Pour gérer avec succès les performances du personnel externe, il faut disposer d'indicateurs de performance clés (KPI) portant sur les coûts, la qualité, l'efficacité, le retour d'information des clients et les risques.
Vous ne pouvez pas gérer ce que vous ne mesurez pas - dit le vieil axiome commercial, et la plupart des organisations prospères. Lorsque vous examinez les performances de votre personnel externe, il est important de savoir exactement ce que vous devez mesurer et quels sont les facteurs de réussite d'un programme.
Les entreprises commettent souvent l'erreur d'évaluer leur programme de personnel externe en se basant uniquement sur les économies de coûts et la rapidité, mais dans le contexte actuel de pénurie de talents, ces paramètres ne représentent qu'une partie de l'histoire.
Les indicateurs de performance : Comment mesurez-vous le succès de votre programme de personnel externe ?
Il est essentiel de savoir exactement ce que vous devez mesurer et quels sont les facteurs de réussite d'un programme. Si les indicateurs de performance concernant les économies de coûts et les délais de recrutement sont des paramètres courants que la plupart des entreprises mesurent, la gestion du personnel externe est bien plus complexe que cela.
Il existe de nombreux indicateurs clés de performance (ICP) que les entreprises peuvent utiliser pour suivre et mesurer leur succès. Toutefois, il est impératif que ceux que vous choisissez reflètent directement les objectifs que votre entreprise a fixés pour son programme de travail externe.
Les 5 principaux indicateurs de performance de la main-d'œuvre externe à mesurer dans votre programme
Que vous gériez votre personnel externe en interne ou que votre entreprise ait fait appel à un fournisseur de services gérés (MSP) pour mettre en œuvre un nouveau programme, voici une liste d'indicateurs clés de performance (KPI) auxquels vous devriez penser lorsqu'il s'agit de travailleurs externes et de gestion du personnel externe :
1. Coût
La réduction des coûts est un facteur constant dans la gestion du personnel externe, les entreprises classant les coûts du personnel externe parmi les cinq premiers postes de dépenses. Cependant, la gestion des coûts ne se limite pas aux taux de facturation et à la gouvernance, mais englobe les coûts totaux de l'ensemble du programme. Cela signifie qu'il faut suivre des éléments tels que
- Des taux de rémunération compétitifs pour les candidats
- Pourcentage de travailleurs conformes à la carte de tarification par rapport aux travailleurs non conformes
- Acquisition et rotation des talents
- Outils et ressources du programme
- Logiciel
- Gestion et analyse des données
- Ressources et fournitures de bureau
- Risques non maîtrisés/amendes et sanctions pour non-conformité
- Tarifs des fournisseurs
- Coûts des heures supplémentaires
- Frais de conversion
- Prévisions de dépenses
Les incohérences dans ces domaines entraînent un manque de visibilité qui pourrait coûter à une entreprise des milliers, voire des millions, de dépenses imprévues qui auraient pu être évitées.
2. La qualité
Cinquante-trois pour cent des organisations considèrent la qualité comme l'un des principaux facteurs de leur programme de main-d'œuvre contractuelle, et 78 % d'entre elles en font l'une de leurs trois principales considérations. En règle générale, ces objectifs peuvent être répartis et mesurés en trois catégories :
i. Fonctionnement du programme
ii. Services aux talents
iii. Services des fournisseurs
i. Fonctionnement du programme
L'acquisition et la gestion de talents externes peut être un processus long et très gratifiant. Même pour les organisations disposant d'un programme solide, il est bon de suivre des éléments tels que :
Description des postes et taux de soumission
- Nombre de candidats
- Talents placés vs. candidats rejetés
- Nombre de fois où une description de poste a été réécrite
- Changements apportés aux sections sur les compétences et les qualifications
Performance du superviseur ou du directeur
- Le temps de remplir
- Rétention
- Quel manager est le meilleur pour repérer et développer les talents et quels sont ceux qui n'y parviennent pas ?
- Évaluation du gestionnaire
ii. Services aux talents
Trente-huit pour cent des organisations considèrent la qualité de service comme l'une de leurs trois principales préoccupations. Pourtant, nombre d'entre elles ne la mesurent pas encore. La qualité des talents peut être mesurée en suivant des éléments tels que
- Satisfaction des gestionnaires
- Pourcentage de missions achevées dans les délais et le budget impartis
- Résiliations anticipées de contrats
- Prolongations de contrat
- Évaluation des travailleurs
- Diversité
- Engageriez-vous à nouveau ce travailleur ou le recommanderiez-vous pour un autre poste ?
iii. Services des fournisseurs
Que votre entreprise gère un programme de travailleurs externes depuis des années ou qu'elle ait récemment fait appel à un fournisseur de services gérés (MSP), il est important de suivre les facteurs qui contribuent à la réussite d'un programme. Vous devriez suivre des éléments tels que
- Demandes de renseignements
- Réactivité
- Taux de remplissage
- Délai d'embauche
- Taux de correspondance entre le CV et l'offre d'emploi et entre le CV et l'entretien
- Talent
- Désengagement des travailleurs
- Pourcentage de candidats qui remplissent les documents de pré-affectation, les contrôles d'antécédents, les dépistages de drogues et les autres documents requis.
