Embaucher des expert·es en intégration d’Epic pour remédier à la fragmentation et unifier les systèmes cliniques et opérationnels
La plateforme Epic Systems (« Epic ») est devenue la principale plateforme de dossiers de santé électroniques (DSE) aux États-Unis et au Canada. Elle permet de gérer plus de 250 millions de dossiers de patient·es et constitue ainsi l’épine dorsale des activités de soins de santé. Depuis les admissions et la documentation clinique jusqu’à la pharmacie et la facturation, Epic touche à tous les aspects du parcours du·de la patient·e.
Malgré son envergure, de nombreux hôpitaux peinent encore à atteindre l’efficacité et l’intégration promises par la plateforme. Le problème ne réside pas dans la technologie, mais dans la fragmentation de sa mise en œuvre, de son personnel et de sa gouvernance. Sans leadership unifié ni coordination entre les équipes, Epic devient un ensemble de modules déconnectés plutôt qu’un écosystème cohérent. Il en résulte une duplication du travail, des incohérences dans les données, des délais non respectés et de la fatigue chez les clinicien·nes.
La promesse d’Epic par rapport à la réalité opérationnelle
La solution Epic est conçue pour unifier la prestation des soins, la gestion financière et l’analyse à partir d’une source unique et fiable. Son interopérabilité grâce aux interfaces de programmation d’applications basées sur la norme Fast Healthcare Interoperability Resources (API FHIR), aux interfaces bridges et aux modèles de données Clarity et Caboodle permet un échange de données et une production de rapports fluides.
Dans la pratique, cependant, les services gèrent souvent Epic de façon isolée. Les équipes cliniques gèrent les flux de travail liés aux soins, le service financier gère la facturation Resolute et le service informatique supervise les intégrations. Lorsque ces fonctions sont indépendantes les unes des autres, la cohérence du système est compromise.
Cette fragmentation donne lieu à :
- des doublons dans les saisies de données dans l’ensemble des services;
- une saisie incohérente des frais entre les services ambulatoires et le cycle des revenus;
- des flux d’analyse défaillants et des rapports Clarity et Cogito contradictoires;
- des retards dans les mises à niveau en raison d’un manque de coordination dans les tests et les formations;
Au lieu de favoriser la transformation, la solution Epic finit par reproduire les mêmes cloisonnements qu’elle était censée éliminer.
Où commence la fragmentation de la solution Epic et comment les organisations sont-elles touchées?
La fragmentation dans les environnements Epic commence souvent par des modèles de mise en œuvre cloisonnés, dans lesquels les hôpitaux externalisent différents modules auprès de fournisseur·ses distinct·es. Chaque équipe suit son propre calendrier et sa propre méthode, ce qui se traduit par des versions incohérentes et un manque de clarté quant à la responsabilité de l’intégration. Ce manque de coordination est aggravé par des structures de personnel disparates, où les analystes, les développeur·ses et les gestionnaires de projet relèvent de différents services ou partenaires externes.
En l’absence d’une responsabilité unifiée, les lacunes de communication s’accentuent et les problèmes se répercutent d’une équipe à l’autre sans être résolus. Une gouvernance déficiente amplifie encore le problème, car les comités directeurs deviennent des forums passifs de présentation de rapports plutôt que des organes décisionnels actifs. Les risques sont recensés, mais rarement traités à temps.
Une fois le système mis en service, de nombreuses organisations réduisent prématurément leurs ressources, négligeant l’optimisation, la validation des données et la formation des utilisateur·rices. Au fil du temps, la précision des données diminue, les flux de travail régressent vers des solutions manuelles et le rendement du capital investi prévu pour la solution Epic s’érode progressivement.
Ces dysfonctionnements ont un coût. Les retouches et les corrections retardent la concrétisation de la valeur de 18 à 24 mois après la mise en service. Des modèles et des flux de travail mal harmonisés augmentent la frustration des médecins et réduisent l’adoption par les utilisateur·rices.
Des données déconnectées créent des risques de non-conformité lors des audits HIPAA, HITRUST et CMS. Les équipes d’analyse ont du mal à concilier des extraits Clarity incohérents, ce qui se traduit par des rapports peu fiables et de mauvaises décisions commerciales. La fragmentation transforme la solution Epic, qui passe d’un système de soins de santé intégré à une infrastructure coûteuse et peu efficace, incapable d’exploiter pleinement son potentiel.
Briser le cycle de fragmentation de la solution Epic
Afin de rétablir la cohérence et la valeur à long terme, les organisations de soins de santé doivent remplacer les pratiques fragmentées par une gouvernance structurée, des équipes unifiées et un leadership compétent. Un modèle opérationnel coordonné assure le fonctionnement du système Epic comme un système intégré couvrant les domaines cliniques, financiers et techniques.
1. Centraliser la gouvernance
Créez un bureau de gestion de programme (BGP) Epic unique qui supervise les fonctions informatiques, cliniques et liées au cycle des revenus. Le BGP doit veiller au respect des normes de développement, gérer les calendriers de publication, surveiller les risques et assurer la responsabilité des décisions transversales.
