Pour gérer avec succès le rendement des ressources externes, il est indispensable de disposer d’indicateurs de rendement clés (IRC) couvrant les coûts, la qualité, l’efficacité, la rétroaction des entreprises clientes et les risques.
L’ancien adage des affaires, que les organisations les plus performantes continuent d’appliquer, dit : « On ne peut pas gérer ce que l’on ne mesure pas ». Au moment d’évaluer le rendement de votre main-d’œuvre occasionnelle, il est crucial de savoir exactement ce que vous devriez mesurer et quels facteurs sont déterminants pour la réussite de votre programme.
Les organisations commettent souvent l’erreur de n’évaluer leur programme de ressources externes qu’en se fondant sur les économies de coûts et la rapidité. Cependant, dans le contexte actuel de pénurie de talents, ces seuls paramètres ne donnent qu’une partie de l’image.
IRC dans vos programmes de gestion des effectifs temporaires
IRC : mesurer la réussite de votre programme de ressources externes
Il est essentiel de savoir exactement ce qu’il faut mesurer et quels sont les facteurs de réussite d’un programme. Si les indicateurs de rendement concernant les économies de coûts et les délais de recrutement sont des paramètres courants que la plupart des entreprises mesurent, la gestion des ressources externes est bien plus complexe.
Il existe de nombreux IRC que les entreprises peuvent utiliser pour suivre et mesurer la réussite. Toutefois, il est impératif que ceux que vous choisissez reflètent directement les objectifs fixés par votre entreprise pour son programme de ressources externes.
Les cinq principaux IRC à mesure dans votre programme de ressources externes
Que vous gériez votre main-d’œuvre occasionnelle en interne ou que votre organisation ait fait appel à un·e prestataire de services gérés pour mettre en œuvre un nouveau programme, voici une liste d’IRC dont vous devriez tenir compte concernant les travailleur·ses et la gestion des effectifs temporaires :
1. Coût
La réduction des coûts est un facteur constant dans la gestion des ressources externes, puisque les organisations classent les dépenses liées à ces ressources parmi les cinq premiers postes de dépenses. Cependant, la gestion des coûts ne se limite pas aux taux de facturation et à la gouvernance, mais englobe le coût total de l’ensemble du programme.
Cela signifie qu’il faut suivre des éléments comme :
- les taux de rémunération concurrentiels pour les candidat·es;
- les prévisions de dépenses;
- le pourcentage de travailleur·ses en conformité avec la grille tarifaire par rapport aux travailleur·ses non conformes;
- l’acquisition et le roulement des talents;
- les outils et les ressources du programme;
- les logiciels;
- la gestion et l’analyse des données;
- les ressources et les fournitures de bureau;
- les risques non maîtrisés et les amendes ou pénalités liées à la non-conformité;
- les tarifs des fournisseur·ses;
- les coûts des heures supplémentaires;
- les frais de conversion.
Les incohérences dans ces domaines entraînent un manque de visibilité qui pourrait coûter à une entreprise des milliers, voire des millions, en dépenses imprévues évitables.
2. Qualité
Cinquante-trois pour cent des organisations considèrent la qualité comme l’un des principaux facteurs de leur programme de ressources contractuelles, et 78 % d’entre elles en font l’une de leurs trois principales préoccupations. En règle générale, ces objectifs peuvent être répartis et mesurés en trois catégories :
i. Activités du programme
L’acquisition et la gestion des talents occasionnels peuvent être un processus à la fois chronophage et très gratifiant. Même pour les organisations dotées d’un programme solide, il est bon de suivre des éléments comme :
Description des postes et taux de soumission
- le nombre de candidatures;
- les talents placés par rapport aux candidat·es rejeté·es;
- le nombre de fois où une description de poste a été réécrite;
- les changements apportés aux sections sur les aptitudes et les compétences;
Rendement du superviseur ou du gestionnaire
- le temps nécessaire pour répondre à la demande;
- le taux de maintien en poste;
- le·la gestionnaire le·la plus apte à repérer et à perfectionner les talents, et ceux·elles qui n’y parviennent pas;
- l’évaluation du gestionnaire.
ii. Services aux talents
Trente-huit pour cent des organisations considèrent la qualité du service comme l’une de leurs trois principales préoccupations. Pourtant, bon nombre d’entre elles ne la mesurent pas encore. La qualité des talents peut être mesurée en effectuant le suivi d’éléments comme :
- la satisfaction des gestionnaires;
- le pourcentage de missions achevées dans les délais et le budget impartis;
- les résiliations anticipées de contrats;
- les prolongations de contrat;
- l’évaluation des travailleur·ses;
- la diversité;
- reprendriez-vous ou utiliseriez-vous de nouveau ce·ette travailleur·se ou le·la recommanderiez-vous pour un autre poste?
iii. Services des fournisseurs
Que votre entreprise gère un programme de travailleur·ses externes depuis des années ou qu’elle ait récemment fait appel à un·e prestataire de services gérés, il est important d’assurer le suivi des facteurs qui contribuent à la réussite du programme. Vous devriez suivre des éléments comme :
- les demandes de renseignements;
- la réactivité;
- le taux de placement;
- le délai d’embauche;
- le taux de correspondance entre le CV et l’offre d’emploi, ainsi qu’entre le CV et le taux d’entrevue;
- la qualité du talent;
- le désengagement des travailleur·ses;
- le pourcentage de candidat·es qui remplissent les documents de préaffectation, qui font l’objet d’une vérification des antécédents, qui subissent des tests de dépistage de drogues et qui remplissent les autres documents exigés;
- l’adhésion à la grille tarifaire;
- les résultats des audits.
