De la complexité à la clarté : intégrer la gouvernance à votre programme de ressources externes
Introduction : La fragmentation est source de risques
Les entreprises développent plus rapidement que jamais leurs programmes de ressources externes, et ajoutent des centaines de travailleur·ses par contrat et par projet dans l’ensemble de leurs unités d’affaires. Pourtant, plus le volume augmente, plus la complexité s’accroît.
Lorsque l’intégration, la gestion administrative de la paie et la conformité sont réparties entre plusieurs prestataires de services d’EOR ou des processus internes incohérents, la visibilité s’estompe.
Sans gouvernance claire, les dirigeant·es ne peuvent répondre aux questions fondamentales :
- Qui est légalement employé, et où?
- Les contractuel·les sont-il·elles correctement classé·es?
- Quels sont le coût total et les risques encourus?
C’est là que la gouvernance transforme l’EOR d’une relation transactionnelle avec un·e fournisseur·se en un cadre stratégique de conformité.
1. Le déficit de gouvernance : des données sans responsabilité
La plupart des tableaux de bord d’EOR affichent les effectifs, les factures et les statuts, mais rares sont ceux qui traduisent ces données en responsabilité.
Le service des achats voit les coûts; le service des ressources humaines voit les personnes; le service des finances voit les paiements.
Alors, qui a une vue d’ensemble?
Le modèle d’EOR de Procom introduit une gouvernance centralisée, réunissant les ressources humaines, les finances et la conformité sous une structure de visibilité unique grâce à MonProcom.
2. Renforcer la gouvernance grâce à la clarté et à la régularité
La gouvernance repose sur la régularité : des examens cohérents et documentés portant sur la conformité, les coûts et les niveaux de service.
Les meilleurs programmes prévoient des examens trimestriels des éléments suivants :
- la classification des travailleur·ses et les profils de risque;
- le calendrier d’intégration et le rendement des ententes de niveau de service (ENS);
- l’écart entre les coûts réels et les prévisions;
- les indicateurs de satisfaction des gestionnaires d’embauche.
Procom aide ses entreprises clientes grâce à des cadres d’examen de la gouvernance structurés qui harmonisent toutes les parties prenantes avec les indicateurs de rendement clés (IRC) et transforment les données en décisions.
3. L’avantage de l’audit : une conformité proactive
Lorsque la surveillance de la conformité est centralisée, la préparation à l’audit devient un sous-produit et non une simple formalité.
Chaque engagement est étayé par une documentation normalisée, des pistes d’audit et des alertes proactives si les renseignements sur les travailleur·ses ou leur classification ne sont pas conformes.
Ce niveau de gouvernance est particulièrement important en Amérique du Nord, où les définitions de l’emploi conjoint et de la classification des travailleur·ses varient d’un État et d’une province à l’autre.
4. De la gestion des fournisseur·ses au rendement des partenariats
La gouvernance transforme la relation EOR, qui passe de la supervision des fournisseur·ses à l’habilitation stratégique.
Au lieu de courir après les factures ou les mises à jour d’intégration, les équipes de l’entreprise peuvent se concentrer sur la planification de la main-d’œuvre, l’innovation et l’évolutivité.
Ce qu’il faut retenir
La complexité de la gestion des ressources externes ne peut être maîtrisée que par la clarté. Un programme d’EOR bien encadré offre aux entreprises visibilité, responsabilité et agilité, autant d’atouts essentiels pour une évolution conforme et rentable.
Intégrez la gouvernance à votre programme d’EOR.
