« Le·la candidat·e » n’est peut-être pas une seule et même personne : hypertrucages, entrevues par procuration et personas synthétiques 

Conclusion  

La fraude d’identité ne se résume plus à la présence d’un nom erroné dans les documents. 

Dans les cas plus sophistiqués, cela peut prendre la forme d’une transition coordonnée : une personne passe l’entrevue, une autre commence le mandat et une troisième soutient ou réalise le travail en arrière-plan. 

Dans le cas des organisations qui font appel à la main-d’œuvre occasionnelle, aux programmes de contractuel·les et aux modèles d’embauche à distance, cela crée un nouveau type de risque pour la main-d’œuvre. La question ne porte pas uniquement sur les qualifications du·de la candidat·e. Elle porte sur la question de savoir si la personne évaluée est bien celle qui se présentera, obtiendra les accès et réalisera le travail. 

Résumé 

La fraude par usurpation d’identité est devenue plus difficile à détecter à mesure que les entrevues à distance, les outils reposant sur l’IA et les modes de travail distribués se sont généralisés. 

Les entrevues par procuration, les personas synthétiques et les appels vidéo assistés par hypertrucage peuvent faciliter la présentation d’une crédibilité par des acteur·rices malveillant·es pendant le processus d’embauche, tout en dissociant l’identité des compétences. Autrement dit, la personne qui réussit bien en entrevue n’est pas nécessairement celle qui se joint à l’équipe ou réalise le travail. 

Dans le cas des responsables des achats et de la main-d’œuvre, la question pertinente ne se réduit pas à : « Cela peut‑il se produire ? » 

Elle devient : « Quels postes nécessitent des attentes plus élevées en matière d’intégrité des entrevues, de continuité de l’identité et de confirmation à l’intégration ? » 

Cette distinction est importante, car tous les postes ne nécessitent pas le même niveau d’examen. Toutefois, les postes comportant un niveau d’accès élevé, des répercussions importantes ou un risque organisationnel accru exigent une approche plus réfléchie. Cela comprend notamment les postes donnant accès à des systèmes sensibles, à des environnements clients, à des renseignements financiers, à des données exclusives, à des infrastructures critiques ou à des livrables de grande valeur. 

L’objectif n’est pas de ralentir chaque processus d’embauche. L’objectif est d’appliquer le niveau de vérification approprié aux postes concernés, en fonction du niveau de risque. 

Ce que ce n’est pas 

Il ne s’agit pas d’affirmer que les hypertrucages sont partout ni d’un argument contre les entrevues à distance. 

Il ne s’agit pas non plus de recommander d’ajouter des obstacles inutiles à chaque embauche. 

L’embauche à distance fait désormais partie intégrante de la manière dont les organisations accèdent aux talents, en particulier dans les programmes de ressources externes. Le défi ne réside pas dans le travail à distance en soi. Le défi consiste à s’assurer que le processus d’embauche comporte suffisamment de structure pour confirmer l’identité et les compétences aux étapes où cela est le plus important. 

À quoi cela ressemble 

Un·e candidat·e se démarque en entrevue. Il·elle répond aux questions techniques avec assurance, communique clairement et semble bien correspondre au poste. 

Le processus d’intégration progresse rapidement. 

Après quelques semaines, l’équipe constate que la qualité de la prestation est inégale. La personne évite la collaboration en direct, retarde les séances de travail et peine à expliquer ses décisions en temps réel. Au fil du temps, l’équipe d’embauche constate que la voix, le rythme, le mode de résolution de problèmes et l’assurance technique ne correspondent pas à l’expérience d’entrevue. 

Le problème ne se résume pas à une sous-performance. Cela soulève une question plus sérieuse : la personne qui a passé l’entrevue est-elle la même que celle qui a commencé le mandat? 

C’est ce risque que la continuité de l’identité vise à atténuer. 

Application concrète pour les responsables des achats  

Les responsables des achats n’ont pas à transformer l’embauche en enquête. Ils·elles peuvent toutefois contribuer à clarifier les attentes pour les postes où la continuité de l’identité est la plus critique. 

Une approche plus robuste consiste à définir des exigences différenciées selon les postes à l’échelle du programme de main-d’œuvre. Les responsables des achats et de la main-d’œuvre doivent préciser : 

• quels postes nécessitent des contrôles plus stricts en matière d’intégrité des entrevues; 
• ce que doit être la continuité de l’identité entre l’entrevue, l’intégration et le début du travail;
• les situations où une validation interactive et en direct des capacités est requise; 
• la manière dont les prestataires confirment que la personne présentée lors du processus d’embauche est bien celle intégrée; 
• les éléments devant déclencher une escalade lorsque les modes de prestation ne correspondent pas à l’expérience d’entrevue; 
• la manière dont les préoccupations sont consignées et examinées à l’échelle des prestataires, des postes et des unités d’affaires. 

Cela est particulièrement important dans les environnements de ressources externes, où la rapidité, la présence de multiples prestataires et la répartition des équipes peuvent rendre la responsabilisation moins claire. 

Lorsque la continuité de l’identité n’est pas clairement attribuée, des écarts peuvent apparaître entre l’entrevue, l’intégration et l’expérience de prestation. 

Commencez ici

Commencer par déterminer les postes pour lesquels un écart entre les identités créerait le risque le plus élevé. 

Dans le cas des postes comportant des répercussions importantes, exiger au moins un moment d’évaluation en direct et interactif des capacités, durant lequel l’identité et la performance sont évaluées ensemble. Cela peut comprendre une discussion technique structurée, un exercice de résolution de problèmes en temps réel, une séance de travail propre au poste ou une autre interaction validée confirmant à la fois l’identité de la personne et sa manière d’exécuter le travail. 

À partir de là, harmoniser les achats, l’acquisition de talents, le soutien informatique, la sécurité, le service juridique et les ressources humaines, ainsi que les gestionnaires d’embauche et les prestataires sur ce qui est requis avant le début de l’engagement. 

La norme doit être claire avant qu’une préoccupation ne survienne. 

Prochaines étapes

La fraude d’identité gagne en sophistication, mais les organisations peuvent réduire le risque en établissant des attentes plus claires tout au long du processus d’embauche et d’intégration. 

Le·la partenaire approprié·e en main-d’œuvre peut aider les organisations à définir des contrôles fondés sur les postes, à renforcer les attentes des prestataires et à établir une approche plus cohérente de la vérification des candidat·es et des contractuel·les. 

Simon Gray, VP Solutions de main-d’œuvre

Il possède plus de 25 ans d’expérience en dotation stratégique et dirige les Solutions de main-d’œuvre de Procom pour soutenir des embauches conformes.