Le seuil de conformité : engager des contractuel·les indépendant·es en toute légalité
Introduction : Le seuil de conformité est plus ténu que jamais
Le travail en mode hybride, les projets transfrontaliers et la demande croissante de pigistes ont brouillé le seuil entre « contractuel·le indépendant·e » et « employé ».
Ce seuil demeure toutefois une limite juridique, et le franchir peut coûter cher.
Aux États-Unis comme au Canada, les organismes de réglementation continuent de resserrer les définitions relatives au statut d’emploi, exposant les entreprises à des arriérés d’impôts, à des pénalités et à une atteinte à leur réputation.
C’est pourquoi les grandes organisations se tournent vers des partenaires désigné·es comme agent officiel (AOR) pour gérer les engagements des contractuel·les en toute conformité.
Procom aide les entreprises à respecter ce seuil avec précision, sans crainte.
1. Raisons pour lesquelles les règles changent constamment
- Le département du Travail des États-Unis a réintroduit en 2024 un test plus strict fondé sur les « réalités économiques ».
- Plusieurs États, dont la Californie et le New Jersey, appliquent le test ABC qui présume le statut d’employé·e sauf si chaque critère est satisfait.
- Au Canada, l’Agence du revenu du Canada (ARC) et les organismes provinciaux utilisent des tests de contrôle et d’intégration qui classent souvent les contractuel·les à temps plein ou à long terme comme des employé·es.
Pour les entreprises qui exercent leurs activités au-delà des frontières, il en résulte un véritable casse-tête en matière de conformité, qui exige une connaissance approfondie du contexte local et une documentation cohérente.
2. Rôle d’un agent officiel
Un AOR agit à titre d’entité juridique pour les contractuel·les indépendant·es et se charge des tâches suivantes :
- la vérification du statut de l’entreprise et des enregistrements fiscaux;
- la rédaction de contrats reflétant une véritable indépendance;
- la collecte et le stockage des documents de conformité;
- le traitement des paiements et le production de rapports au nom de l’entreprise.
L’AOR assume la responsabilité administrative et juridique de l’engagement conforme des contractuel·les, sans les convertir en employé·es.
3. Les risques liés à la gestion des contractuel·les indépendant·es
De nombreuses organisations continuent de traiter les contractuel·les indépendant·es comme des fournisseur·ses, gérant les contrats au moyen des systèmes de comptes créditeurs sans supervision des RH.
Cela entraîne quatre défaillances courantes :
- l’absence de tests de classification et de questionnaires sur les contractuel·les indépendant·es (CI);
- des contrats ou des formulaires fiscaux incohérents;
- aucune visibilité sur les dates d’expiration ou les renouvellements;
- aucune couverture d’assurance en cas d’erreur de classification.
Le cadre d’AOR de Procom permet d’éviter ces lacunes grâce à une gouvernance centralisée, des contrats normalisés et une visibilité en temps réel dans MonProcom.
4. Clarté pour les finances, confiance pour la conformité
Les équipes chargées des achats bénéficient d’une meilleure prévisibilité budgétaire grâce à la tarification claire de l’AOR (sans majorations cachées ni frais répercutés).
Les services juridiques et de conformité bénéficient d’une assurance grâce à la documentation prête à l’audit de Procom : chaque contrat est stocké et chaque enregistrement est traçable.
5. L’importance de l’expertise locale
Les agrégateurs mondiaux peuvent couvrir 150 pays, mais rares sont ceux qui comprennent les nuances nord-américaines.
Les équipes de Procom sont présentes là où vous embauchez et comprennent en temps réel les exigences de l’ARC, de la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (CSPAAT), de l’Internal Revenue Service (IRS) et des États en matière de travail.
Cette connaissance approfondie permet d’assurer la conformité des programmes et la confiance des contractuel·les.
Ce qu’il faut retenir :
La conformité n’est pas une simple case à cocher, c’est une culture.
Un agent officiel offre aux entreprises un moyen structuré et juridiquement défendable de travailler avec des talents indépendants tout en conservant le contrôle et la visibilité.
Chez Procom, nous veillons à ce que vous soyez en règle.
Restez conforme, restez confiant.
