Les organisations qui gèrent une main-d’œuvre dispersée, des contractuel·les ou des embauches transfrontalières entendent souvent deux termes : agent officiel (AOR) et employeur officiel (EOR). Bien que ces noms semblent similaires, leurs fonctions, responsabilités et exigences de conformité sont totalement différentes. Chaque modèle prend en charge un type particulier d’engagement des travailleur·ses, et les organisations doivent comprendre où chacun s’applique afin d’éviter les erreurs de classification, les problèmes réglementaires ou les lacunes opérationnelles.
Un AOR agit à titre de partenaire administratif et de conformité pour les contractuel·les indépendant·es. Un EOR intervient à titre d’employeur légal pour les travailleur·ses qui ne peuvent ou ne doivent pas être engagé·es comme contractuel·les. Les deux structures offrent aux entreprises un moyen contrôlé de gérer les talents sans avoir à mettre en place une infrastructure interne, mais l’étendue des responsabilités varie considérablement.
Comment un AOR apporte-t-il son soutien à la main-d’œuvre contractuelle?
Un AOR se concentre sur les contractuel·les indépendant·es et les professionnel·les autonomes. Son rôle est axé sur la conformité, la documentation, la classification et la supervision administrative. L’AOR n’emploie pas le·la travailleur·se. Il veille plutôt à ce que la relation avec le·la contractuel·le soit structurée correctement et respecte les réglementations régionales.
Les principales fonctions d’un AOR comprennent les suivantes :
- vérifier la classification des contractuel·les;
- gérer les contrats, la documentation et l’intégration;
- s’assurer que les conditions de paiement respectent les normes juridiques et fiscales;
- réduire les risques d’erreurs de classification;
- faciliter les audits grâce à des dossiers bien organisés.
La structure d’un AOR est utilisée lorsque les entreprises veulent engager des contractuel·les sans prendre en charge la paie, les avantages sociaux ou les retenues fiscales. Elle permet d’assurer la clarté, la cohérence et la conformité de la relation avec les contractuel·les.
Comment un EOR devient-il l’employeur légal des contractuel·les?
Un EOR assume un rôle beaucoup plus large. Il devient l’employeur officiel des travailleur·ses au nom d’une entreprise. L’EOR gère la paie, les impôts, les avantages sociaux obligatoires, les contrats et la conformité en matière d’emploi dans toutes les juridictions. Cela s’applique lorsque le·la travailleur·se n’est pas un·e contractuel·le et doit être traité·e comme un·e employé·e pour des raisons juridiques ou opérationnelles.
Les principales fonctions d’un EOR comprennent les suivantes :
- émettre des contrats d’emploi conformes;
- gérer la paie, les versements et les déclarations fiscales;
- fournir les avantages sociaux obligatoires et propres à la région;
- gérer l’intégration, les congés, les fins de mandat et la documentation;
- assurer le respect du droit du travail et des normes d’emploi;
- réduire les risques juridiques liés à l’emploi.
Un EOR est indispensable lorsque les entreprises embauchent dans de nouveaux États, provinces ou pays sans avoir d’entités enregistrées ou dans les cas où l’engagement de contractuel·les enfreindrait la réglementation du travail.
Les organisations doivent-elles opter pour un modèle AOR, EOR ou combiné?
Le choix entre un modèle AOR et un modèle EOR dépend du type de talents requis et des exigences juridiques de la juridiction.
Les organisations choisissent l’AOR lorsque :
- elles engagent des contractuel·les indépendant·es;
- les travailleur·ses sont considéré·es comme des travailleur·ses autonomes en vertu des règles régionales;
- l’objectif est de conserver un modèle contractuel flexible;
- la priorité est de s’assurer que les talents demeurent légalement classés comme contractuels;
- une supervision administrative est nécessaire sans responsabilité de l’employeur;
- le risque de classification erronée doit être contrôlé.
Les entreprises choisissent l’EOR lorsque :
- les travailleur·ses doivent être légalement employé·es;
- elles embauchent à l’international sans entité;
- les équipes ont besoin d’une gestion de la paie, des avantages sociaux et de la conformité en matière d’emploi;
- le poste s’apparente à un emploi à temps plein;
- la protection des travailleur·ses est exigée par la loi.
Certaines organisations utilisent les deux modèles simultanément. L’AOR facilite la gestion des contractuel·les, tandis que l’EOR prend en charge les employé·es ou les conversions de contractuel·les. Cette structure mixte permet aux entreprises de gérer une main-d’œuvre conforme dans plusieurs juridictions et pour différents types de travailleur·ses.
Principales différences entre les modèles AOR et EOR
Les modèles AOR et EOR répondent à des besoins différents en matière de main-d’œuvre, et il est utile pour les organisations de comprendre leurs différences afin de choisir la structure la mieux adaptée pour les contractuel·les et les employé·es. Le tableau ci-dessous présente le fonctionnement de chaque modèle dans des domaines clés tels que le statut d’emploi, la conformité, les risques, l’expérience des travailleur·ses et les cas d’utilisation pratiques.
| Catégorie | AOR (agent officiel) | EOR (employeur officiel) |
| 1. Relation d’emploi | Le·la travailleur·se demeure un·e contractuel·le indépendant·e | Le·la travailleur·se devient un·e employé·e légal·e de l’EOR |
| 2. Étendue de la conformité | Classification des contractuel·les, contrôle de la documentation et structure de paiement | Traitement de la paie, versement des impôts, administration des avantages sociaux, conformité au droit du travail et documentation relative à l’emploi |
| 3. Protection contre les risques | Protection contre les erreurs de classification des contractuel·les | Protection contre les violations du droit du travail, les erreurs de paie et les sanctions réglementaires |
| 4. Expérience des travailleur·ses | Le·la contractuel·le bénéficie d’une assistance de type 1099/T4A et gère lui-même ses impôts | L’employé·e perçoit un salaire, des avantages sociaux, des protections et une rémunération entièrement conforme |
| 5. Cas d’utilisation | Projets réalisés par des contractuel·les, mandats de pigistes, travail à court terme ou spécialisé | Employé·es, embauche transfrontalière, postes à long terme et expansion de la main-d’œuvre sans création d’entités |
Importance du choix du bon modèle pour la stabilité de la main-d’œuvre
Le manque d’harmonisation des engagements des travailleur·ses crée un risque important. L’embauche d’employé·es à titre de contractuel·les entraîne des pénalités, des arriérés d’impôts et des litiges juridiques. Tenter d’employer directement des travailleur·ses sans avoir mis en place les entités nécessaires entraîne des manquements à la conformité, des problèmes de paie et des retards opérationnels. Une distinction claire entre les modèles AOR et EOR assure une structure adéquate, une documentation précise et une gestion conforme des travailleur·ses.
Les organisations dont la main-d’œuvre est mixte ont tout intérêt à disposer des deux modèles. Le modèle AOR assure la clarté et la conformité juridique des contrats conclus avec les contractuel·les. Le modèle EOR prend en charge les employé·es lorsqu’une relation de travail à part entière est nécessaire. Une utilisation adéquate de ces deux modèles permet d’assurer la stabilité, de réduire la charge de travail des équipes internes et de protéger l’entreprise contre les risques réglementaires.
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