3. Efficacité
Pour mesurer l’efficacité de votre programme de ressources externes, vous devez contrôler la rapidité, la précision et le taux de réussite des différents processus et établir la responsabilité des parties concernées. En règle générale, ces parties comprennent : les gestionnaires d’embauche, les fournisseur·ses et les talents.
Gestionnaires d’embauche
- le temps nécessaire pour répondre à la demande;
- le délai de réponse ou d’approbation;
- les évaluations des travailleur·ses : Sont-elles remplies? À quelle fréquence et combien de temps prennent-elles?;
- l’intégration et le départ des travailleur·euses;
Fournisseur·ses
- la qualité et la rapidité de la soumission des candidat·es;
- l’exactitude des compétences des candidat·es;
- l’embauche des candidat·es;
- l’intégration et le départ;
- la conformité;
- la facturation et le paiement;
- les rapports financiers et les transactions;
Talents
- les résiliations anticipées de contrats;
- les prolongations de contrat;
- le pourcentage de mandats achevés dans les délais et le budget impartis;
- le taux de satisfaction des gestionnaires.
4. Risque
Il est essentiel de repérer et d’atténuer les facteurs de risque dans votre programme de travailleur·ses externes afin d’éviter les amendes et les pénalités liées à la non-conformité. Pour assurer la conformité, il est important de suivre des éléments comme :
- la mauvaise classification des travailleur·ses;
- le coemploi;
- le comportement criminel;
- le risque de contrepartie;
- la conformité aux normes de l’employeur;
- le code de conduite;
- les irrégularités financières.
5. Enquêtes de satisfaction
Dans le marché des talents actuel, il est important de mesurer non seulement la satisfaction du gestionnaire d’embauche, mais aussi la satisfaction des fournisseur·ses et, peut-être le plus important, la satisfaction des candidat·es pour assurer un programme de main-d’œuvre occasionnelle de qualité. L’envoi de sondages trimestriels pour mesurer votre indice de recommandation client contribuera également aux efforts d’amélioration continue de votre organisation.
EDI : introduire des mesures et des responsabilités dans votre programme de ressources externes
Pour améliorer les résultats des programmes de main-d’œuvre temporaire, les organisations doivent aller au-delà des coûts et se concentrer sur la planification, la qualité des travailleur·ses et les indicateurs clés tels que les offres d’emploi pourvues, les délais de recrutement et les commentaires des entreprises clientes. Les principales agences de recrutement contribuent à réduire le taux de roulement élevé en fournissant des contractuel·les possédant des compétences spécialisées et ayant fait l’objet d’une vérification complète de leurs antécédents.
Les travailleur·ses compétent·es augmentent la productivité, tandis que les ententes de niveau de service (ENS) favorisent la gestion et le suivi des risques. À mesure que les tendances en matière de main-d’œuvre évoluent, il est essentiel de déterminer quels postes apportent le plus d’avantages à votre équipe.
En obtenant un rendement constant et en harmonisant les talents avec les objectifs professionnels, vous assurez l’efficacité du recrutement et la satisfaction des parties prenantes.
Envisager des sondages volontaires et anonymes
Pour collecter ces données, les organisations peuvent sonder les employé·es internes afin de comprendre l’état actuel de l’organisation. Gartner Research recommande de se concentrer sur les sept facteurs clés suivants :
- le traitement équitable : les travailleur·ses sont reconnu·es et récompensé·es;
- l’intégration des différences : les opinions différentes sont valorisées et respectées;
- la prise de décision : les idées et les propositions sont prises en compte de manière équitable;
- la sécurité psychologique : les travailleur·ses se sentent libres d’exprimer leurs véritables sentiments;
- la confiance : l’organisation communique ouvertement et honnêtement avec les travailleur·ses;
- l’appartenance : les travailleur·ses se sentent apprécié·es au sein de l’organisation;
- la diversité : les gestionnaires sont aussi divers·es que l’ensemble de la main-d’œuvre.
Selon l’environnement réglementaire local, les organisations peuvent aussi mener des sondages volontaires et anonymes sur les types de candidat·es qui postulent aux offres d’emploi. C’est une autre excellente façon de vérifier si les objectifs d’équité, de diversité et d’inclusion (EDI) pour le processus d’embauche sont atteints.
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Pour assurer la réussite à long terme de leur main-d’œuvre temporaire, les organisations doivent aligner leurs IRC sur la gestion de la conformité, la rentabilité et les attentes en matière de rendement. Procom aide les entreprises à réduire leurs coûts, à gagner du temps et à pourvoir leurs postes vacants avec des travailleur·ses hautement compétent·es, qu’il s’agisse d’employé·es à temps plein ou de travailleur·ses temporaires. Que ce soit pour tirer parti de la technologie et des solutions de recrutement direct, de simplifier votre processus d’intégration ou de réduire au minimum les risques, notre système de gestion des fournisseur·ses veille à ce que votre stratégie de dotation en personnel soit mise en œuvre correctement et réponde à vos besoins particuliers.
