Le bilan du renouvellement : ce que les dirigeant·es d’entreprise négligent au moment de prolonger les programmes d’employeur officiel
Introduction : Les renouvellements ne sont pas une simple formalité. Ils comportent des risques.
Les dirigeant·es d’entreprise considèrent souvent les renouvellements des services d’EOR comme de simples formalités administratives. Pourtant, ce qui semble être une simple continuation du service peut nuire en douce à la conformité, à la rentabilité et au contrôle de la main-d’œuvre.
Au cours des trois dernières années, l’évolution du droit du travail, les modèles de travail en mode hybride et les nouvelles réglementations en matière d’audit aux États-Unis et au Canada ont redéfini ce qu’un programme d’employeur officiel efficace doit offrir.
Pourtant, de nombreuses organisations ne réévaluent jamais leur partenariat d’EOR au regard de ces nouvelles réalités.
Chez Procom, nous avons constaté que les cycles de renouvellement constituent des points d’inflexion : le moment où la dérive des coûts, les contrats obsolètes ou les cadres de conformité négligés commencent à compromettre l’intégrité du programme.
L’angle mort du renouvellement : supposer que la conformité d’hier fonctionne toujours
La plupart des renouvellements des services d’EOR ne tiennent pas compte de l’évolution des cadres juridiques et fiscaux.
Les lois du travail des États et des provinces changent fréquemment, qu’il s’agisse des règles de classification des heures supplémentaires aux États-Unis ou des normes de déclaration de la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (CSPAAT) et de l’Agence du revenu du Canada (ARC) au Canada. Si votre EOR n’a pas mis à jour ses processus d’intégration, de versement des impôts et de classification des travailleur·ses en conséquence, votre organisation pourrait être exposée à :
- des pénalités pour classification erronée et risques d’audit;
- des versements retardés ou des déductions inexactes;
- une incohérence dans les documents d’intégration entre les différentes juridictions.
Une discussion sur le renouvellement est le moment idéal pour poser la question suivante :
Notre partenaire EOR a-t-il·elle mis à jour son cadre de conformité afin de refléter la législation de 2025 aux États-Unis et au Canada?
L’illusion des coûts : pourquoi les renouvellements peuvent faire gonfler en douce vos dépenses
Les modèles de tarification du service EOR évoluent souvent sans bruit. Au fil du temps, les augmentations marginales des frais administratifs, des taux de conversion des devises ou des frais d’intégration « divers » peuvent avoir des répercussions importantes sur le budget.
Sans un examen de la transparence des coûts, les équipes des finances risquent de ne pas se rendre compte des répercussions de ces changements progressifs sur les dépenses totales liées à la main-d’œuvre.
La perspective de Procom est simple : la visibilité des coûts est synonyme de conformité.
Nos entreprises clientes effectuent des audits annuels ou à mi-cycle des coûts liés à l’EOR qui rapprochent les majorations, les contributions aux avantages sociaux et les déductions obligatoires des factures réelles afin d’assurer l’harmonisation des coûts et d’éviter les écarts non budgétés.
Des données, pas des tableaux de bord : le déficit de gouvernance mis en lumière par les renouvellements
De nombreux EOR internationaux promettent une visibilité grâce à des portails ou des tableaux de bord, mais l’accès aux données ne suffit pas à assurer la gouvernance.
Les équipes chargées des achats et des ressources humaines ont besoin de renseignements exploitables, comme des alertes d’écart, les ententes de niveau de service (ENS) d’intégration et une segmentation de la main-d’œuvre pour prendre des décisions éclairées.
Lors du renouvellement, évaluez si votre EOR fournit des données prêtes à être utilisées à des fins de gouvernance ou s’il se contente de produire des rapports.
Chez Procom, notre plateforme MonProcom offre une visibilité en temps réel sur le statut d’intégration des contractuel·les, les catégories de dépenses et les jalons de conformité, le tout appuyé par une gestion de compte dédiée et des rapports prêts à l’audit.
Le renouvellement comme remise à zéro : passer de la gestion des fournisseur·ses à l’harmonisation stratégique
Le renouvellement doit servir de point de contrôle stratégique, et non de simple formalité. C’est l’occasion d’harmoniser votre programme d’EOR avec les priorités plus larges de l’entreprise, qu’il s’agisse de s’étendre à de nouvelles provinces, de réduire la prolifération des fournisseur·ses ou d’améliorer la rapidité d’intégration des talents préalablement sélectionnés.
Un cadre de renouvellement doit comprendre ce qui suit :
- examen de la conformité : vérification des mises à jour législatives, de la préparation à l’audit et de la couverture d’assurance;
- audit des coûts et du RCI : rapprochement des structures tarifaires, exactitude de la paie et rapports sur les écarts;
- évaluation du niveau de service : évaluation des délais d’intégration, de la réactivité du soutien et de la satisfaction des travailleur·ses.
- évaluation de la technologie : confirmation des capacités d’intégration avec les plateformes SIRH ou VMS internes.
Procom fait équipe avec ses entreprises clientes pour mener une évaluation de l’état de préparation au renouvellement, aidant ainsi les équipes des entreprises à découvrir les risques cachés et les opportunités d’optimisation.
Une approche nord-américaine de la transparence du renouvellement
Contrairement aux prestataires de services EOR à vocation internationale qui privilégient l’envergure, Procom mise sur la profondeur : une connaissance approfondie des questions de conformité, une expertise locale et l’excellence du service client·e en Amérique du Nord.
Notre modèle allie la prévisibilité des processus à l’agilité du partenariat, ce qui aide les entreprises à renouveler leurs contrats en toute confiance et en toute conformité.
Votre renouvellement du service d’EOR ne doit pas être une simple continuation, mais une amélioration et une occasion de mise à niveau.
Ce qu’il faut retenir :
Les renouvellements révèlent si votre partenaire EOR a évolué au même rythme que votre entreprise. Le·la bon·ne partenaire ne se contente pas de renouveler les contrats, il·elle renouvelle la confiance.
Prêt·e à revoir votre partenariat d’EOR?