- Adhésion à la grille tarifaire
- Résultats des audits
3. L'efficacité
Pour mesurer l'efficacité de votre programme de travail externe, vous devez contrôler la rapidité, la précision et le taux de réussite des différents processus et établir la responsabilité des parties concernées. En règle générale, ces parties comprennent : les responsables du recrutement, les fournisseurs et les talents.
Responsables du recrutement
- Le temps de remplir
- Délai de réponse ou d'approbation
- Les évaluations des travailleurs : Sont-elles effectuées ? Quelle est leur fréquence et leur durée ?
- Embarquement et débarquement des travailleurs
Vendeurs
- Qualité et rapidité de présentation des candidats
- Exactitude des qualifications des candidats
- Engagement des candidats
- Embarquement et débarquement
- Conformité
- Facturation et paiement
- Rapports financiers/transactions
Talent
- Résiliations anticipées de contrats
- Prolongations de contrat
- Pourcentage de missions achevées dans les délais et le budget impartis
- Taux de satisfaction des gestionnaires
4. Risque
Il est essentiel d'identifier et d'atténuer les risques liés à votre programme de travailleurs externes afin d'éviter les amendes et les pénalités impitoyables liées à la non-conformité. Pour rester en conformité, il est important de suivre les éléments suivants :
- Mauvaise classification des travailleurs
- Comportement criminel
- Risque de contrepartie
- Conformité aux normes de l'employeur
- Code de conduite
- Irrégularités financières
- Co-emploi
5. Enquêtes de satisfaction
Sur le marché actuel des talents, il est important de mesurer non seulement la satisfaction des responsables du recrutement, mais aussi celle des fournisseurs et, peut-être plus important encore, celle des candidats, afin de garantir un programme de main-d'œuvre externe de qualité. L'envoi d'enquêtes trimestrielles pour mesurer votre score NPS contribuera également aux efforts d'amélioration continue de votre organisation.
DEI : Introduire des mesures et des responsabilités dans votre programme de travailleurs externes
L'IED n'est plus une préférence, c'est une obligation.
La grande majorité des demandeurs d'emploi sont attentifs à l'état de la DEI dans les organisations d'aujourd'hui. En fait, l'enquête de GlassDoor sur la diversité et l'inclusion sur le lieu de travail révèle que plus de 3 employés et demandeurs d'emploi sur 4 déclarent qu'une main-d'œuvre diversifiée est un facteur important lorsqu'ils évaluent les entreprises et les offres d'emploi.
Pour établir et suivre les engagements de l'IED, les organisations doivent sélectionner, suivre et améliorer les indicateurs de l'IED. Cependant, savoir par où commencer peut
être un défi.
La première étape consiste à comprendre le degré de diversité de l'organisation, puis à élaborer des stratégies de recrutement pour attirer des groupes spécifiques.
Envisagez des enquêtes volontaires et anonymes
Pour recueillir ces données, les organisations peuvent interroger les employés internes afin de comprendre l'état actuel de l'organisation. Gartner Research suggère de se concentrer sur sept (7) facteurs clés :
- Traitement équitable - Les travailleurs sont reconnus et récompensés.
- Intégration des différences - Les opinions différentes sont valorisées et respectées.
- Prise de décision - Les idées et les suggestions sont prises en compte de manière équitable.
- Sécurité psychologique - Les travailleurs se sentent libres d'exprimer leurs véritables sentiments.
- Confiance - L'organisation communique ouvertement et honnêtement avec les travailleurs.
- Appartenance - Les travailleurs se sentent concernés par l'organisation.
- Diversité - Les cadres sont aussi divers que l'ensemble de la population active.
En fonction de l'environnement réglementaire local, les organisations peuvent également être en mesure de mener des enquêtes volontaires et anonymes sur les types de candidats qui postulent aux offres d'emploi. Il s'agit là d'un autre excellent moyen de comprendre si les objectifs de l'IED pour le processus d'embauche sont efficaces
Le Guide du recrutement repensé
Nous avons rassemblé les leçons durement apprises par notre équipe de recruteurs professionnels au cours de milliers de missions de recrutement de travailleurs et les avons distillées sous forme d'idées pratiques que vous pouvez commencer à utiliser immédiatement. Le Re-Imagined Recruitment Playbook est un guide étape par étape pour vous aider à trouver, sélectionner, intégrer et retenir les talents dans le nouveau monde du travail.
