Un bureau de gestion des fournisseurs (Vendor Management Office - VMO) est une fonction interne d'une organisation mise en place pour évaluer et gérer les relations avec les fournisseurs tiers, y compris Les fournisseurs de personnel informatique et votre travail occasionnelforce. Un bureau de gestion des fournisseurs performant améliorera les performances des fournisseurs, réduira ou atténuera les effets de la concurrence. client risque et améliorer l'exactitude des données relatives aux fournisseurs.

Prospérer entreprise Les organisations doivent généralement gérer des centaines de contrats avec des fournisseurs et des millions d'euros. ou des milliards des dépenses - des tâches qui peuvent souvent s'avérer difficiles et complexes pour de nombreux employeurs. Simplifier et rationaliser leur approche de la gestion des fournisseurs et de préparer l'avenir de leur personnel externe avec la bonne technologieles organisations adoptent des programmes de gestion des fournisseurs plus formels. 

Ces programmes devraient-ils inclure un bureau de gestion des fournisseurs ? Et si oui, quels en seront les avantages pour votre organisation ?  

Si votre organisation cherche à mûrir son Si vous souhaitez améliorer votre programme actuel de gestion des fournisseurs en créant un bureau de gestion des fournisseurs, ou si vous souhaitez simplement obtenir davantage d'informations pour décider si un bureau de gestion des fournisseurs convient à votre entreprise, les informations ci-dessous vous aideront à prendre une décision en connaissance de cause :

Pourquoi avons-nous besoin d'une gestion des fournisseurs ?  

Une gestion efficace des fournisseurs permet aux organisations de suivre et de gérer des paramètres prédéfinis tout au long de la durée de leurs contrats en utilisant une technologie appelée système de gestion des fournisseurs (VMS).  

Cela permet aux employeurs d'avoir une meilleure visibilité sur leurs relations avec les fournisseurs et de mieux contrôler leur sélection. Une solution de gestion des fournisseurs qui s'intègre à un VMS peut rassurer les employeurs sur la qualité des services fournis. 

Comment votre VMS peut-il déterminer si les fournisseurs répondent aux attentes et aux objectifs de l'entreprise ?  

Votre stratégie VMS doit inclure des indicateurs clés de performance (KPI) qui sont essentiels pour mesurer l'efficacité de votre logiciel de gestion des fournisseurs. 

Pour évaluer un fournisseur, les indicateurs de performance clés doivent être propres à votre organisation et à vos objectifs commerciaux. Ces indicateurs clés de performance devraient inclure des moyens quantitatifs et qualitatifs pour mesurer la réussite du programme.

Que fait un système de gestion des fournisseurs ?  

Un système de gestion des fournisseurs est une application logicielle, généralement basée sur le cloud, qui permet de faciliter le processus d'approvisionnement en travailleurs externes et d'améliorer la qualité des services. gestion du personnel externe. Un VMS automatise et rationalise la recherche, l'engagement, la gestion et la rémunération des travailleurs externes qui sont recrutés directement par une entreprise ou par un fournisseur de services gérés (MSP).  

Votre programme de gestion des fournisseurs a-t-il besoin d'un bureau de gestion des fournisseurs ? 

Bien que la indicateurs lorsqu'une organisation doit mettre en œuvre un Le bureau de gestion des fournisseurs peut varier, Forrester indique que 39 % des entreprises d'au moins 1 000 salariés disposent d'une VMO, de même qu'environ la moitié des entreprises d'au moins 5 000 salariés. 

La décision de mettre en place une VMO dépendra également du niveau de risque auquel l'organisation est actuellement exposée avec ses fournisseurs et du degré d'engagement de ces derniers. son est d'établir et de maintenir une approche disciplinée de la gestion des risques liés aux tiers.  

Quelles sont les principales fonctions d'un bureau de gestion des fournisseurs ?  

Gestion des contrats 

Le bureau de gestion des fournisseurs est responsable des conditions contractuelles et des tâches administratives légales liées aux contrats conclus avec les fournisseurs de l'organisation. Cela comprend les négociations contractuelles, l'autorisation, le soutien, la facturation, les bons de commande et la gestion générale des accords contractuels avec chaque fournisseur.  

Gestion financière  

Le bureau de gestion des fournisseurs est chargé de gérer l'investissement total dans le temps avec chaque fournisseur. Il s'agit de suivre les engagements de volume, les remises sur recettes, les coûts récurrents, le coût final, le coût initial, les économies en dollars et en euros et les engagements financiers liés à l'engagement de chaque fournisseur. 

Gestion des relations  

Construire et maintenir une relation mutuellement bénéfique et à long terme Dans le cadre de la relation client/fournisseur, le VMO est chargé d'établir la stratégie du fournisseur, de gérer les transitions, de mettre en œuvre les projets dans le cadre du programme et de contrôler les performances. 

