Services d’agent officiel

Un agent officiel est un tiers indépendant qui gère les engagements entre votre organisation et les contractuel·les indépendant·es. Il prend en charge les tâches administratives qui ralentissent souvent les équipes chargées de l’embauche : vérification de la classification correcte de chaque travailleur·se, collecte des formulaires fiscaux, confirmation de la couverture d’assurance et vérification de la conformité de chaque contrat avec les lois et réglementations locales en matière de travail.

Le service AOR de Procom permet d’officialiser cette démarche au sein d’une structure unique. Nous exerçons nos activités dans le cadre d’une entente de service AOR qui définit clairement les responsabilités, ce qui donne à l’entreprise cliente et au·à la contractuel·le l’assurance que chaque mandat est établi en toute conformité. Notre moteur de conformité assure le suivi de toutes les relations avec les contractuel·les, surveille les mises à jour législatives et veille à ce que chaque dossier reste à jour. Ce système est conçu pour les organisations qui accordent de l’importance à la précision, à la transparence et à la surveillance continue de la conformité, sans pour autant sacrifier la rapidité ou le contrôle.

Les fonctions d’AOR et d’employeur officiel (EOR) sont distinctes. Un AOR gère les contractuel·les indépendant·es en toute conformité tout en leur permettant de conserver leur indépendance. Un EOR, en revanche, devient l’employeur légal et assume l’entière responsabilité de la paie, des avantages sociaux et des contrats de travail.

En pratique, cela signifie que l’AOR veille à ce que les contractuel·les soient engagé·es dans le cadre d’une structure appropriée et dans le respect des limites légales. L’EOR assume la responsabilité des obligations liées à l’emploi. Dans le cas des entreprises qui gèrent une main-d’œuvre flexible basée sur des projets, les services AOR offrent un équilibre parfait entre contrôle et conformité. Quant aux postes qui nécessitent un statut d’emploi à long terme, l’EOR est la solution idéale. Procom prend en charge les deux options, aidant ses entreprises clientes à prendre leur décision en fonction des risques, de l’envergure du projet et des lois locales.

Faites appel à un AOR lorsque vous avez besoin de rapidité et de contrôle sans statut d’emploi :

• Vous exercez vos activités dans plusieurs juridictions et devez vous conformer aux réglementations locales.
• Vous voulez un processus d’intégration normalisé que votre entreprise d’embauche peut répéter.
• Vous avez besoin d’aide pour gérer les contrats et les conditions des fournisseur·ses à grande échelle.
• Vous engagez des contractuel·les internationaux·ales et prévoyez une expansion mondiale.

Le service AOR de Procom devient indispensable lorsque la gestion des contractuel·les commence à peser sur les capacités internes. Nous prenons en charge les tâches administratives et les vérifications juridiques nécessaires pour engager des contractuel·les en toute conformité, ce qui permet à vos équipes de se concentrer sur les résultats de l’entreprise. De nombreuses organisations utilisent également un AOR pour normaliser les processus dans l’ensemble des unités d’affaires ou gérer les conditions des fournisseur·ses de façon cohérente. Que vous intensifiiez l’embauche par projet ou que vous consolidiez des programmes régionaux, l’AOR vous offre un cadre clair et reproductible pour une croissance conforme.

La classification des travailleur·ses permet de déterminer si une personne est un·e employé·e ou un·e contractuel·le indépendant·e, et cette décision comporte des responsabilités financières et juridiques réelles. Une classification erronée peut entraîner des pénalités de l’ARC, des audits et des déclarations fiscales rétroactives. Cela a aussi une incidence sur les responsabilités en matière d’avantages sociaux, d’assurance et d’obligations locales en matière d’emploi.

Le processus de classification de Procom applique des critères cohérents à tous les engagements des contractuel·les. Nous examinons la documentation, vérifions les contrats de travail et confirmons que chaque accord est conforme à la législation du travail et aux normes fiscales locales. Notre moteur de conformité assure le suivi de ces renseignements et les conserve tout au long du cycle de vie de l’engagement. Il en résulte une conformité totale, une réduction des risques juridiques et une piste d’audit claire qui protège à la fois l’entreprise qui embauche et le·la contractuel·le.

