Comment créer une expérience d’intégration de premier ordre pour les candidats?

À mesure que les régimes de travail à distance et de travail nomade se généralisent, les expériences d’intégration de premier ordre se sont compliquées et les nouvelles considérations relatives à l’intégration ont considérablement changé.

Une expérience d’intégration efficace doit captiver le nouveau travailleur, le plonger dans la culture, la mission et les valeurs fondamentales de l’entreprise, et répondre aux attentes établies par la proposition de valeur de l’employé (PVE) au cours du processus d’embauche.

L’effet de l’intégration sur les coûts

Un processus d’intégration positif peut servir de fondement d’une relation longue, saine et professionnelle. En revanche, une expérience d’intégration négative peut mettre cette relation à mal, avant même qu’elle ait pris son envol.

Plus de 80 % des travailleurs du savoir ont déclaré ne pas vouloir accepter ou vouloir quitter un emploi si l’expérience d’intégration était négative, selon l’enquête Voice of Talent de 2021 de Procom. Seuls 18 % des personnes interrogées ont indiqué vouloir probablement rester en poste malgré une expérience d’intégration négative.

Lorsque les nouveaux travailleurs atteignent la phase d’intégration, ils sont non seulement passés par les processus de recrutement et d’embauche, qui nécessitent beaucoup de temps et de ressources, mais aussi ont probablement été ajoutés au système de paie, commencé à travailler et peut-être même été rémunérés. Une mauvaise expérience d’intégration peut être une erreur coûteuse si un talent décide de partir ou de commencer à chercher un nouvel emploi immédiatement.

Préparer l’intégration : une liste de contrôle

Une fois que l’employé a accepté l’offre et que l’employeur a terminé les efforts de sélection et de vérification des antécédents, il est temps de préparer officiellement l’intégration du nouvel employé.

Le processus de préintégration varie en fonction de plusieurs facteurs. Par exemple, les besoins en matière de documents et de formulaires d’impôt sont différents selon qu’il s’agit d’employés permanents à temps plein ou de travailleurs contractuels, et selon que l’employeur est établi au Canada ou aux États-Unis.

Néanmoins, certaines formalités de base s’appliquent à la plupart des nouveaux travailleurs, notamment :

• Créer un nouveau profil d’employé dans l’outil de gestion de projet de votre entreprise (p. ex., Monday.com, Asana, etc.).
• Confirmer que tous les documents d’identité et d’impôt requis sont téléchargés et demander tout document en souffrance.
• Communiquer avec le nouvel employé pour lui faire part des détails de son travail, notamment sa date d’entrée en fonction (et de fin du mandat, dans le cas d’un travailleur contractuel), son taux de rémunération, les coordonnées des principaux membres de l’équipe, et les manuels ou politiques de l’entreprise.
• Organiser une réunion en personne ou virtuelle pour présenter l’équipe d’intégration et confirmer le calendrier d’intégration.
• Demander le matériel informatique nécessaire et configurer la messagerie électronique du nouvel employé, ainsi que les connexions et autorisations réseau nécessaires.
• S’assurer que le nouvel employé a accès aux logiciels et outils internes, ainsi qu’aux noms d’utilisateur et mots de passe nécessaires.
• Distribuer une annonce interne au personnel au sujet du nouvel employé.
• Contacter le responsable des embauches ou l’équipe de recrutement pour confirmer les besoins en suspens.
• Contacter le nouvel employé pour déterminer s’il a des questions concernant l’intégration.
• Livrer au nouvel employé tout le matériel informatique nécessaire, ainsi qu’un cadeau de bienvenue ou une trousse d’accueil.

Une fois que les documents d’identité et d’impôt nécessaires ont été traités et que le nouvel employé a tout ce dont il a besoin pour se joindre à l’équipe, le processus officiel d’intégration peut commencer.

Cinq tactiques pour améliorer l’expérience d’intégration

Le marché du travail actuel, centré sur les talents, exige une approche d’intégration individualisée. Les cinq mesures suivantes peuvent créer une expérience d’intégration qui trouve écho chez les nouveaux travailleurs :

1. Apprendre à connaître le candidat sur le plan personnel

Dans le monde du travail virtuel d’aujourd’hui, les nouveaux employés n’ont souvent des interactions avec leur direction et leurs équipes que dans le cadre de réunions vidéo.

Créez des occasions pour en apprendre plus sur le nouvel employé sur le plan personnel. Organisez une réunion pour lui parler de ses centres d’intérêt ou organisez une rencontre pour le présenter aux autres membres de son équipe afin d’établir une relation que des appels ou des vidéos ne refléteront peut-être pas.

2. Adapter l’expérience d’intégration au candidat et à son rôle

Veillez à ce que les nouveaux travailleurs reçoivent le matériel informatique privilégié et tous les autres articles nécessaires à l’exercice de leurs fonctions dont ils ont déjà discuté.

Fournissez une trousse de bienvenue personnalisée. Mettez en place toute formation de manière à compléter le style d’apprentissage préféré du talent.

3. Prendre contact avec les nouveaux employés dès la première semaine

L’embauche et l’intégration se déroulant en grande partie de manière virtuelle aujourd’hui, les candidats manquent souvent d’occasions informelles de poser des questions ou de demander des informations à l’équipe d’intégration.

Veillez à ce que l’équipe d’intégration prenne contact avec les nouveaux employés au cours de leur première semaine de travail. Organisez des séances d’intégration ou de formation supplémentaires peu de temps après.

4. Résoudre rapidement tout problème d’intégration

Il est essentiel que les nouveaux employés se sentent bien accueillis et capables de se mettre au travail, pour mettre ceux-ci à l’aise et permettre aux entreprises de poursuivre leurs activités.

Cela dit, il est naturel que les nouveaux employés se sentent angoissés et se posent des questions sur leur rôle et le lieu de travail en général. Répondez aux questions et résolvez les problèmes rapidement pour que les candidats aient le sentiment d’assumer leur nouveau poste à titre de membres informés et appréciés de l’équipe.

5. Demander une rétroaction sur l’expérience d’intégration

Le processus d’intégration est l’occasion pour les employeurs de donner suite à leur proposition de valeur et de présenter les raisons impérieuses pour lesquelles les candidats talentueux devraient se joindre à leur personnel.

Demander une rétroaction et y donner suite est un moyen optimal de montrer que l’entreprise prend ces valeurs au sérieux. Les commentaires personnels des nouveaux employés peuvent servir à améliorer le processus d’intégration.

Le Guide du Recrutement Réinventé

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