Gestion des performances 

La gestion des performances se concentrera sur des concepts similaires à ceux de la gestion financière - cela inclut la gestion d'aspects tels que les tableaux de bord des fournisseurs, les classements des tableaux de bord et les indicateurs clés de performance. 

Gestion de la conformité  

Le risque fournisseur est une menace pour toute entreprise qui fait appel à des fournisseurs tiers. La gestion de la conformité signifie que l'OMV doit également s'assurer que les fournisseurs mènent leurs activités commerciales conformément aux lois et aux normes établies sous la forme de directives fédérales, étatiques ou provinciales. L'OMV doit également s'assurer que chaque fournisseur reste dans le cadre des principes, normes et procédures de votre organisation.  

Gestion de la gouvernance  

Le VMO est également responsable de la réduction des risques organisationnels découlant d'une sensibilisation et d'une visibilité accrues du programme de gestion des fournisseurs. Une gouvernance contrôlée et appliquée permet à une organisation de découvrir la valeur cachée, de contrôler les coûts, d'atténuer les risques et de faire progresser l'entreprise.  

Gestion de la valeur  

Le VMO adoptera une approche stratégique de la découverte, de l'optimisation et de la célébration de la valeur avec les partenaires commerciaux. La gestion de la valeur reconnaît que les grandes réalisations sont rares et célèbre publiquement le travail collectif qui a permis d'atteindre les résultats. 

Quels sont les rôles impliqués dans un bureau de gestion des fournisseurs ? 

La mise en place d'un cadre pour une VMO performante nécessitera du temps, des ressources et une équipe dédiée. Que l'équipe VMO soit composée d'une unité opérationnelle ou qu'elle travaille de manière transversale selon les besoins, il convient d'établir clairement la responsabilité de chaque rôle au sein de l'équipe. Ces rôles doivent être les suivants 

Gestionnaire des fournisseurs 

Le gestionnaire des fournisseurs évalue les fournisseurs afin d'identifier les domaines dans lesquels il est possible d'améliorer l'efficacité. Il est chargé de veiller à la qualité et à la rentabilité des services.  

Consultant en sourcing 

Un consultant en sourçage évaluera les offres concurrentielles des fournisseurs et évaluera les fournisseurs proposés. Il se concentrera sur le prix et sur la capacité du fournisseur proposé à répondre aux besoins de l'organisation.  

Valeur Initiatives Gestionnaire de projet 

Le responsable de la gestion des initiatives de valeur assume des responsabilités en matière de recherche et élabore des stratégies d'achat afin d'accroître la valeur de la relation. Il élabore également des stratégies de sortie, le cas échéant, et identifie des fournisseurs de remplacement.  

Transactionnel PGestionnaire des achats 

Le gestionnaire des achats transactionnels est responsable des opérations d'achat quotidiennes et de l'identification des moyens d'accroître le retour sur investissement des fournisseurs.  

Administrateur des contrats 

L'administrateur des contrats participera à la procédure d'appel d'offres, aux contrats avec les fournisseurs et à la négociation des contrats. L'administrateur des contrats procédera également à l'examen trimestriel des activités des fournisseurs.  

Directeur des ventes 

Un directeur des fournisseurs est chargé d'élaborer la stratégie des fournisseurs et de définir les paramètres du programme. Le directeur des fournisseurs doit rendre compte à la direction générale afin de garantir aux fournisseurs que le VMO bénéficie du soutien de la direction.  

Auditeur du fournisseur 

L'auditeur des fournisseurs est chargé de veiller au respect de la réglementation et à la performance des partenaires fournisseurs. Il tient également à jour un tableau de bord des risques liés aux fournisseurs et procède à l'évaluation des performances de l'équipe.  

Analyste des fournisseurs 

L'analyste des fournisseurs est responsable de la gestion des accords de niveau de service des fournisseurs et du système de gestion des fournisseurs. Il aidera également l'équipe VMO à analyser les données relatives aux fournisseurs afin d'atteindre les objectifs de réduction des coûts et assurera le suivi des factures par rapport aux bons de commande.

L'OMV est-elle faite pour vous ? 

Votre organisation gère-t-elle des centaines de contrats avec des fournisseurs et des millions de dollars de dépenses ? Le développement d'un programme VMO stratégique et dédié vous permettra de réduire les coûts et d'augmenter la valeur des relations avec les fournisseurs.  

Avant de vous préparer à une mise en œuvre réussie du VMS et à son intégration dans votre écosystème informatique actuel, la première étape de la gestion des fournisseurs est la suivante découvrir si la technologie VMS vous aidera à faire progresser votre personnel externe. 

Téléchargez notre étude de cas gratuite pour savoir comment la technologie VMS de Procom a permis à un client partenaire d'économiser sur les coûts du personnel externe et plus encore.

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