2. Harmoniser la dotation en personnel avec l’architecture
Structurez les équipes autour des domaines Epic plutôt que des services. Les analystes qui prennent en charge les modules Ambulatory, Beacon et Resolute doivent relever d’un·e responsable fonctionnel·le qui gère les dépendances et assure une configuration cohérente sur l’ensemble de la plateforme.
3. Investir dans la formation polyvalente
Donnez aux analystes et aux développeur·ses une visibilité sur les flux de travail en amont et en aval. La formation polyvalente entre les équipes Clarity, Bridges et Cogito renforce le flux de données, améliore la précision de l’intégration et réduit les retouches lors des mises à niveau.
4. Conserver des dirigeant·es expérimenté·es et certifié·es
Faites appel à des gestionnaires de projets et de programmes certifié·es possédant une expérience éprouvée dans la prestation de la solution Epic. Leurs connaissances techniques et cliniques permettent des mises à niveau fluides, assurent la conformité réglementaire et maintiennent la discipline de prestation au sein des équipes.
Grâce à une approche structurée et interfonctionnelle, la solution Epic passe d’un ensemble de systèmes isolés à une plateforme de soins de santé unifiée, efficace et en constante amélioration.
Procom a aidé un·e prestataire de soins de santé à rétablir la gouvernance et l’efficacité de la prestation du système Epic
Un·e important·e prestataire de soins de santé était confronté·e à des retards répétés dans ses projets, à des efforts redondants et à un mécontentement croissant parmi les parties prenantes. L’organisation avait mis en œuvre la solution Epic dans plusieurs fonctions, mais ne disposait pas d’une supervision centralisée pour harmoniser ses équipes cliniques, financières et informatiques. Chaque service gérait son propre module avec des calendriers, des fournisseur·ses et des objectifs distincts, ce qui entraînait des prestations incohérentes et de fréquents malentendus.
L’absence d’une direction de projet expérimentée dans la solution Epic signifiait que personne n’était responsable des dépendances entre les modules ou des points de contrôle de l’intégration. Une mauvaise coordination entre les services informatiques, financiers et cliniques a causé des chevauchements de flux de travail et des incohérences dans les données. Des réunions de gouvernance ont été organisées, mais elles manquaient de structure ou de suivi, se transformant en simples mises à jour sur l’état d’avancement plutôt qu’en séances de prise de décision. De ce fait, les risques liés au projet restaient sans solution, le suivi des jalons était incohérent et les livrables essentiels étaient souvent retardés. L’absence d’un cadre de gestion unifié a non seulement ralenti la prestation, mais a également réduit la confiance générale dans la capacité du système à atteindre les objectifs opérationnels et de conformité.
Pour résoudre ce problème, Procom a déployé deux gestionnaires de projet principaux possédant une expérience avérée dans la prestation e domaine de la prestation du système Epic afin de rétablir la structure et le contrôle. Leur mandat consistait à unifier les équipes, à instaurer une discipline de gouvernance et à rétablir la confiance dans la prestation. Il·elles ont :
- mis en place un cadre de gouvernance centralisé comprenant des tableaux de bord des étapes clés et un suivi des risques;
- intégré les flux de travail propres à chaque module sous une structure de direction unique pour Ambulatory, Resolute et Cogito;
- validé les points de contrôle de l’intégration, de la migration et de la production de rapports dans l’ensemble des fonctions;
- amélioré la communication entre les dirigeant·es des services informatiques, financiers et cliniques grâce à une collaboration hybride structurée.
Le projet a atteint la totalité des jalons dans les délais prévus et a réduit les risques liés à la prestation de 30 % grâce à une gestion proactive. Une meilleure visibilité a accéléré la prise de décision, stimulé le moral de l’équipe et restauré la confiance des dirigeant·es dans tous les services.
Grâce à une gouvernance structurée, à une responsabilité claire et à un leadership expérimenté, Procom a aidé l’entreprise cliente à éliminer la fragmentation de la solution Epic, à restaurer l’efficacité opérationnelle et à atteindre un rendement durable en matière de prestation.
Transformer la solution Epic en un système unifié à forte valeur ajoutée
La réussite de la plateforme Epic repose sur une gouvernance unifiée et une exécution compétente. Lorsqu’elle est gérée en cloisonnements, elle devient inefficace et fragmentée. Les organisations de soins de santé doivent harmoniser leurs équipes par domaine et investir dans des dirigeant·es certifié·es. Procom comble ces lacunes en fournissant des professionnel·les, des gestionnaires de projet et des expert·es en gouvernance certifié·es Epic qui rétablissent la structure, améliorent la collaboration et assurent la responsabilité en matière de prestation. Grâce à l’expertise éprouvée de Procom en gestion de projets de soins de santé, la solution Epic évolue d’un simple outil de documentation vers une plateforme entièrement intégrée qui favorise l’efficacité, la conformité et l’amélioration des résultats pour les patient·es.
