Combler l’écart de risque : prévenir les erreurs de classification dans les programmes d’EOR nord-américains

Introduction : Le coût croissant d’une classification erronée

La classification erronée des travailleur·ses, qui consiste à qualifier un·e employé·e de contractuel·le indépendant·e, n’est plus un risque marginal.
Rien qu’en 2024, les autorités réglementaires américaines et canadiennes ont perçu des centaines de millions de dollars en arriérés de salaire et en pénalités pour les travailleur·ses mal classé·es (données du ministère du Travail des États-Unis et de l’Agence du revenu du Canada [ARC]).

Alors que les modèles hybrides brouillent la frontière entre employé·e et contractuel·le, les cadres de conformité des entreprises doivent évoluer.
Un employeur officiel (EOR) disposant d’une solide expertise locale peut contribuer à combler cet « écart de risque » si les cycles de renouvellement sont utilisés pour tester la rigueur de la conformité, et pas seulement la tarification.

1. Classification erronée : un risque croissant pour les entreprises

La complexité provient de définitions incohérentes :

• les États-Unis appliquent le critère des « réalités économiques » de la Fair Labor Standards Act (FLSA);
• le Canada utilise les critères de contrôles et d’intégration de l’ARC;
• certains États et provinces ont ajouté des critères ABC plus stricts.

Lorsque les organisations multinationales s’appuient sur des modèles de contrats obsolètes ou des processus d’intégration incohérents, le risque est multiplié.

2. L’équation de l’audit : la documentation l’emporte sur la défense

Lors d’un audit, les autorités de réglementation recherchent des documents tels que des contrats, des déclarations fiscales et des registres de contrôle afin de déterminer si un·e travailleur·se est correctement classé·e.
Un EOR conforme doit conserver des pistes d’audit irréprochables :

• des descriptions de poste détaillées et des évaluations de contrôle;
• des contrats signés reflétant la relation correcte;
• des registres des versements et des cotisations sociales.

Le cadre de conformité de Procom intègre ces contrôles dans les processus d’intégration, ce qui permet de s’assurer que chaque engagement est prêt à l’audit dès le premier jour.

3. Technologie et rigueur juridique

L’automatisation simplifie les formalités administratives, mais les décisions de classification nécessitent toujours un jugement humain.
Procom allie l’efficacité numérique à des conseils internes en matière de conformité et à une expertise en RH propre à chaque juridiction, ce qui permet de vérifier que chaque engagement répond aux définitions locales avant l’intégration.

Ce modèle hybride, alliant technologie et expertise, permet à nos entreprises clientes de garder une longueur d’avance sur l’évolution du droit du travail.

4. Sensibilisation des parties prenantes au sein de l’entreprise

Le risque d’erreur de classification ne commence pas avec le·la contractuel·le. Il commence avec la demande.
Les gestionnaires d’embauche, le service des ressources humaines et le service des achats doivent comprendre comment la conception des postes et les structures de rémunération influencent les résultats de la classification.

Procom fait équipe avec ses entreprises clientes pour organiser des ateliers de préparation à la conformité qui sensibilisent les équipes aux cadres réglementaires actuels et leur apprennent à éviter les pièges courants.

5. Les renouvellements comme point de contrôle pour atténuer les risques

Chaque renouvellement de contrat d’EOR offre l’occasion de réévaluer les critères de classification, les normes de documentation et la couverture d’assurance.
Un simple examen peut permettre de déceler des catégories d’emploi obsolètes ou des contrats qui ne reflètent plus les relations de travail réelles.

Ce qu’il faut retenir

Prévenir les erreurs de classification, ce n’est pas seulement éviter les sanctions, c’est protéger les personnes, les processus et le rendement.
Grâce à l’expertise nord-américaine de Procom et à son cadre prêt à l’audit, les entreprises peuvent réduire les risques en toute confiance.

Éliminer toute incertitude liée à votre programme de conformité de l’EOR.

Contactez Procom concernant la mise en œuvre d’une évaluation des risques liés à la classification avant votre prochain renouvellement.