Perspectives sur les ressources externes

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Vue d'ensemble des modèles et services de paie des entrepreneurs indépendants

La paie fait référence aux tâches qu'un employeur doit effectuer pour payer ses employés traditionnels. Les travailleurs occasionnels, tels que les entrepreneurs indépendants, ne sont pas des salariés et doivent donc être rémunérés selon un modèle de paie distinct. Ces services de sous-traitance peuvent également être confiés à un tiers.

Si votre entreprise utilise ou envisage d'utiliser une main-d'œuvre mixte, il est important de connaître les obligations légales et fiscales que vous avez vis-à-vis de vos travailleurs en ce qui concerne la paie des travailleurs occasionnels.

Les entrepreneurs indépendants peuvent-ils être inscrits sur les listes de paie ?

Les travailleurs occasionnels peuvent être désignés de différentes manières : travailleurs temporaires, travailleurs occasionnels, travailleurs occasionnels, entrepreneurs indépendants, freelances, talents temporaires, contractants ou entrepreneurs pré-identifiés ; encore ils se réfèrent tous au même type de travailleur non traditionnel.  

Cependant, selon la méthode par laquelle le travailleur est engagé pour effectuer le travail - qu'il s'agisse d'un approvisionnement direct par l'entreprise elle-même ou par l'intermédiaire d'un tiers, il existe des obligations distinctes en ce qui concerne travailleurs lorsqu'il s'agit de la paie.  

Types de services de paie pour entrepreneurs indépendants

Quel modèle de paie est le plus approprié pour intégrer rapidement et à moindre coût des talents dans votre personnel externe ? En fonction des besoins de votre organisation en matière d'acquisition, par exemple, avez-vous également besoin de services de négociation des taux? - Vous trouverez ci-dessous une liste de modèles de paie et de facteurs de risque à prendre en compte :

Services de paie directe ou non

Niveau de risque : élevé

Certaines entreprises choisissent de gérer en interne leurs contrats avec des travailleurs externes et leurs fonctions de paie, en répartissant les responsabilités sur plusieurs départements - des RH aux achats en passant par la comptabilité/AP - mais ce n'est pas toujours l'approche la plus efficace.

Ce modèle de paie implique que l'organisation gère directement tous les aspects de l'engagement des travailleurs occasionnels. Cela comprend les tâches d'intégration et de paiement, les responsabilités de coordination étant souvent confiées au responsable du recrutement qui engage le travailleur indépendant.

Comment fonctionne le processus ?

L'organisation est responsable de la gestion de tous les aspects du processus de paie des entrepreneurs indépendants, y compris :

- L'administration des impôts sur les salaires et des formulaires de prestations.
- Retenues salariales.
- Soumission aux agences gouvernementales. 

Pourquoi les organisations utiliseraient-elles un service de paie directe ou sans paie ?

L'organisation peut préférer gérer le processus de paie en interne en raison des économies perçues par rapport à l'embauche d'un prestataire externe.

Ce modèle de paie présente un niveau de risque plus élevé car les salariés et les entrepreneurs indépendants  ont des réglementations et des classifications qui peuvent être modifiées fréquemment.

Aucune structure n'est en place pour aider à gérer les coûts du personnel externe ou pour traiter les questions de conformité ou de gestion des risques spécifiques à ces types de travailleurs. Il peut être difficile pour les professionnels des ressources humaines, très occupés, de se tenir au courant des lois en vigueur, en particulier pour les organisations qui exercent leurs activités dans plusieurs juridictions ou qui emploient des travailleurs exonérés ou non exonérés, saisonniers, contractuels ou à temps partiel.

Programme informel/sémi-structuré d'orientation vers les services de paie
Niveau de risque : Modéré (coûteux)

Ce modèle de service de paie n'est souvent pas un mandat "officiel" de l'entreprise - au lieu de cela, il implique généralement que les responsables du recrutement envoient le travailleur externe à un fournisseur de personnel agréé existant. Ce processus permet au responsable du recrutement de ne pas avoir à gérer en interne les tâches liées à la conclusion du contrat et à l'intégration dans le système de paie.

Comment fonctionne le processus ?

Les responsables du recrutement choisissent généralement des organisations avec lesquelles ils entretiennent déjà des relations de travail, ce qui simplifie l'intégration et accélère le processus d'embauche.

Pourquoi une organisation utiliserait-elle un programme d'orientation informel/sémi-structuré en matière de paie ?

Le fournisseur de confiance a probablement été engagé dans le cadre du processus d'approvisionnement de l'organisation et dispose déjà de tous les accords juridiques nécessaires et répond aux exigences de conformité spécifiques à chaque juridiction. Il s'agit notamment de licences commerciales valides, de capacités de versement des impôts, de calendriers de paie, de catégories d'employés ou d'un aspect particulier du calcul des salaires (assurance, indemnisation des accidents du travail, etc.).

Bien que ce modèle de service de paie soit généralement plus rapide et plus facile pour les responsables du recrutement, il est difficile pour les entreprises de suivre et de gérer les dépenses qu'elles consacrent à la main-d'œuvre externe directement externalisée.

