Les descriptions de poste sont des documents internes utilisés pendant le recrutement. Elles détaillent les compétences essentielles recherchées chez la personne idéale et servent de base aux équipes d’embauche pour rédiger les affichages de poste externes.
Qu’est-ce qu’une description de poste, précisément?
Une réalité souvent négligée en acquisition de talents est que le processus ne commence pas au moment où l’emploi est publié à l’externe. La toute première étape d’embauche commence avec une description de poste interne.
Rédiger des descriptions claires et réfléchies jette les bases du processus d’embauche tout en établissant le ton des attentes de rendement. Pour un poste à temps plein, ce document contribue aussi au maintien d’un système de rémunération équitable.
Une description de poste solide devrait comprendre :
- les tâches clés et les fonctions essentielles requises pour le poste ou le travail à accomplir;
- les compétences exigées et les exigences physiques liées au travail;
- les tâches précises à réaliser pour exécuter les responsabilités du poste;
- le titre du poste, ainsi que des renseignements clés comme la fourchette salariale et les conditions de travail.
Lorsqu’elles sont bien rédigées, les descriptions de poste harmonisent les attentes entre les candidat·es et l’employeur.
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Quand et où une description de poste commence-t-elle réellement à se formuler?
Pour plusieurs, l’élaboration d’une description de poste ressemble au dilemme de l’œuf ou la poule. Façonne-t-elle le processus d’embauche, ou est-ce le processus qui la façonne?
En pratique, elles émergent souvent lorsque :
- du travail important reste en plan et personne n’a la capacité de le prendre en charge;
- un poste s’éloigne de sa conception initiale, créant un écart de compétences;
- un besoin d’affaires surgit auquel les ressources en place ne peuvent pas répondre.
Quelle qu’en soit la cause, cela marque le moment d’agir et de trouver la bonne personne pour faire avancer le travail.
En bref, l’élaboration d’une description peut commencer à l’une ou l’autre de ces étapes, mais il faut d’abord savoir ce que l’on cherche avant d’aller sur le marché pour pourvoir le poste.
Sous-estimer les descriptions de poste est une erreur fréquente
Des descriptions de grande qualité sont la fondation d’une structure d’embauche efficace. Pourtant, dans bien des organisations, elles ne sont pas clairement harmonisées avec les responsabilités réelles ou ne sont pas révisées et mises à jour avec la rigueur requise. Recruter à partir d’une description désuète est une recette pour l’échec. Modifier les exigences en cours de cycle de recrutement (entre l’affichage, le tri et les entrevues) peut coûter cher, mais souvent moins qu’une mauvaise embauche.
Quelle est l’importance des descriptions de poste?
Reconnaître l’importance d’une description de poste donne un net avantage concurrentiel pour mobiliser les talents. Voici pourquoi :
Elles permettent de cerner les talents
Les descriptions de poste sont le point de départ des affichages qui aideront à déterminer l’intérêt d’un·e candidat·e et si elle possède les compétences requises.
Par exemple, mettre de l’avant les compétences clés dans une description aidera les personnes intéressées à évaluer leur harmonisation avec les attentes de l’organisation. Comme les chercheur·ses d’emploi sont généralement attiré·es par les premiers points d’une liste, placer les exigences de plus haut niveau en tête leur permet d’évaluer rapidement leur adéquation et d’attirer des candidatures qualifiées plus efficacement.
Elles servent de maillons au sein de l’organisation
Les descriptions de poste relient les postes entre eux et aux structures hiérarchiques. Elles fournissent un cadre pour le·la nouveau·elle employé·e et pour l’organisation afin de situer le poste dans l’entreprise.
Ce maillage avec l’organisation existante clarifie la façon dont le poste interagira avec les parties prenantes et les autres employé·es.
Elles ajoutent de la mesurabilité
Une bonne description doit préciser ce que le·la candidat·e idéal·e apporte au poste, mais aussi ce qui sera mesuré et les résultats attendus. Établir des attentes réalistes est essentiel pour trouver la bonne personne et la maintenir en poste à long terme.
Elles aident à éviter les coûts liés à une mauvaise embauche
En plus des compétences, connaissances et aptitudes incontournables, des atouts « souhaités » peuvent être nécessaires. Ces exigences de base favorisent l’harmonisation entre la personne et le poste et s’avèrent déterminantes pour embaucher un·e candidat·e qui convient sur le plan culturel.
