La pandémie du COVID-19 a eu des répercussions sur le monde entier. Les entreprises doivent repenser à leurs plans stratégiques, et particulièrement à la façon dont elles gèrent leurs employés. Dans un monde où la pénurie de main-d'œuvre est une problématique importante, quelles stratégies les entreprises pourront-elles mettre en place pour fidéliser leur main-d'œuvre? Beaucoup d'entre elles ont instauré le travail à distance, communément appelé "télétravail", en réponse à la pandémie. Le virus de la COVID-19 oblige les organisations à réfléchir sur des façons pour intégrer leurs nouveaux employés à distance, ce qui peut représenter un défi important. La question qui se pose est la suivante : comment réussir l'intégration des nouveaux employés qui travailleront à distance? Nous croyons que les entreprises doivent, entre autres, miser sur des séances d'accueil, des activités sociales, et des rencontres hebdomadaires afin d'intégrer leurs nouveaux employés.
En premier lieu, la séance d'accueil est primordiale. Elle constitue une des premières impressions que se font les nouveaux employés. La séance d'accueil a un impact direct sur la fidélisation des nouvelles recrues. La première journée de travail, l'employé s'attend normalement à recevoir tous les éléments nécessaires pour débuter son nouvel emploi, tels que les différentes politiques de l’entreprise, les informations pour accéder à son courriel ou toute autre plateforme, le guide de l'employé et le manuel de formation, etc. En télétravail, cela peut facilement se faire de manière électronique. Aussi, il est important de s'assurer que le nouvel employé ait en sa possession tout le matériel nécessaire pour effectuer ses tâches. Ensuite, la personne responsable de l'accueil devrait organiser une rencontre afin de présenter le nouvel employé au reste de l'équipe, par vidéoconférence si nécessaire. Cela donne l'opportunité au nouvel employé de se présenter, de comprendre le rôle de chacun et d'identifier les personnes-ressources en cas de besoin.
Ensuite, il est important d’offrir des activités sociales de façon bimensuelle, et ce même à distance. Cela permettra aux nouveaux employés de s’intégrer plus facilement à l'équipe, de parler avec les autres membres et de renforcer un sentiment d'appartenance à l'entreprise. Aussi, en période de pandémie, alors que la majorité des gens sont confinés et ont coupé les liens sociaux, les activités et échanges favoriseront le bien-être psychologique de l’employé. Un employé heureux est un employé productif; l’entreprise et l'employé en sortiront gagnants. Nous proposons d'organiser des activités telles que des 5 à 7 virtuels, des jeux interactifs (par exemple, Kahoot, Bingo, Pictionary, etc.), des activités de " Team Building " ou des discussions sur une thématique choisie à l'avance.
Une autre solution très intéressante pour l'intégration des employés en période de pandémie est de prévoir une rencontre hebdomadaire entre supérieurs immédiats et employés. La rencontre sera une occasion pour l'employeur de faire un suivi avec l'employé au sujet de ses préoccupations ou des difficultés rencontrées. Pour les plus petites équipes, l'entreprise pourrait utiliser les différentes applications de vidéoconférences ou simplement des appels téléphoniques, selon la préférence. Pour les plus grosses équipes, il existe des applications disponibles en ligne qui permettent de réaliser des sondages auprès des employés, tels que OfficeVibe. L'application évalue et améliore la participation des employés. Les réponses sont anonymes, ce qui crée un espace sûr dans lequel chaque individu est libre de partager son opinion, dans le but d'améliorer l'environnement de travail.
Il serait aussi pertinent de réserver une période chaque semaine dans le but de faire bouger l'équipe immédiate avec des étirements ou une petite activité physique. Cette activité serait compatible avec les applications de vidéoconférences et devrait être en dehors des pauses personnelles. Bien évidemment, il ne devrait y avoir aucune discussion au sujet du travail. Cette période servirait à créer des liens entre les collègues et surtout de s'assurer que les employés ont un petit moment de la journée consacrée à bouger, et ainsi réduire les effets néfastes de la pandémie sur la santé, physique et mentale.
Une entreprise qui a un faible taux de roulement de personnel, réalise bien que l'engagement des employés est complexe et va bien au-delà des avantages sociaux. C’est aussi une question d'être à l'écoute de ses employés et de leur venir en aide en cas de besoin. Il importe que les nouveaux employés s'imprègnent de la culture de l'entreprise. Le but ultime est de créer un sentiment d'appartenance et que l’entreprise devienne un employeur de choix, même en contexte d’une pandémie et du télétravail. L'exposition à cette culture donne l'occasion à l'employé de bien comprendre son travail, la vision de l'entreprise et la dynamique de l'équipe.