En outre, dans ce scénario, l'organisation n'utilise généralement pas de modèles de tarification structurés ou de taux de rémunération. L'utilisation de plusieurs fournisseurs rend difficile la négociation de tarifs forfaitaires et/ou préférentiels pour le processus de recrutement, ce qui peut donner lieu à des prix abusifs de la part des fournisseurs.

Payeur unique et dédié
Niveau de risque : Faible 

Ce modèle de paie implique qu'un seul prestataire de services externalisé est chargé de gérer l'ensemble du processus de tenue des registres de paie d'une organisation dans toutes les juridictions où cette entreprise emploie des travailleurs.

Comment fonctionne le processus ?

Le recours à une société de gestion des salaires représente la décision de l'entreprise de traiter l'embauche et la gestion du personnel externe comme une priorité de l'entreprise, et offre des avantages dans ce domaine :

- Rationalisation des opérations.
- Application des procédures d'approbation des dépenses établies.
- Cohérence dans la tenue des dossiers par l'intermédiaire d'un seul fournisseur.
- Obtenir le prix le plus bas possible pour le service. 

Pourquoi une organisation ferait-elle appel à un payeur unique et dédié ? 

Ce modèle de paie peut être particulièrement avantageux pour les employeurs qui exercent leurs activités dans plusieurs juridictions nationales ou internationales.

Les sociétés de gestion des salaires réduisent les risques d'une organisation en incorporant un point unique de responsabilité et d'audit pour toutes les activités de conformité liées à l'intégration et à la gestion des travailleurs occasionnels. Elles réduisent ainsi la probabilité de négliger les dossiers de la main-d'œuvre à court terme, contractuelle ou saisonnière et de procéder à une classification erronée des travailleurs.

Liste de contrôle pour la sélection d'un fournisseur de services de paie de confiance pour les entrepreneurs

  • La paie des entrepreneurs indépendants est un processus complexe qui prend du temps. C'est pourquoi de nombreuses entreprises choisissent de confier cette responsabilité patronale à un tiers. Si vous envisagez de choisir un fournisseur de services de paie, vous trouverez ci-dessous une liste de contrôle à examiner :- Taille, capacité et accès au financement adéquats pour faire face à l'augmentation des comptes débiteurs et assurer le paiement régulier des entrepreneurs (par exemple, ne choisissez pas un fournisseur qui risque de ne pas verser ses salaires ou de faire faillite s'il n'est pas payé par un client important pendant quatre mois).

- Expérience de la mise en œuvre et de la gestion d'engagements de taille similaire avec des clients.

- L'équipe de vendeurs désignée est expérimentée dans la gestion de programmes similaires, avec une forte capacité à négocier les conditions contractuelles et les taux de rémunération.

- Présence physique sur les sites qui nécessitent une assistance afin d'établir des relations avec les principales parties prenantes et de traiter les problèmes des contractants en face-à-face.

- Une couverture d'assurance adéquate pour la responsabilité civile et professionnelle ($10 millions d'euros au minimum).

- Connaissance approfondie des différentes classifications des contractants en matière de fiscalité, de charges, de politique, etc.

- Connaissance approfondie de la législation relative aux entrepreneurs.

- Système de gestion des documents pour l'audit/la conformité (SOX, etc.)

- Analyse des taux du secteur pour aider à définir les taux actuels du marché.

- Systèmes de back-office permettant la saisie en ligne des feuilles de temps, la gestion des dépenses et les approbations.

- Des capacités de reporting robustes :
1. Rapports sur les dépenses (par division, département, projet, gestionnaire) et gestion des taux.
2. Rapports personnalisés en fonction des besoins du client.
3. Possibilité de générer des rapports personnalisés pour différents groupes au sein d'une organisation (RH, achats, gestionnaires, etc.).

Quand le choix d'un modèle de paie pour les travailleurs occasionnelsQuel que soit le modèle choisi par votre organisation, il est essentiel de connaître les avantages et les risques associés à chacun d'entre eux.

Liste de vérification de la DP pour la sélection des fournisseurs de paie des employés contractuels préidentifiés

Tirez-vous le meilleur parti de votre programme de gestion de la paie des entrepreneurs ? Les besoins de chaque organisation sont différents, mais il y a plusieurs éléments cruciaux à garder à l'esprit lors de l'évaluation d'un programme de paie des entrepreneurs. Ces éléments sont les suivants

  • Infrastructure et savoir-faire
  • Gestion des travailleurs
  • INTÉGRATION
  • Gestion des taux

Cependant, il existe d'autres critères moins évidents qui font une grande différence en termes de coût, de conformité et de satisfaction. 

Si vous évaluez un nouveau fournisseur de services de paie pour les entrepreneurs ou si vous souhaitez disposer d'un outil pour déterminer si vous tirez le meilleur parti de votre programme actuel, téléchargez votre liste de contrôle détaillée pour l'appel d'offres concernant un fournisseur de services de paie pré-identifié sélection ci-dessous :

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