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Qu'est-ce qu'un système de gestion des fournisseurs ?

Qu'est-ce qu'un système de gestion des fournisseurs ?

Un système de gestion des fournisseurs (VMS) est une application logicielle, généralement basée sur le cloud, qui permet de faciliter le processus d'acquisition et de gestion des travailleurs externes. gestion du personnel externe. Un VMS automatise et rationalise la recherche, l'engagement, la gestion et le paiement des travailleurs occasionnels qui sont recrutés directement par une entreprise ou par un fournisseur de services gérés (MSP), comme une agence de recrutement.

Grâce à la réserve mondiale de talents d'aujourd'hui, les entreprises ont accès à des travailleurs du savoir dans le monde entier, basés numériquement et à distance, prêts à mener à bien des projets ou à remplir des fonctions, et les entreprises qui puisent dans la réserve de talents externes bénéficient de la flexibilité nécessaire pour adapter leurs ressources dans un monde du travail incertain.

Pour de nombreuses organisations, l'une des réponses aux nombreuses complexités de la gestion du personnel externe est la mise en place d'un système de gestion du personnel externe. Système de gestion des fournisseurs.

Comment un VMS peut-il optimiser la gestion du personnel externe ?

Les chefs d'entreprise admettent qu'ils ne savent pas très bien qui travaille pour eux. Un récent sondage étude réalisée par Oxford Economics et Fieldglass, révèle que seuls 40 à 47 % des dirigeants d'entreprise se considèrent "très bien informés" sur la conformité, les responsabilités des travailleurs occasionnels, la durée du contrat, la qualité du travail, les effectifs et l'accès aux installations.

De même, un schéma familier se dessine chez les professionnels de l'approvisionnement - la même étude révèle qu'un peu plus de la moitié des cadres interrogés (53 %) sont "très bien informés" des responsabilités des prestataires de services, et encore moins de la durée du travail, de l'accès aux installations, aux systèmes et aux informations confidentielles, de la qualité du travail, des progrès réalisés par rapport aux étapes et/ou aux résultats attendus, et de la conformité aux licences et certifications.

Un outil VMS aidera les employeurs à obtenir une meilleure visibilité sur l'ensemble de leur programme de travailleurs externes, tout en réalisant des économies, en améliorant l'efficacité du programme et en renforçant la conformité.

Pourquoi les organisations utilisent-elles des systèmes de gestion des fournisseurs ?

Dans un contexte de main-d'œuvre mondiale de plus en plus complexe, un VMS aidera les employeurs à adopter une approche plus structurée de la gestion de leurs travailleurs externes et à obtenir un meilleur accès aux données des travailleurs externes. Dans le cadre d'un programme de travailleurs externes réussi, une solution VMS est essentielle pour assurer la visibilité des personnes qui travaillent pour vous.

Un VMS permettra aux entreprises d'adopter une approche plus organisée et systématique de la gestion de leur personnel externe. Cependant, bien qu'un personnel externe s'accompagne indéniablement d'une plus grande flexibilité, il n'en reste pas moins qu'un VMS est un outil de gestion des ressources humaines. de nombreux avantages Chaque type de travailleur occasionnel s'accompagne de son propre ensemble d'obligations légales et fiscales - et de lourdes pénalités si l'employeur ne s'y conforme pas.

Mesurer la performance avec le logiciel de gestion des fournisseurs

Un VMS peut également intégrer la gestion des fournisseurs. Grâce à un VMS, les organisations peuvent suivre et gérer des indicateurs de performance prédéfinis pendant toute la durée de leurs contrats. Cela permet aux employeurs d'avoir une meilleure visibilité sur leurs relations avec les fournisseurs et de mieux contrôler leur sélection. Une solution de gestion des fournisseurs qui s'intègre à un VMS peut donner aux employeurs confiance dans la qualité des services fournis.

Comment votre VMS peut-il déterminer si les fournisseurs répondent aux attentes et aux objectifs de l'entreprise ? Votre stratégie VMS doit comprendre des indicateurs clés de performance (ICP) qui sont essentiels pour mesurer l'efficacité de votre logiciel de gestion des fournisseurs.

Pour évaluer la performance des fournisseurs, les ICP doivent être propres à votre organisation et à vos objectifs commerciaux. Toutefois, les indicateurs ci-dessous sont un exemple de moyens quantitatifs et qualitatifs de mesurer la performance des fournisseurs.

Gestion des coûts

Un VMS offre aux employeurs une meilleure visibilité des coûts, ce qui leur permet de mieux contrôler l'argent dépensé.

