l'efficacité des programmes et à l'externalisation.

- Une grande transparence pour améliorer le contrôle de la gestion des entreprises.

La paie de la main-d'œuvre contractuelle : Ce que vous devez savoir

Le recours aux travailleurs externes ne cesse d'augmenter, tout comme les nombreux risques associés à leur rémunération. Or, le risque est l'un des aspects les plus discutés, mais les moins bien compris de la gestion du personnel externe.

La mise en place d'un cadre pour une gestion efficace des risques liés à la paie nécessite une coopération solide entre les équipes RH, juridiques et d'approvisionnement d'une organisation, ainsi qu'une formation et un soutien aux gestionnaires de recrutement et à la direction.

Comprendre les risques liés à la rémunération des travailleurs occasionnels

Quand déterminant Qu'une personne soit un employé à temps plein ou un entrepreneur indépendant, l'Internal Revenue Service (IRS) a imposé aux employeurs de prouver le type de relation commerciale qui existe. Cette décision aura un impact sur vos programmes et votre personnel.

Une gestion efficace des risques commence par l'adoption d'un langage commun concernant chaque risque auquel l'employeur est confronté lorsqu'il engage et rémunère des collaborateurs externes. Vous trouverez ci-dessous un bref aperçu de la terminologie relative au personnel externe en ce qui concerne les risques spécifiques aux salaires auxquels les entreprises sont confrontées :

Identification

L'engagement d'entrepreneurs indépendants comporte également des risques liés au coemploi involontaire et à la classification erronée des relations. Pour déterminer si un travailleur est un salarié ou un travailleur occasionnel, il convient de prendre en compte les éléments suivants dépend de l'existence ou non d'une relation "employeur-employé" entre le payeur et le bénéficiaire. Les deux facteurs clés qui interviennent dans cette détermination sont le degré de contrôle et d'indépendance dans la relation.

Plus précisément, les travailleurs occasionnels sont des travailleurs indépendants, tandis que les salariés travaillent pour l'entreprise.

Classification erronée

Il y a classification erronée lorsqu'une entreprise identifie de manière incorrecte la relation qui existe entre elle et le travailleur externe. Cette grave erreur peut entraîner de lourdes pénalités pour l'entreprise et des arriérés de paiement pour le travailleur. La plupart des entreprises se concentrent exclusivement sur la classification 1099 ou entrepreneur indépendant ; cependant, il existe d'autres facteurs importants de classification tels que l'éligibilité aux heures supplémentaires (classification Fair Labor Standards Act (FLSA)) et la classification du poste pour la couverture de l'indemnisation des accidents du travail.

Conformité aux normes d'emploi

Ce risque survient lorsqu'une organisation est évaluée sur la base de son non-respect des obligations en matière de normes d'emploi. Si l'entreprise est considérée comme l'employeur officiel de son (ses) travailleur(s) externe(s), des amendes et d'autres sanctions peuvent être appliquées, et le sont souvent.

Les risques spécifiques et la responsabilité varient en fonction de la législation fédérale et étatique applicable, mais le respect des charges sociales, le respect des heures supplémentaires et la responsabilité des indemnités de licenciement sont des questions brûlantes qui requièrent une attention particulière. Cela est d'autant plus vrai que l'on assiste depuis peu à l'apparition d'obligations d'"employeurs conjoints" entre les clients et leurs fournisseurs. Il est important de noter que nombre de ces questions recoupent les obligations qu'une entreprise gère déjà avec son propre personnel. Cela vaut en particulier pour les questions liées à la responsabilité du fait d'autrui à l'égard de son personnel contractuel, ou pour les interactions problématiques entre son personnel et celui de ses sous-traitants.

Irrégularités financières

Le volume de transactions élevé et répétitif de la plupart des relations de travail occasionnel les rend vulnérables à de nombreuses irrégularités financières. Il peut s'agir d'erreurs accidentelles de double facturation, d'un gonflement plus calculé des factures ou de schémas de surfacturation avec ces types de travailleurs. Les contrôles financiers réguliers d'une organisation jouent un rôle important dans la gestion des risques et des effectifs. Lorsqu'il s'agit de main-d'œuvre externe, le contrôle des nombreuses influences peut s'avérer difficile et nécessite des compétences spécialisées pour une gestion efficace.

Indemnisation en cas de coemploi

Le risque de co-emploi est le terme utilisé pour désigner les situations dans lesquelles deux ou plusieurs organisations exercent un certain contrôle sur un travailleur temporaire et sont donc considérées comme ayant des obligations d'employeur à l'égard de l'employé. Ce risque existe souvent lorsque les organisations utilisent du personnel mis à disposition par des tiers.

