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Pourquoi avez-vous besoin d'une stratégie en matière de personnel externe ?

Le personnel externe continue de croître, 40 % de la main-d'œuvre américaine étant déjà constituée de travailleurs hautement qualifiés, non permanents, engagés sur la base d'un contrat ou d'un projet. Une stratégie en matière de personnel externe est essentielle pour les employeurs afin de gérer leurs travailleurs externes et de garantir la conformité.

Les employeurs sont réévaluation leurs stratégies en matière de main-d'œuvre - en repensant l'ensemble des chaînes d'approvisionnement et en restructurant les modèles opérationnels afin d'atteindre les objectifs commerciaux immédiats, à court et à long terme.

En fait, un récent rapport publiée par Gartner révèle que 32 % des entreprises remplacent leurs employés traditionnels par des collaborateurs externes afin de réduire leurs coûts. Cependant, bien que la main-d'œuvre externe présente de nombreux avantages indéniables, il n'en reste pas moins qu'elle est un facteur de succès. avantagesBien qu'elle puisse apporter des avantages considérables, notamment une plus grande flexibilité, l'accès à des talents hautement qualifiés et des économies de coûts pour les engagements à court et à long terme, elle s'accompagne également d'un ensemble de défis uniques. 

Les informations ci-dessous aideront votre entreprise à prendre des décisions éclairées lorsqu'il s'agit de planifier une gestion solide du personnel externe.

Réfléchir à votre stratégie en matière de personnel externe


Les employeurs qui n'ont pas mis en place une stratégie de gestion du personnel externe à l'échelle de l'entreprise pour gérer les travailleurs externes et le respect des règles en la matière. ouvrent leurs entreprises à toute une série de défis en matière de responsabilité et de risque. 

Près de la moitié de la main-d'œuvre américaine étant constituée d'entrepreneurs indépendants, il est essentiel que les employeurs revoient leur stratégie de main-d'œuvre et leur approche de la planification afin d'y inclure leur main-d'œuvre flexible.

Si vous êtes en train de réévaluer votre programme de personnel externe, voici quelques questions à se poser pour définir une stratégie efficace en matière de personnel externe :

Comment votre stratégie en matière de travailleurs externes s'articule-t-elle avec votre stratégie en matière de personnel ?

Les entrepreneurs indépendants relèvent-ils du service des achats de votre organisation, qui a l'habitude de traiter avec des tiers, ou l'élément humain des travailleurs externes relève-t-il de la responsabilité du service des ressources humaines ? Qui est responsable de quelle fonction et existe-t-il des politiques en la matière ?

Combien de travailleurs externes compte votre effectif externe ?

Avez-vous une visibilité sur les personnes qui travaillent pour vous ? Si vous ne savez pas combien d'entrepreneurs indépendants font partie de votre programme, pourriez-vous le savoir ? Près de 60 % de ces coûts ne sont pas pris en compte dans la planification financière, les prévisions et les budgets annuels de l'organisation moyenne.

Ce manque de visibilité peut nuire aux objectifs budgétaires et à l'orientation stratégique d'une organisation.

Quel est le montant annuel de vos dépenses en travailleurs externes ?

Les dépenses mondiales en travailleurs externes sont estimées à un peu moins de $300 milliards, mais l'entreprise moyenne ne sait où moins de la moitié de ces sommes sont dépensées. Les travailleurs externes sont généralement gérés par les services des achats et des ressources humaines, et ces services utilisent des processus fragmentés et des pratiques d'embauche incohérentes lorsqu'ils engagent ces travailleurs.

Ces incohérences entraînent un manque de visibilité qui pourrait coûter des milliers, voire des millions, en dépenses imprévues évitables.

Qui est responsable de l'acquisition et de la gestion de vos collaborateurs externes ?

Est-ce la fonction achats ou RH de votre organisation qui est responsable de l'engagement et de la gestion de vos collaborateurs externes ? Si la responsabilité est partagée entre les deux départements, des politiques et des procédures ont-elles été mises en place pour garantir la cohérence ?

Pour que le personnel soit performant et rentable, les RH et les achats doivent favoriser la collaboration et la communication afin de promouvoir les types de stratégies interfonctionnelles qui créent une plus grande visibilité, un meilleur accès aux données et un contrôle renforcé.

Aujourd'hui, plus que jamais, il est essentiel pour les employeurs de comprendre les changements à grande échelle qui affectent la façon dont le monde travaille et d'appliquer ces connaissances à leurs stratégies en matière de main-d'œuvre.

Voici comment commencer à redéfinir votre stratégie en matière de personnel externe :

Obtenir l'adhésion des principales parties prenantes

L'adhésion des principales parties prenantes permet à la direction de remodeler les processus et les politiques entre les départements afin de garantir un programme de gestion efficace et centralisé en un seul endroit.

