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Quels sont les avantages d'un système de gestion des fournisseurs ?

A Système de gestion des fournisseurs (VMS) est une application logicielle basée sur le cloud qui facilite le processus d'acquisition et de gestion du personnel externe. Les employeurs qui investissent dans Technologie VMS  rationalisera les performances des fournisseurs afin de mieux gérer les coûts de main-d'œuvre, de maximiser la productivité, de garantir la conformité et d'accroître l'efficacité.. Un système de gestion des fournisseurs est également essentiel pour parvenir à une gestion totale des talents dans l'ensemble de l'organisation.

Alors que le besoin de flexibilité continue de guider les décisions des entreprises dans le monde entier, les employeurs complètent plus que jamais leurs modèles d'emploi traditionnels avec des travailleurs occasionnels.

Cependant, les départements des ressources humaines et des achats des entreprises ne sont généralement pas équipés pour relever les défis uniques liés à l'engagement de talents externes et à la gestion des centaines de fournisseurs impliqués dans la gestion de la main-d'œuvre. En fait, l'étude 2018 Human Capital Trends de Deloitte rapport constate que 84 % des organisations ne disposent pas de politiques et de pratiques établies pour gérer une main-d'œuvre mixte. Et les employeurs manquent des occasions de tirer parti des capacités humaines et de la technologie pour accéder aux types de meilleurs travailleurs des données qui feront progresser l'entreprise. 

Qu'est-ce qu'un vendeur ?

Les fournisseurs sont les personnes et les organisations qui fournissent des biens ou des services à une autre entreprise. Souvent, les employeurs font appel à des centaines de fournisseurs et chacun d'entre eux a son propre processus opérationnel, son propre taux de rémunération et son propre point de contact, ce qui ajoute encore à la complexité de la gestion des effectifs.

Par conséquent, l'une des erreurs les plus courantes commises par les employeurs consiste à mal gérer leurs fournisseurs, ce qui se traduit par des paiements excessifs pour des biens et des services, ainsi que par l'absence de visibilité sur les coûts cachés de leur programme actuel.

Qu'est-ce que la gestion des fournisseurs ?

Les fournisseurs sont les personnes et les entreprises qui fournissent des biens et des services à votre organisation. Il est probable que votre entreprise travaille avec des centaines de fournisseurs différents, dont les taux de rémunération, les conditions contractuelles et les points de contact varient.

Bien entendu, cela peut s'avérer complexe. Si vous ne gérez pas correctement ces fournisseurs, vous risquez de constater que votre organisation paie trop cher les biens et les services et perd de l'argent en raison d'une série de coûts cachés. 

Pourquoi la gestion des fournisseurs est-elle importante ?

Pour rester compétitive et gérer efficacement sa main-d'œuvre traditionnelle et occasionnelle, une entreprise doit impérativement investir dans des solutions technologiques telles qu'un système de gestion des fournisseurs (VMS) afin d'assurer une meilleure gestion.

Pour bénéficier des avantages offerts par un système de gestion des fournisseurs, les RH et les achats doivent d'abord favoriser la collaboration et la communication afin de promouvoir les types de stratégies interfonctionnelles qui créent une plus grande visibilité, un accès aux données et un contrôle renforcé.

Casser les silos : les RH, les achats et un système de gestion des fournisseurs

Alors que les ressources humaines suivront des indicateurs de performance tels que l'engagement et la fidélisation des fournisseurs, les indicateurs de performance des achats se concentreront sur des indicateurs de performance tels que le coût des fournisseurs et le risque lié aux fournisseurs. Il est donc essentiel que chaque fonction identifie et adopte un objectif commercial commun.

Cela signifie qu'il faut décloisonner les départements pour comprendre ce qui motive l'autre fonction de l'entreprise et les objectifs qu'elle doit atteindre. Comprendre les besoins des deux fonctions de l'entreprise et relier les priorités encourage chacune d'entre elles à travailler pour atteindre leur objectif commun de performance : combler les déficits de compétences avec des travailleurs de haute qualité de la manière la plus rentable possible.

Que fait un système de gestion des fournisseurs ?

Un système de gestion des fournisseurs peut apporter la transparence dont les départements des ressources humaines et des achats ont besoin pour s'assurer que leur entreprise engage et gère avec succès les travailleurs externes avec les mêmes processus, protocoles et efficacités dans l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement de l'entreprise.

Grâce à une véritable collaboration entre les fonctions Ressources humaines et Achats, et à la mise en œuvre d'un système de gestion des fournisseurs adapté, les chefs d'entreprise peuvent maximiser la valeur de tous les engagements avec les fournisseurs de services et les performances tout au long du processus de la chaîne d'approvisionnement en talents.

Avantages du système de gestion des fournisseurs

Les systèmes de gestion des fournisseurs aideront les employeurs à obtenir une meilleure visibilité sur l'ensemble de leur programme de travailleurs externes tout en gérant les performances des fournisseurs, en améliorant l'efficacité du programme et en réduisant les risques grâce au respect de la conformité. Les systèmes de gestion des fournisseurs aideront également les employeurs à

Réduire les coûts

L'un des principaux avantages de la gestion des fournisseurs est la réduction des coûts, et la gestion des fournisseurs à partir d'un centre de données central permet aux employeurs de réduire leurs coûts de plusieurs façons. Les informations évaluées dans le cadre de la technologie VMS permettent aux employeurs de :

- Exploitez les viviers de talents déjà présents dans le système, ce qui permet d'économiser des frais de recrutement supplémentaires et de réduire le temps nécessaire à l'embauche,

- Mieux gérer la paie et repérer les erreurs dans le paiement des heures supplémentaires et les taux plus élevés que d'habitude,

- Fournir des informations sur les grilles tarifaires afin que les employeurs puissent prendre des décisions d'embauche mieux fondées sur les données.