Ce concept est compris dans le terme juridique de "co-employeur" et peut survenir dans diverses situations, y compris une classification erronée du lien juridique avec les travailleurs temporaires, ainsi que des situations impliquant le personnel affecté (employés) d'une agence de travail temporaire ou de recrutement où le client contrôle des aspects significatifs de leur travail.

Les obligations potentielles qui découlent de cette situation peuvent inclure des versements statutaires (tels que l'impôt sur le revenu), la responsabilité des obligations en matière de sécurité sur le lieu de travail, le paiement des droits des employés (tels que les indemnités de maladie, les congés payés et/ou les heures supplémentaires), ainsi que les indemnités de licenciement et d'autres éléments. Les facteurs de risque spécifiques de la responsabilité du co-emploi dépendent des faits relatifs à une relation de travail donnée et des pratiques du fournisseur d'une entreprise, évalués dans le contexte de la législation fédérale et/ou étatique applicable (FLSA, NLRB, EEOC, FMLA et OFCCP sont tous potentiellement applicables).

Impôts et versements gouvernementaux

Les travailleurs temporaires ne sont pas des employés ; par conséquent, les employeurs ne sont pas responsables de la retenue, de la collecte ou du paiement des impôts de l'entrepreneur indépendant, ni d'aucun autre paiement. Ces types de travailleurs n'ont pas non plus droit à l'indemnisation des accidents du travail.

Atténuer les risques avec un fournisseur partenaire de confiance

De nombreuses entreprises choisissent d'externaliser leurs responsabilités d'employeur, comme la gestion des salaires des travailleurs externes, auprès d'un fournisseur de confiance, comme une agence de recrutement ou un fournisseur de services gérés (MSP), qui se chargera de la gestion des salaires des travailleurs ainsi que de l'assistance et de la formation des travailleurs externes. technologie de la paie pendant la durée de l'affectation du travailleur.

Outre la gestion des salaires, l'agence de recrutement ou le MSP identifiera et mettra en œuvre des mesures internes pour protéger l'organisation contre les risques graves associés à la main-d'œuvre externe si elle est jugée non conforme. Les sanctions pour les entreprises qui ne respectent pas les règles sont sévères et se traduisent généralement par des amendes, des pénalités et une image négative de l'employeur. 

Réaliser des économies

Cependant, de nombreuses entreprises pensent qu'il est préférable de laisser leurs propres services de ressources humaines et de comptabilité s'occuper de la paie des travailleurs indépendants plutôt que de faire appel aux services d'une agence de recrutement ou d'un prestataire de services de gestion de personnel. Pourtant, les statistiques sur la paie ne sont pas d'accord : les entreprises qui externalisent la paie de leurs sous-traitants économisent 18 % sur les coûts par rapport aux organisations qui s'occupent elles-mêmes de la paie de ces travailleurs.  

L'externalisation de la gestion des salaires des collaborateurs externes auprès d'une agence de recrutement ou d'un MSP permet non seulement d'accéder aux technologies et à l'expertise nécessaires pour réduire les coûts globaux et les risques liés à la gestion d'un programme de personnel externe et de gestion des salaires, mais aussi de libérer du temps pour que les employeurs puissent se concentrer sur les objectifs fondamentaux de leur entreprise.

En fonction de vos besoins en matière de paie du personnel externe, différentes options s'offrent aux employeurs, mais aucun scénario n'est totalement exempt de risques. Quel que soit le modèle choisi par votre entreprise, il est essentiel de connaître les avantages et les risques associés à chacun d'entre eux.

Réalisation d'une évaluation de la maturité de la paie des entrepreneurs 

L'évaluation de la maturité de votre programme de paie des sous-traitants est essentielle pour déterminer si votre organisation possède les attributs d'intégration, de gestion des taux, de gestion des travailleurs et de valeur ajoutée nécessaires pour garantir l'atténuation des risques et l'amélioration de la qualité de vie des travailleurs. vraiment réaliser des économies.

Nous vous invitons à procéder à une évaluation gratuite de la maturité de la paie des entrepreneurs ci-dessous. Vous recevrez un retour d'information sur le niveau de maturité de votre programme et des recommandations pour l'améliorer.

{{cta(‘b449fff2-5d5a-440e-a882-1f933283f844′,’justifycenter’)}}