C’est possible, mais cela exige que votre organisation gère directement tous les détails administratifs et juridiques. Cela comprend la collecte des formulaires fiscaux, la vérification des assurances, la confirmation de la classification, l’assurance de la conformité avec les lois locales et la gestion des déclarations fiscales courantes. Il s’agit d’un processus complexe, en particulier pour les entreprises qui exercent leurs activités à l’international ou qui gèrent un grand nombre de contractuel·les.

En collaborant avec une partenaire AOR établie comme Procom, vous bénéficiez d’une structure, d’une supervision et d’une efficacité accrues. Nous gérons la documentation, les analyses des lois locales et le maintien de la conformité afin que votre équipe n’ait pas à s’en charger. L’entente de service AOR définit clairement les responsabilités et permet de s’assurer que toutes les relations avec les contractuel·les sont gérées selon les mêmes normes. Vous conservez la visibilité et le contrôle pendant que nous nous occupons de la charge administrative.

La plupart des transferts sont effectués en quelques jours, sous réserve de vos procédures internes et de la disponibilité des contractuel·les. Les délais dépendent de la collecte des données, des vérifications des antécédents et des documents fiscaux requis. Nos équipes ont l’habitude de gérer rapidement le placement des contractuel·les sans faire de compromis sur la qualité. Nous veillons à ce que les contractuel·les soient en conformité et prêts à commencer rapidement leur travail. Grâce à un accompagnement dédié et à une communication optimisée, vos contractuel·les peuvent démarrer leurs projets dans les délais impartis, tandis que votre programme reste entièrement conforme dès le premier jour.

Oui. La solution AOR de Procom s’intègre parfaitement à la plupart des systèmes de gestion des fournisseurs (SGF) et des systèmes d’information sur les ressources humaines (SIRH). Cette intégration vous permet de gérer les données des contractuel·les de manière centralisée, ce qui réduit les tâches administratives, améliore la précision des données et simplifie la production de rapports de conformité.

Grâce à MonProcom, notre plateforme sécurisée, nos entreprises clientes bénéficient d’une visibilité totale sur le cycle de vie de chaque mandat : statut d’intégration, contrats de travail, renouvellements et déclarations fiscales. Ce niveau de transparence permet aux équipes des RH, des achats et des finances de gérer efficacement les programmes tout en respectant les lois locales. Ce service est conçu pour offrir à votre équipe clarté et cohérence dans toutes les régions où vous exercez vos activités.

Une fois que vous avez sélectionné un·e contractuel·le, Procom intervient pour gérer tous les détails opérationnels et de conformité. Nous examinons les conditions de l’engagement, vérifions la classification, collectons les documents fiscaux et émettons le contrat de travail ou l’entente de service selon les besoins. Nous veillons aussi à ce que l’entente respecte toutes les lois et normes d’assurance locales.

Nos équipes chargées de la conformité surveillent les changements réglementaires et ajustent les processus afin d’atténuer les risques et de maintenir la conformité dans toutes les juridictions. Vous gardez le contrôle sur le rendement et les résultats du projet, tandis que nous gérons l’infrastructure administrative et juridique qui assure la conformité et le faible risque des relations avec les contractuel·les.

La tarification AOR peut varier en fonction de la taille de votre programme et de la complexité des exigences de votre programme de ressources externes. Procom propose une tarification ouverte et transparente, adaptée aux besoins de votre programme. Nous déterminons aussi les économies possibles et assurons leur réalisation grâce à l’analyse comparative des taux, à la consolidation des fournisseurs et à un processus d’intégration simplifié. En règle générale, nous facturons un montant forfaitaire ou une majoration en pourcentage qui s’ajoute au taux versé au·à la contractuel·le indépendant·e. Parlez à l’un·e de nos expert·es et nous vous fournirons un devis personnalisé en fonction des besoins de votre programme.