Embaucher des talents certifiés Epic pour libérer tout le potentiel de votre système de DSE

Les organisations de soins de santé comptent sur Epic Systems (« Epic ») pour centraliser les données des patient·es, améliorer les flux de travail cliniques et assurer la conformité réglementaire. Il s’agit du système de dossier de santé électronique (DSE) le plus largement adopté aux États-Unis, utilisé par les meilleurs hôpitaux et réseaux de santé pour unifier la prestation des soins, la facturation, la santé de la population et les analyses. Cependant, le déploiement et la maintenance du plein potentiel de la solution Epic sont complexes. L’obtention d’une licence pour le logiciel n’est qu’une première étape. Sans professionnel·les Epic certifié·es et expérimenté·es, la plupart des organisations peinent à répondre aux exigences du système. 

Les modules du système Epic, tels qu’Ambulatory, Inpatient, Radiant, Willow et Resolute, exigent une expertise technique et opérationnelle approfondie. Que vous optimisiez la documentation clinique, intégriez des systèmes de laboratoire ou preniez en charge les mises en service, la réussite dépend de personnes qui connaissent le système de fond en comble. C’est précisément là que réside le défi. 

Les difficultés liées à l’embauche de talents Epic 

Il est difficile d’embaucher des talents Epic pour trois raisons : les obstacles à la certification, la profondeur du domaine et la rareté de l’expérience pertinente. 

1. Bassin de talents certifiés limité :  la société Epic contrôle rigoureusement son processus de certification. Un·e client·e ou un·e partenaire de la société Epic doit parrainer les personnes souhaitant accéder à la formation, et chaque certification est propre à un module. Cela limite le nombre de professionnel·les certifié·es à un moment donné et rend extrêmement difficile l’embauche à l’extérieur de l’écosystème Epic. 
2. Spécialisation poussée dans tous les modules : le système Epic est composé de dizaines de modules. Un·e spécialiste de Willow Inpatient n’est pas automatiquement en mesure de gérer Beaker Lab ou Resolute Professional Billing. Les organisations sont souvent en quête de professionnel·les capables d’intervenir dans plusieurs domaines, mais rares sont ceux·elles qui répondent à cette exigence. 
3. L’expertise dans le domaine des soins de santé est indispensable : au-delà de la connaissance du système, les spécialistes en Epic doivent comprendre les flux de travail cliniques, les opérations des prestataires, la logique de facturation, la conformité à la Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) et les exigences en matière de production de rapports, telles que le programme d’utilisation significative (Meaningful Use) ou le système de paiement incitatif basé sur le mérite (MIPS). Sans cela, les changements apportés au système risquent de perturber les soins ou le remboursement. 
4. Forte concurrence et taux de roulement élevé : la plupart des grands systèmes de santé utilisant la solution Epic, la demande de talents dépasse largement l’offre. Les contractuel·les passent souvent d’un poste à court terme à un autre, ce qui engendre des problèmes de maintien en poste, des retards d’intégration et des lacunes de connaissances entre les projets.

Compétences de base à rechercher chez un spécialiste en Epic 

Il faut donc qu’un·e spécialiste en Epic possède à la fois une expertise propre à chaque module, une solide connaissance du domaine des soins de santé et une expérience pratique de la mise en œuvre, pour apporter une valeur ajoutée. Voici les priorités des équipes d’embauche : 

• Certification Epic dans le ou les modules cibles : certification obligatoire dans le ou les modules particuliers requis : Ambulatory, Inpatient, Orders, Clarity Reporting, Bridges (intégration), etc. De nombreux postes exigent plusieurs certifications. 
• Configuration de la structure et des flux de travail : compétences en développement de formulaires intelligents (SmartForms), d’ensembles de paramètres intelligents (SmartSets), d’ensembles de commandes, d’outils de documentation, de modèles de sécurité, et de personnalisations des flux de travail en fonction des besoins des utilisateur·rices finaux·ales. 
• Interfaces et intégration (Epic Bridges et HL7) : expérience dans la création et la maintenance d’interfaces HL7 avec des laboratoires, des systèmes d’imagerie, des moteurs de facturation et des échanges de données de santé externes. Une bonne connaissance des API Bridges, Interconnect et FHIR est indispensable. 
• Rapports et analyses Clarity et Caboodle : capacité d’extraire des perspectives exploitables à partir des environnements Clarity (basé sur SQL) et Caboodle (entrepôt de données) d’Epic. Cela comprend la création de rapports, la validation des données et l’intégration à des outils d’intelligence d’affaires (BI). 
• Prise en charge de la mise en service et gestion du changement : connaissance de la planification de la mise en service, de la formation, du triage des problèmes et de la stabilisation après le lancement. Expérience de travail dans des conditions de forte pression en milieu clinique. 
• Perspectives en matière de réglementation et de conformité : la connaissance des directives CMS, des règles HIPAA, des indicateurs de soins fondés sur la valeur et des exigences d’audit permet d’éviter les risques juridiques et financiers lors de la configuration ou des mises à niveau. 