Améliorer la visibilité des effectifs

Les systèmes de gestion des fournisseurs permettent aux organisations d'obtenir facilement une transparence totale sur leur personnel. Les informations contenues dans un système de gestion des fournisseurs permettent aux employeurs de savoir qui travaille pour eux, où les travailleurs effectuent le travail et quel est le processus nécessaire à l'exécution du travail. Ces informations permettent aux employeurs de connaître la valeur de chaque ressource, ce qui, en fin de compte, permet de réaliser des économies, d'améliorer les performances des travailleurs et d'atténuer les risques en renforçant la conformité.

Automatiser et rationaliser les processus

Une solution de gestion des fournisseurs guidera les utilisateurs étape par étape à travers chaque processus associé à l'acquisition de ressources externes. De la création d'une demande d'achat à l'externalisation, le logiciel de gestion des fournisseurs accomplit chaque tâche et processus de manière transparente. L'automatisation éliminant les responsabilités administratives fastidieuses, les organisations peuvent gagner du temps et de l'argent avec les fournisseurs.

Assurer un suivi précis des candidats

Les systèmes de gestion des fournisseurs sont dotés de puissantes capacités de suivi des candidats qui permettent de créer un processus d'embauche plus efficace dans tous les secteurs d'une organisation. Grâce à l'automatisation des tâches administratives liées à l'intégration, à la désinsertion et à toutes les tâches intermédiaires, les employeurs ont accès à toutes les informations relatives à l'embauche et peuvent rejeter ou accepter n'importe quelle information dans les flux de travail.

Rapports et analyses

Un système de gestion des fournisseurs permet aux entreprises de recueillir des données complètes sur leurs collaborateurs externes et leur programme. Les employeurs ont accès à des données qui leur permettent d'évaluer avec précision les coûts, les délais d'engagement, la qualité et la quantité des candidats, ainsi que l'exposition de l'entreprise aux risques. Ces rapports axés sur les données permettent aux entreprises d'évaluer leurs chiffres par rapport à la concurrence et au secteur.

Les capacités d'analyse des systèmes de gestion des fournisseurs permettent aux organisations de prendre de meilleures décisions à l'échelle de l'entreprise. Un système de gestion des fournisseurs donne aux utilisateurs un accès direct aux informations qui permettent aux employeurs d'évaluer le succès de leurs programmes et de procéder à des ajustements en conséquence.

Processus efficaces et conformité

Un système de gestion des fournisseurs garantit la cohérence des processus et des procédures dans tous les services et sites d'une entreprise, même si les programmes de travailleurs externes sont gérés de manière indépendante. Cette capacité permet non seulement d'établir une approche standard de la gestion, mais aussi de garantir la conformité des organisations avec la législation locale.

Intégration des fournisseurs

Grâce à un VMS, les organisations peuvent suivre des indicateurs de performance prédéfinis pendant la durée du (des) contrat(s) passé(s) avec les fournisseurs. Cela permet aux employeurs d'avoir une meilleure visibilité sur leurs relations avec les fournisseurs et de mieux contrôler la sélection de ces derniers. Une solution de gestion des fournisseurs qui s'intègre à un VMS permet aux employeurs d'avoir confiance dans la qualité des services fournis.

Des relations plus étroites avec les fournisseurs

Les relations que les employeurs entretiennent avec les fournisseurs sont tout aussi importantes que les performances de ces derniers, et les employeurs doivent constamment s'efforcer de renforcer ces relations. Un VMS permet de suivre les performances des fournisseurs, mais aussi de consolider les relations avec ces partenaires externes. Grâce à une gestion efficace des fournisseurs, les chefs d'entreprise peuvent créer des processus mutuellement bénéfiques qui instaurent la confiance et la loyauté nécessaires pour que les meilleurs fournisseurs fassent partie de la chaîne d'approvisionnement en talents de l'organisation.

Une plus grande efficacité administrative

Si la performance des fournisseurs est un avantage important d'un VMS, d'autres avantages de la gestion des fournisseurs incluent une plus grande efficacité administrative. En tant que centre de données et d'enregistrement des fournisseurs, le VMS permet d'éliminer la duplication des données, de réduire les coûts administratifs et les erreurs de bureau, tout en garantissant la conformité et l'amélioration des pratiques commerciales. La technologie VMS aidera également les employeurs à mieux gérer les relations avec leurs fournisseurs en garantissant une efficacité et une conformité accrues.

Diminution du délai d'embauche

Le délai d'embauche est l'un des indicateurs les plus importants pour les recruteurs et les responsables de recrutement. La technologie VMS permet aux employeurs d'accéder à des solutions de sourcing automatisées qui leur permettent de trouver des talents rapidement et efficacement. Cela permet non seulement de réduire le délai d'embauche, mais aussi d'améliorer l'expérience des candidats.

La technologie VMS permet aux employeurs de contrôler leur personnel tout en contribuant à la gestion totale des talents dans une économie mondiale et numérique.

Vous souhaitez approfondir vos connaissances sur les systèmes de gestion des fournisseurs ?

Téléchargez notre étude de cas gratuite pour savoir comment la technologie VMS de Procom a permis à un client partenaire d'économiser sur les coûts du personnel externe et plus encore.

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