L’importance de descriptions de poste efficaces
Les descriptions de poste sont importantes, mais elles peuvent être imparfaites
Il faut reconnaître leur importance tout en admettant leurs limites. Cette posture laisse de l’espace pour des ajustements. Si le poste est nouvellement défini, ses exigences futures ne sont peut-être pas encore entièrement connues, et il est acceptable de revoir, d’actualiser ou de réécrire la description. Une description imparfaite peut même aider à :
Repérer les angles morts
Même après l’analyse d’emploi, certaines étapes ou tâches peuvent avoir été oubliées, laissant des zones grises pour la nouvelle recrue. Actualiser la description ou reconnaître ces angles morts peut orienter les thèmes à approfondir en entrevue.
Offrir de la flexibilité
Pour des postes de niveau plus élevé ou des projets stratégiques, plus de souplesse peut être nécessaire dans les exigences. La personne idéale saura prendre des initiatives, mener des projets et superviser les livrables. Pour attirer ce type de profil, il peut être pertinent d’ajuster la description afin de souligner l’importance de cette autonomie.
Garder les exigences à jour
Des changements internes ou externes peuvent rendre une description caduque. Les systèmes et processus évoluent, les structures de reddition de comptes se modifient. Veiller à refléter ces réalités peut demander des efforts soutenus.
Le processus de création des descriptions n’est pas toujours optimal, mais les maintenir à jour et harmonisées avec les systèmes, les processus, les initiatives et les structures changeants de l’organisation demeure essentiel pour amorcer le parcours d’embauche sur des bases solides.
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Pourquoi avez-vous besoin d’une description de poste à jour?
Lorsque l’organisation a déterminé un besoin d’embauche, les descriptions, les titres d’emploi et la rémunération associée doivent être actuels. Pourtant, affiner une description figure souvent loin dans la liste des priorités d’un·e gestionnaire occupé. Reprendre une ancienne version ou coller des extraits de descriptions disparates n’attire pas nécessairement des candidat·es compétent·es.
Une excellente description de poste commence par une analyse d’emploi
Cette analyse révèle les compétences, les connaissances et les aptitudes nécessaires pour assumer les responsabilités du poste. Pour produire un résultat de qualité, il faut approfondir les éléments clés et la séquence des tâches à accomplir afin de déterminer qui est le·la mieux placé·e pour les réaliser.
Les équipes d’embauche doivent examiner les évaluations de rendement passées pour cerner les compétences essentielles aux tâches clés, puis se projeter afin de définir celles qui gagneront en importance à mesure que le poste évoluera.
Foire aux questions sur les descriptions de poste
Comment les descriptions de poste influent-elles sur le maintien en poste?
Des descriptions claires établissent des attentes mesurables dès le premier jour. Lorsque les personnes comprennent leurs responsabilités et les critères de réussite, elles sont plus engagées et moins susceptibles de quitter en raison d’attentes mal harmonisées.
À quelle fréquence doit-on réviser les descriptions de poste?
Au moins une fois par année. Elles doivent aussi être mises à jour dès que les responsabilités, les structures de rapports ou les systèmes organisationnels changent.
Les descriptions de poste peuvent-elles appuyer les évaluations de rendement?
Oui. Elles servent de référence en gestion du rendement en précisant les tâches, les responsabilités et les résultats attendus. Les gestionnaires peuvent s’appuyer sur elles pour suivre les progrès, cibler des écarts de compétences et orienter le perfectionnement.
Les descriptions de poste aident-elles la planification de la main-d’œuvre?
Absolument. Elles offrent une visibilité sur les postes organisationnels, facilitant la détermination des écarts de compétences, la planification de la relève et l’harmonisation des effectifs avec les objectifs à long terme.
Pourquoi des descriptions solides comptent plus que jamais
Les descriptions de poste ne sont pas de simples documents administratifs. Elles constituent le plan directeur pour bâtir des équipes solides et performantes. Une description bien conçue et à jour aide l’organisation à :
- attirer rapidement les bon·nes candidat·es grâce à des attentes claires;
- réduire les risques liés à l’embauche en harmonisant les compétences avec les besoins réels;
- appuyer le maintien en poste et l’engagement par la clarté des descriptions de postes et des résultats mesurables;
- se préparer à l’avenir en repérant les écarts de compétences et en anticipant les changements organisationnels.
Trop souvent, les entreprises s’appuient sur des descriptions vagues ou désuètes, ce qui entraîne des erreurs d’embauche coûteuses, des délais et des pertes de productivité. Si votre organisation doit composer avec des postes mal définis, des délais d’embauche trop longs ou des coûts liés à une mauvaise embauche, Procom peut aider. Nos spécialistes en recrutement travaillent avec vous pour créer des descriptions exactes et tournées vers l’avenir, et pour livrer les bons talents.
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