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Quelle est la meilleure option de paie pour les entrepreneurs pré-identifiés ?

Dans le climat concurrentiel actuel, les entreprises ont besoin d'une main-d'œuvre souple, capable de mettre en œuvre des stratégies et d'atteindre les objectifs de l'entreprise de manière rapide et efficace. Cependant, les employeurs doivent également être responsables de la gestion des salaires, des primes et des déductions de leurs travailleurs, et fournir un soutien pendant la durée de la (des) mission(s) d'un travailleur.

Il s'agit d'un processus complexe, qui prend du temps, et il peut être difficile de se tenir au courant des changements fréquents de la législation. Tout oubli entraînera une non-conformité, qui pourrait conduire à de lourdes amendes et à une image négative de l'employeur.

Pour rester conformes et compétitives, les entreprises en pleine croissance passeront généralement d'un "modèle de paiement direct" à un modèle de paiement par des tiers, soit en sélectionnant un fournisseur spécifique, soit en s'adressant de manière informelle à divers fournisseurs.

Mais quel est le meilleur modèle pour intégrer rapidement et à moindre coût des talents qualifiés dans votre personnel externe ? En fonction des besoins de votre entreprise en matière d'acquisition, vous trouverez ci-dessous une liste de modèles de rémunération à prendre en considération :

Payeur direct/non payeur
Niveau de risque : élevé

Certaines entreprises choisissent de gérer en interne leurs contrats avec des travailleurs externes et leurs fonctions de paie, en répartissant les responsabilités sur plusieurs départements - des RH aux achats en passant par la comptabilité/AP - mais ce n'est pas toujours l'approche la plus efficace.

Ce modèle implique que l'entreprise cliente s'occupe directement de tous les aspects de l'engagement, de l'intégration et du paiement de l'entrepreneur, les responsabilités de coordination étant souvent confiées au responsable du recrutement qui engage le travailleur externe.

Comment fonctionne le processus ?
L'entreprise cliente est responsable de la gestion de tous les aspects du processus de paie, y compris :

- L'administration des formulaires d'impôts et de prestations
- Retenues salariales
- Soumission aux agences gouvernementales 

Pourquoi les organisations utiliseraient-elles un modèle de paiement direct ou sans payeur ?
L'organisation peut préférer gérer le processus de paie en interne en raison des économies perçues par rapport à l'embauche d'un prestataire externe.

Ce modèle présente un niveau de risque plus élevé, car les réglementations et les catégories d'employés et de sous-traitants peuvent changer fréquemment. Aucune structure n'est en place pour aider à gérer les coûts de la main-d'œuvre occasionnelle ou pour aborder les questions de conformité ou de gestion des risques spécifiques à ces types de travailleurs. Il peut être difficile pour les professionnels des ressources humaines, très occupés, de se tenir au courant des lois en vigueur, en particulier pour les organisations qui exercent leurs activités dans plusieurs juridictions ou qui emploient des travailleurs exonérés ou non exonérés, saisonniers, contractuels ou à temps partiel. Les amendes imposées par le gouvernement en cas de non-respect de la législation peuvent être importantes et impitoyables.

Programme informel/sémi-structuré d'orientation vers les services de paie
Niveau de risque : Modéré (coûteux)

Ce modèle n'est souvent pas un mandat "officiel" de l'entreprise - au lieu de cela, il implique généralement que les responsables du recrutement envoient le travailleur externe à un fournisseur de personnel agréé existant. Ce processus permet au responsable du recrutement de ne pas avoir à gérer en interne les tâches liées à la conclusion du contrat et à l'intégration dans le système de paie.

Comment fonctionne le processus ?
Les responsables du recrutement choisissent généralement des organisations avec lesquelles ils entretiennent déjà des relations de travail, ce qui simplifie l'intégration et accélère le processus d'embauche.

Pourquoi une organisation utiliserait-elle un programme d'orientation informel/sémi-structuré en matière de paie ?
Le fournisseur de confiance a probablement été intégré dans le processus d'approvisionnement de l'organisation et dispose déjà de tous les accords juridiques nécessaires. Il répond aux exigences de conformité spécifiques à chaque juridiction, telles que la validité des licences d'exploitation, les capacités de versement des impôts, les calendriers de paie, les catégories de salariés ou un aspect particulier du calcul des salaires (assurance, indemnisation des accidents du travail, etc.).

Bien que ce modèle soit généralement plus rapide et plus facile pour les responsables du recrutement, il est difficile pour l'entreprise de suivre et de gérer les dépenses qu'elle consacre au travail externe. De même, l'utilisation de plusieurs fournisseurs de personnel entraîne des incohérences juridiques et de conformité entre les engagements de travail externe, ainsi qu'entre les niveaux de service et la gestion des travailleurs individuels.  

L'organisation n'utilise généralement pas de modèles de tarification structurés ou de taux de rémunération. En outre, l'utilisation de plusieurs fournisseurs rend difficile la négociation de tarifs forfaitaires et/ou préférentiels pour le processus d'embauche, ce qui peut donner lieu à des prix abusifs de la part des fournisseurs.

Payeur unique et dédié
Niveau de risque : Faible 

Ce modèle fait appel à un prestataire de services externalisé unique chargé de gérer l'ensemble du processus de tenue des registres de paie d'une organisation dans toutes les juridictions où cette entreprise emploie des travailleurs.

Comment fonctionne le processus ?
Il représente la décision de l'entreprise de considérer l'embauche et la gestion du personnel externe comme une priorité de l'entreprise, et offre des avantages dans ce domaine :

- Rationalisation des opérations
- Application des procédures d'approbation des dépenses établies
- Cohérence dans la tenue des dossiers grâce à un fournisseur unique
- Obtenir le prix le plus bas possible pour le service 

Pourquoi une organisation ferait-elle appel à un payeur unique et dédié ? 
Ce modèle peut être particulièrement avantageux pour les employeurs qui exercent leurs activités dans plusieurs juridictions nationales ou internationales.

Ce modèle réduit les risques pour l'entreprise en intégrant un point unique de responsabilité et d'audit pour toutes les activités de conformité liées à l'intégration et à la gestion des travailleurs occasionnels et diminue la probabilité de négliger les dossiers de la main-d'œuvre à court terme, contractuelle ou saisonnière et la classification erronée des travailleurs.

Liste de vérification de la DP pour la sélection des fournisseurs de paie des employés contractuels préidentifiés

Tirez-vous le meilleur parti de votre programme de gestion de la paie des entrepreneurs ? Les besoins de chaque organisation sont différents, mais il y a plusieurs éléments cruciaux à garder à l'esprit lors de l'évaluation d'un programme de paie des entrepreneurs. Ces éléments sont les suivants

  • Infrastructure et savoir-faire
  • Gestion des travailleurs
  • INTÉGRATION
  • Gestion des taux

Cependant, il existe d'autres critères moins évidents qui font une grande différence en termes de coût, de conformité et de satisfaction. 

Si vous évaluez un nouveau fournisseur de services de paie pour les entrepreneurs ou si vous souhaitez disposer d'un outil pour déterminer si vous tirez le meilleur parti de votre programme actuel, téléchargez votre liste de contrôle détaillée pour l'appel d'offres concernant un fournisseur de services de paie pré-identifié sélection ci-dessous :

 
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