Avantage secret du service des achats : comment quantifier le rendement du capital investi (RCI) dans les programmes d’agent officiel
Introduction : Le service des achats ne se limite plus aux seules économies
Le service des achats n’est plus évalué uniquement en fonction de la réduction des coûts unitaires.
Aujourd’hui, les dirigeant·es sont tenu·es d’atteindre les objectifs suivants :
- une réduction des risques pour l’entreprise;
- une flexibilité accrue de la main-d’œuvre;
- une meilleure visibilité sur les dépenses;
- des garanties de conformité transfrontalières;
- une consolidation et une efficacité accrues des fournisseur·ses.
Cette évolution fait du modèle d’agent officiel (AOR) l’un des leviers les plus stratégiques des achats.
Un programme d’AOR bien géré réduit les risques d’erreurs de classification, harmonise les coûts et renforce l’agilité de la main-d’œuvre afin d’offrir un rendement du capital investi tangible et mesurable.
1. Comprendre le véritable RCI de l’AOR
Historiquement, les organisations considéraient les coûts liés à l’AOR comme des frais généraux d’exploitation.
Mais lorsqu’il est harmonisé avec la stratégie de l’entreprise, le RCI de l’AOR s’étend sur trois dimensions mesurables :
1. Réduction des coûts
Cela comprend :
- éviter les pénalités liées à une classification erronée;
- réduire le nombre d’heures consacrées aux examens juridiques;
- éliminer les trop-perçus et les fournisseur·ses en double.
2. Efficacité des processus
Les programmes d’AOR centralisent les processus d’intégration, de documentation et de paiement.
Le temps gagné représente une valeur directe pour les services des ressources humaines, des achats et de la conformité.
3. Augmentation de la productivité
Une intégration plus rapide signifie que les projets démarrent plus tôt, en particulier pour les contractuel·les spécialisé·es.
2. Pourquoi le service des achats a-t-il aujourd’hui tant de mal à calculer le RCI de l’AOR?
La plupart des entreprises ne parviennent souvent pas à quantifier le rendement de l’AOR parce elles ne disposent pas des éléments suivants :
- des données unifiées sur les contractuel·les;
- une visibilité sur la précision de la classification;
- une facturation centralisée;
- une modélisation normalisée des coûts;
- des indicateurs de rendement cohérents pour les fournisseur·ses.
Il en résulte une image fragmentée qui masque les véritables répercussions financières du programme.
3. Procom rend le RCI de l’AOR visible et mesurable
Le cadre de RCI du service d’AOR de Procom apporte de la clarté grâce à ce qui suit :
A. Tableaux de bord financiers de MonProcom
Ces tableaux de bord offrent un aperçu en temps réel des éléments suivants :
- les dépenses consolidées;
- le volume et les tendances des contractuel·les;
- les écarts de coûts et la précision des prévisions;
- les délais de renouvellement;
- la santé de la classification.
B. Protocoles de conformité dès la conception
Le RCI de l’AOR augmente considérablement lorsque les erreurs de conformité sont éliminées dès le début.
Les contrôles de classification préalables à l’engagement effectués par Procom réduisent considérablement les risques d’audit et les dépenses juridiques inutiles.
C. Modèles de tarification transparents
Le service des achats bénéficie de prévisions précises, car Procom fournit des structures de coûts claires et détaillées, sans frais mixtes ni majorations cachées.
D. Examens trimestriels de la gouvernance
Ces examens permettent de créer un rythme régulier pour saisir et communiquer le RCI au service des finances et à la direction.
4. Élaboration d’une analyse de rentabilité interne
Lorsqu’il communique le rendement du capital investi de l’AOR, le service des achats doit harmoniser les avantages avec les quatre priorités de la direction :
1. Directeur·rice, Finances / Finances
- Coût unitaire prévisible
- Prévisions précises
- Piste d’audit claire pour la conformité
- Réduction des risques de pénalités
2. Dirigeant·e principal·e des Ressources humaines (DPRH) / RH
- Accès plus rapide à des talents indépendants compétents
- Expérience d’intégration cohérente
- Satisfaction et maintien en poste des contractuel·les
3. Avocat·e général·e / Service juridique
- Documentation prête à l’audit
- Conformité juridictionnelle claire
- Réduction des risques d’erreurs de classification
4. Dirigeant·es d’entreprise
- Lancement plus rapide des projets
- Disponibilité du personnel plus prévisible
- Moins de perturbations opérationnelles
La trousse d’aide à l’achat de l’AOR de Procom aide les équipes chargées des achats à traduire ces résultats en analyses de rentabilité convaincantes.
Ce qu’il faut retenir
Le service des achats offre sa plus grande valeur stratégique lorsque les coûts, la conformité et le rendement convergent.
Le programme d’AOR de Procom donne aux dirigeant·es la visibilité et la structure nécessaires pour quantifier et communiquer un RCI mesurable qui renforce le rendement de l’entreprise.
Élaborez une analyse de rentabilité pour l’optimisation de l’AOR.