Gestion des relations

Entretenez-vous des relations solides et transparentes avec vos fournisseurs ? Avez-vous l'impression que vos fournisseurs s'engagent à atteindre les objectifs commerciaux de votre organisation ? Vos fournisseurs disposent-ils des technologies les plus récentes pour mieux gérer vos besoins en matière de personnel et d'approvisionnement ?

Qualité

Vos fournisseurs sont-ils des experts dans leur domaine ? Il est important de mesurer l'expertise, la précision et la conformité du personnel de vos fournisseurs.

Réponse

Vos fournisseurs fournissent-ils leurs services à temps et avec précision ? Quel est leur temps de réponse aux problèmes et/ou aux urgences ? Il est important de mesurer ces indicateurs clés de performance du service à la clientèle.

Risque

Les indicateurs de performance de votre VMS doivent également évaluer les risques financiers, opérationnels, de conformité et de sécurité des données.

Quels sont les avantages d'un système de gestion des fournisseurs ?

Les systèmes de gestion des fournisseurs aideront les employeurs à obtenir une meilleure visibilité sur l'ensemble de leur programme de travailleurs externes tout en réalisant des économies, en améliorant l'efficacité du programme et en renforçant la conformité. Les systèmes de gestion des fournisseurs aideront également les employeurs à

Améliorer la visibilité des effectifs

Les systèmes de gestion des fournisseurs permettent aux entreprises d'avoir une visibilité totale sur leur programme de travailleurs externes. Cela permet de maximiser les économies, d'améliorer les performances des travailleurs et d'assurer la conformité.

Automatiser et rationaliser les processus

Une solution VMS guidera les utilisateurs étape par étape à travers chaque processus associé à l'acquisition de ressources externes. De la création d'une demande d'achat à l'externalisation, le logiciel de gestion des fournisseurs accomplit chaque tâche de manière transparente. L'automatisation éliminant les responsabilités administratives fastidieuses, les organisations peuvent gagner du temps et de l'argent.

Assurer un suivi précis des candidats

Les systèmes de gestion des fournisseurs sont dotés de puissantes capacités de suivi des candidats qui permettent de créer un processus d'embauche plus efficace dans tous les secteurs d'une organisation. Grâce à l'automatisation des tâches administratives liées à l'intégration, à la désinsertion et à toutes les tâches intermédiaires, les employeurs ont accès à toutes les données relatives à l'embauche et peuvent rejeter ou accepter n'importe quel élément des flux de travail.

Rapports et analyses

Un système de gestion des fournisseurs permet aux entreprises de recueillir des données complètes sur leurs travailleurs externes et leur programme. Les employeurs ont accès à des données qui leur permettent d'évaluer avec précision les coûts, les délais d'engagement, la qualité et la quantité des candidats, ainsi que l'exposition de l'entreprise aux risques. Ces rapports basés sur des données permettent aux entreprises d'évaluer leurs chiffres par rapport à la concurrence et au secteur.

Les capacités de données et d'analyse des systèmes de gestion des fournisseurs permettent aux organisations de prendre de meilleures décisions à l'échelle de l'entreprise. Le système de gestion donne aux utilisateurs un accès direct aux données qui permettent aux employeurs d'évaluer le succès de leurs programmes et de procéder à des ajustements en conséquence.

Processus efficaces et conformité

Un système de gestion des fournisseurs garantit la cohérence des données, des processus et des procédures dans tous les services et sites d'une entreprise, même si les programmes de travailleurs externes sont gérés de manière indépendante. Cette capacité permet non seulement d'établir une approche standard de la gestion, mais aussi de s'assurer que les organisations sont conformes à la législation locale.

Bien faire les choses

Lors de la recherche et de la mise en œuvre d'un système de gestion des fournisseurs, il est important d'obtenir le soutien et l'adhésion des principales parties prenantes de l'organisation. Une fois que la direction est d'accord avec votre stratégie de gestion des fournisseurs, la clé pour soutenir les objectifs de gestion de votre organisation est de planifier, de choisir et de configurer la bonne technologie pour répondre aux besoins de votre entreprise.

Si vous envisagez d'adopter un VMS ou de réévaluer votre système actuel, des changements opérationnels importants peuvent nécessiter une nouvelle solution de gestion pour remodeler votre personnel mixte. Un programme de services gérés (MSP) prendra en charge ces changements technologiques pour l'ensemble du personnel externe. livraison.

Vous souhaitez en savoir plus sur les systèmes de gestion des fournisseurs ?

Téléchargez notre étude de cas gratuite pour savoir comment la technologie VMS de Procom a permis à un client partenaire d'économiser sur les coûts du personnel externe et plus encore.

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