Cessez de débattre pour savoir s’il s’agit de fraude, utilisez plutôt un continuum de coûts pour harmoniser vos parties prenantes
Par Simon Gray, vice-président, Solutions de main-d’œuvre
En résumé
La plupart des organisations débattent pour savoir si un incident constituait une fraude. La question la plus utile est celle du coût, et la plupart absorbent des pertes réelles tout en les comptabilisant autrement.
Le débat qui ne mène à rien
Un·e contractuel·le affiche un rendement insuffisant et quitte après soixante jours. Le service des achats y voit une mauvaise embauche. La sécurité soupçonne quelque chose de pire. Les RH voient un problème de rendement. Le service des finances y voit un coût de remplacement. Tout le monde examine le même incident, mais le décrit différemment. Rien n’est donc mis en relation, et le même scénario se répète au trimestre suivant avec un·e autre fournisseur·se et un autre poste.
Le débat sur l’intention n’est pas le bon débat. Que ce départ ait techniquement constitué une fraude ou non, le coût était réel, et l’organisation l’a assumé. Un langage commun pour désigner ce coût est ce qui permet à une équipe interfonctionnelle d’agir plutôt que de débattre.
Le continuum des coûts liés à la fraude
La fraude de la part des candidat·es ne se manifeste pas ouvertement. Elle se révèle sous forme de mauvaise embauche, de projet retardé, de dépassement de budget ou d’incident de données inexpliqué, catégorisé et clos sans que la cause sous-jacente ne soit jamais nommée. Les coûts se répartissent en quatre catégories, chacune ayant une probabilité et une réponse distinctes.
Niveau 1 – Coûts liés aux frictions. Il s’agit de coûts fréquents, que la plupart des programmes absorbent régulièrement. Un·e candidat·e frauduleux·se passe la présélection, s’intègre, affiche un rendement insuffisant, puis quitte, sans se distinguer d’une mauvaise embauche ordinaire. Les frais de recrutement, le temps d’intégration, la perturbation du projet et le remplacement s’élèvent généralement de 20 000 $ à 50 000 $ par incident. Dans des programmes plaçant plus de cinquante travailleur·ses par année, ce genre de situation survient plusieurs fois par trimestre. Cela ne ressemble pas à de la fraude. Cela ressemble plutôt à une variabilité normale dans l’embauche, ce qui explique justement pourquoi la cause profonde n’est jamais traitée.
Niveau 2 – Perte financière directe. Il s’agit de coûts occasionnels. Un·e candidat·e ayant fabriqué une identité ou des titres de compétences touche de trois à quatre périodes de paie avant que des incohérences ne soient révélées, soit de 15 000 $ à 35 000 $ en vol de paie direct, et de 40 000 $ à 75 000 $ une fois les frais de recrutement, l’intégration et la recherche de remplacement ajoutés. Les opérations frauduleuses ciblent délibérément cette catégorie de coûts : assez élevés pour être rentables en volume, mais assez modestes pour que la plupart des équipes classent l’incident plutôt que d’enquêter sur la tendance.
Niveau 3 – Préjudice opérationnel et concurrentiel. Il s’agit de coûts moins fréquents, mais nettement plus élevés par incident. Un·e travailleur·se en situation de cumul d’emplois, qui facture des heures à temps plein à un taux de poste principal tout en répartissant son attention entre deux postes, entraîne des coûts cumulatifs : une capacité payée qui ne se manifeste jamais pleinement, le coût d’opportunité d’un poste principal qui ne produit pas ce pour quoi il a été rémunéré, et une perte de transfert des connaissances vers l’équipe qui l’entoure. Un seul incident à ce niveau principal entraîne habituellement de 150 000 $ à 300 000 $ en salaires perdus, en reprises de travail et en perte de production.
Niveau 4 – Perte catastrophique. Il s’agit de coûts rares, mais existentiels. Vol de propriété intellectuelle, rançongiciel rendu possible par un·e complice infiltré·e, ou manquements aux règles de contrôle des exportations et de souveraineté des données découlant d’une fausse déclaration d’emplacement. Les dommages se chiffrent en millions : pénalités réglementaires, règlements judiciaires, résiliations de contrats client·es, atteinte à la réputation. Cette asymétrie est justement le point à retenir : un seul placement frauduleux de 50 000 $ peut déclencher des dommages en aval de 5 millions de dollars ou plus, car la réponse est proportionnelle non pas à l’incident lui-même, mais à tout ce que ce placement aurait pu mettre en péril.
Le continuum… un outil d’harmonisation pour les parties prenantes
Chaque fonction perçoit la catégorie la plus proche de son propre travail : les RH voient les frictions; le service des finances voit la perte directe; la sécurité voit l’extrémité catastrophique. Prises isolément, ces perspectives donnent lieu à quatre conversations distinctes. Réunies sur un même continuum, elles forment un portrait unique, et les membres de l’équipe interfonctionnelle peuvent enfin s’entendre sur la position réelle du programme et sur le niveau de réponse que justifie l’exposition au risque. Le continuum ne permet pas de trancher si un incident constituait une fraude. Il permet de déterminer ce que cet incident a coûté, ce qui est la véritable question à la base d’une décision.
Point de départ
Prenez les douze derniers mois de fins de mandat hâtives et de départs inexpliqués liés au rendement. Placez chacun d’eux sur le continuum selon le coût, et non selon qu’il ait été qualifié de fraude ou non à l’époque. Cet exercice révèle habituellement deux choses : le montant des coûts de niveaux 1 et 2 que le programme absorbe en le considérant comme une variabilité ordinaire, et si une exposition de niveau 3 ou 4 est demeurée sans examen.
Questions à transmettre à votre équipe
Où notre programme se situe-t-il réellement sur ce continuum, et l’avons-nous déjà mesuré? Quel montant de coûts de niveaux 1 et 2 absorbons-nous en les considérant comme une variabilité normale dans l’embauche? Avons-nous évalué notre exposition de niveaux 3 et 4, ou seulement les incidents assez évidents pour se manifester d’eux-mêmes?
Prochaines étapes
Le service Solutions de main-d’œuvre de Procom aide les programmes à situer leur position sur le continuum des coûts et à calibrer leurs mesures de défense en fonction de leur exposition réelle, tout au long du cycle de vie de l’embauche.
Pour discuter de l’exposition au risque de votre programme, communiquez avec nous.
La fraude de la part des candidat·es dans l’embauche en entreprise
À propos de l’auteur
Simon Gray, vice-président, Solutions de main-d’œuvre
Fort de plus de 25 ans d’expérience en dotation stratégique, Simon dirige la division Solutions de main‑d’œuvre de Procom afin d’aider les client·es à effectuer des embauches rapides et conformes.