L'alignement des achats et des ressources humaines permet d'éviter les erreurs administratives et les pratiques d'embauche incohérentes dans l'ensemble de l'entreprise, en veillant à ce que des aspects essentiels tels que la paie et la conformité soient exécutés de manière transparente pour les travailleurs occasionnels.

Faites appel aux services d'un MSP

Si la montée en puissance des talents flexibles présente de nombreux avantages, elle laisse également les employeurs aux prises avec les difficultés liées à la gestion des nombreuses complexités qui accompagnent ces types de travailleurs. Pour y remédier, les entreprises qui s'engagent à adopter une approche plus stratégique de la gestion des talents externes se tournent vers un programme d'infogérance ou un fournisseur de services d'infogérance (MSP), qui constitue une ressource efficace.

Au niveau le plus élémentaire, un MSP aidera une organisation à rationaliser et à gérer facilement l'ensemble de son programme en améliorant l'efficacité, en contrôlant les coûts et en atténuant les lourdes amendes, les pénalités et les atteintes à la réputation associées aux risques de non-conformité. 

Un MSP supervisera la gestion de tous les aspects de l'engagement d'un entrepreneur indépendant, depuis la demande d'emploi initiale jusqu'à l'externalisation.

Automatiser le processus grâce à la technologie appropriée

L'utilisation d'un processus manuel dans votre programme est un moyen sûr de commettre des erreurs coûteuses. Toutefois, les progrès technologiques ont permis aux employeurs d'automatiser plus facilement cette approche.

Un système de gestion des fournisseurs (VMS) est une application logicielle, généralement basée sur le cloud, qui facilite le processus d'engagement et de gestion des travailleurs externes. Un VMS automatise et rationalise la recherche, l'engagement, la gestion et le paiement des travailleurs externes qui proviennent directement d'une organisation ou d'un fournisseur de services gérés (MSP), comme une agence de recrutement.

Cet outil automatisé vous aidera à maximiser votre productivité, à réduire les risques liés à la conformité et à rationaliser vos opérations.

Communiquer les mandats et les modifications des programmes et des politiques

Comme pour de nombreux défis organisationnels, les employeurs doivent comprendre les avantages et les inconvénients du travail externe, puis mettre en place une gestion stricte qui comprend les éléments suivants un programme assorti d'indicateurs de performance clés fondés sur des données. 

Si votre organisation décide de modifier les politiques et les procédures, veillez à en informer les décideurs et les personnes concernées à l'intérieur et à l'extérieur de l'entreprise. Il s'agit notamment de vos équipes de recrutement, des services des achats et des ressources humaines, des fournisseurs et des entrepreneurs indépendants.

Le rôle d'un partenaire de confiance en matière de recrutement

Un partenaire de confiance en matière de recrutement doit s'engager à conseiller les meilleures solutions disponibles pour atteindre les objectifs commerciaux d'une organisation et à fournir des services innovants qui transforment la manière dont ils acquièrent et gèrent les talents.

Un partenaire expérimenté en matière de recrutement travaillera avec une organisation cliente pour aligner ses objectifs commerciaux sur ses stratégies en matière de main-d'œuvre. Pour ce faire, il est à l'écoute des besoins spécifiques de l'organisation et conçoit une solution qui apporte une valeur ajoutée à court et à long terme à l'ensemble de l'organisation.

N'oubliez pas : Le respect des règles est essentiel !

La conformité est également un élément essentiel de toute stratégie de gestion du personnel externe, mais pour de nombreuses entreprises, la conformité des sous-traitants est un processus très confus et compliqué, car les entreprises doivent classer les aspects de la relation avec le travailleur pour garantir la conformité avec les lois fiscales et les lois sur l'emploi correctes. Les entreprises qui s'associent à une agence de recrutement transfèrent la charge de la conformité à l'embauche à cette agence. Il incombe donc à l'agence de recrutement partenaire d'atténuer les risques associés aux entrepreneurs indépendants et de garantir la conformité.

Avec des structures de gestion adéquates, l'engagement de travailleurs externes permet aux employeurs d'accéder aux meilleurs talents de leur secteur, à de nouvelles perspectives, à des travailleurs plus diversifiés et à des possibilités de réduction des coûts qu'une main-d'œuvre moins flexible ne peut pas offrir. Cependant, tant que les employeurs ne mettent pas en place une stratégie à l'échelle de l'entreprise, tous ces avantages peuvent se transformer en risques coûteux.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière de gérer les risques posés par votre programme actuel, téléchargez notre livre blanc gratuit : Une liste de contrôle pour les risques liés aux travailleurs occasionnels :


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