Les défis liés à l’embauche dans le monde réel 

Même avec une description de poste adéquate, l’embauche de talents Epic est lente et concurrentielle. Les équipes RH internes manquent souvent de visibilité sur le réseau de certifications d’Epic. Les canaux de recrutement classiques (comme les sites d’offres d’emploi) sont peu efficaces, car la plupart des professionnel·les certifié·es sont déjà employé·es, sont très demandé·es ou travaillent sous contrat par l’intermédiaire de partenaires spécialisé·es. 

Vous ne pouvez pas évaluer les compétences Epic au moyen d’entrevues génériques. Vous avez besoin d’un exemple d’évaluation fondée sur des scénarios, expliquant comment un·e candidat·e optimiserait le flux de documentation clinique ou résoudrait une défaillance d’interface lors de la mise en service. 

Le délai d’embauche se mesure souvent en mois, et non en semaines. Une fois embauché·es, les professionnel·les s’attendent à une rémunération élevée et quittent souvent leur emploi pour des offres plus intéressantes, à moins que les stratégies de maintien en poste ne soient solides. 

Ce qui fonctionne : des stratégies d’embauche plus intelligentes pour Epic 

Pour que l’embauche soit efficace, les organisations doivent changer leur façon de recruter, d’évaluer et de maintenir en poste les professionnel·les Epic. 

• Faire appel à des partenaires de dotation en personnel certifié·es Epic : des entreprises telles que Procom fournissent un accès à la demande à des talents certifiés Epic dans l’ensemble des modules et des spécialités. Ces professionnel·les sont qualifié·es, sont disponibles plus rapidement et possèdent une expérience dans des environnements hospitaliers réels. 
• Cibler les réseaux professionnels plutôt que les sites d’offres d’emploi : les talents Epic passe par le bouche-à-oreille et les recommandations. Exploitez les réseaux d’ancien·nes élèves, les groupes d’utilisateur·rices ou les conférences telles que l’UGM (rencontre de groupes d’utilisateur·rices d’Epic) pour atteindre les candidat·es passif·ves. 
• Mettre en œuvre des évaluations pratiques : utilisez des tâches propres à chaque module et des scénarios réels pour tester les connaissances du système et l’harmonisation des soins de santé. Par exemple : comment créer un ensemble de paramètres intelligents (SmartSet) pour les soins postopératoires ou optimiser une interface HL7 avec un·e fournisseur·se de laboratoire. 
• Perfectionner les compétences du personnel interne : les infirmier·ères, les analystes et le personnel de soutien informatique qui travaillent déjà dans votre environnement peuvent être de bon·nes candidat·es pour un parrainage et une certification Epic. Cela réduit le temps d’intégration et améliore le maintien en poste. 
• Proposer un objectif, pas seulement un salaire : les professionnel·les Epic veulent travailler sur des projets importants tels que des mises en service, des déploiements de télésanté ou des transformations analytiques. Mettez en avant les opportunités d’appropriation, d’apprentissage et d’impact clinique. 

Faire équipe avec un·e expert·e en dotation de personnel Epic 

En travaillant avec une partenaire comme Procom, votre organisation bénéficie d’un accès instantané à une équipe de consultant·es certifié·es Epic dans des modules tels qu’Ambulatory, Willow, Bridges, Clarity, etc. Que vous vous prépariez à une mise en œuvre d’envergure, à une évolution du soutien ou à une optimisation du rendement, Procom vous propose des talents certifiés prêts à être déployés, sans les délais liés à l’embauche à temps plein. 

Ce modèle fonctionne particulièrement bien pour les mises en service, les conversions de DSE, les projets d’optimisation et les refontes d’interface. Vous bénéficiez ainsi de flexibilité, de contrôle et de rapidité, tout en évitant l’épuisement professionnel et les pénuries de ressources qui peuvent perturber les opérations cliniques.