Une gestion efficace des fournisseurs privilégiés est essentielle à la réussite à long terme d'une organisation.

Pourtant, de nombreuses entreprises ont des stratégies de gestion des fournisseurs alambiquées qui constituent des obstacles plutôt que des atouts. L'amélioration des pratiques de gestion des fournisseurs privilégiés peut permettre aux entreprises d'économiser sur les coûts des travailleurs externes tout en maintenant l'accès à des talents de qualité.

Dans cette optique, les informations ci-dessous peuvent contribuer à améliorer la surveillance des ressources des sous-traitants. Vous pouvez mettre en œuvre des stratégies pour réduire les coûts, améliorer les protocoles de conformité et protéger votre organisation de la responsabilité civile.

Comment améliorer les processus de validation des temps pour les ressources des sous-traitants ?

Le processus d'approbation des heures de travail peut s'avérer difficile car votre organisation reçoit probablement des factures de différents sous-traitants. Cela peut créer un arriéré pour vos services des ressources humaines et de la paie.

Pour compliquer encore les choses, il se peut que vos principaux fournisseurs ne soient pas payés dans les délais prévus. Les retards de paiement peuvent mettre à mal les relations avec les fournisseurs et même entraîner la perte de contrats précieux.

Pour améliorer le processus d'approbation des heures de travail de votre organisation, votre entreprise devrait déployer les éléments suivants des outils de reporting avancés. Vous pouvez également faire appel à un prestataire de services de paie et de gestion des fournisseurs entièrement intégré.

Ces organisations effectuent tous les processus d'approbation du temps et vous envoient une facture consolidée tous les mois. Votre service des ressources humaines sera alors chargé d'examiner et d'approuver un seul document, au lieu de plusieurs demandes de paiement.

Comment mieux gérer les factures des sous-traitants ?

Pour une efficacité optimale, vous pouvez envisager de vous associer à un prestataire de services de gestion des sous-traitants. Ces sociétés de paie traitent toutes vos factures et les envoient à votre service des ressources humaines.

Au lieu de recevoir des factures distinctes de plusieurs fournisseurs, tous vos documents de facturation proviendront d'un seul fournisseur. Ces factures seront ventilées par unité opérationnelle et selon d'autres critères afin d'aider votre équipe à rester organisée.

Vous aurez une idée claire du montant de vos factures, de leur nature et de leur origine. Vous serez alors responsable du paiement d'une seule facture, tandis que l'émetteur de la facture répartira les fonds.

Comment générer des rapports précis sur les fournisseurs et les ressources non approuvés ?

Le partenariat avec une société de gestion des fournisseurs et des salaires est une solution pragmatique aux nombreux problèmes qui se posent lorsque l'on travaille avec plusieurs fournisseurs privilégiés.

Bien que vous puissiez investir dans diverses applications numériques, la mise en œuvre de ces nouveaux outils peut s'avérer extrêmement coûteuse. Elle peut également alourdir vos processus d'approbation du temps et de gestion des factures, car l'apprentissage de l'utilisation efficace d'un nouveau système de rapport implique souvent une courbe d'apprentissage abrupte.

L'externalisation de vos besoins en matière de rapports auprès d'un tiers est rapide, rentable et simple. Une équipe d'experts possède une vaste expérience des outils de reporting de pointe. Cela leur permet de fournir à votre organisation les données brutes et le contexte nécessaire pour interpréter les informations avec précision.

En retour, votre organisation peut obtenir des informations précieuses sur vos processus de paie et les connaissances nécessaires pour prendre des décisions fondées sur des données en ce qui concerne la gestion de vos sous-traitants.

Comment consolider tous les sous-fournisseurs dans un seul MSA ?

Si les problèmes de facturation et d'approbation du temps de travail posent de gros problèmes à votre organisation, l'audit et le suivi des contrats-cadres de services (CCS) sont encore plus délicats. C'est pourquoi il est essentiel de regrouper tous vos sous-traitants en quelques contrats-cadres de services.

Dans l'idéal, vous souhaitez régir toutes vos relations avec les fournisseurs dans le cadre d'un seul contrat de services de gestion. Toutefois, dans de rares cas, vous pouvez avoir besoin d'un second contrat pour gérer les interactions avec un fournisseur spécialisé.

Lorsque vous passez un contrat avec un payeur pour la gestion de vos sous-traitants, il consolide vos contrats de services de gestion pour vous. Vous n'aurez qu'à établir un seul nouveau contrat de services de gestion avec le payeur. Il créera et maintiendra ensuite des contrats de sous-traitance avec vos différents sous-traitants, ce qui vous permettra de gérer plus facilement vos comptes.

Avantages des pratiques de gestion des sous-traitants

L'utilisation d'un fournisseur de services de gestion des sous-fournisseurs offre plusieurs avantages notables à votre organisation, notamment

Diminution du risque de problèmes de conformité

La conformité réglementaire est une priorité dans tous les secteurs d'activité. Le non-respect du code des impôts, du droit du travail et d'autres réglementations peut entraîner de lourdes amendes et d'autres pénalités susceptibles de perturber votre activité.

Un fournisseur de services de gestion des sous-traitants vous aidera à éviter ces problèmes en veillant à ce que toutes les pratiques soient conçues conformément aux réglementations les plus récentes. Il gérera vos contrats de sous-traitance et les regroupera en un seul contrat de service.

Amélioration de la rentabilité

Un fournisseur de services de gestion des sous-traitants peut également vous aider à accroître votre rentabilité.

Ils y parviennent en identifiant les possibilités de réduction des coûts dans le cadre de vos partenariats avec les fournisseurs existants. Ils mettront également en place des pratiques de contrôle des tarifs afin de vous fournir le mélange idéal d'accessibilité financière et d'accès aux talents, de sorte que vous puissiez exécuter vos tâches essentielles avec facilité.

Capacités d'audit accrues

Un ensemble complet de les outils de reporting peut accroître les capacités d'audit de votre organisation. Grâce à la technologie appropriée, vous pourrez examiner les relations existantes avec les fournisseurs et accéder rapidement aux données essentielles. L'audit est un élément crucial de la gestion des fournisseurs que vous ne pouvez pas vous permettre de négliger.

Liste de vérification de la DP pour la sélection des fournisseurs de paie des employés contractuels préidentifiés

Cependant, il existe d'autres critères moins évidents qui font une grande différence en termes de coût, de conformité et de satisfaction. 

Si vous évaluez un nouveau fournisseur de services de paie pour les entrepreneurs ou si vous souhaitez disposer d'un outil pour déterminer si vous tirez le meilleur parti de votre programme actuel, téléchargez votre liste de contrôle détaillée pour l'appel d'offres concernant un fournisseur de services de paie pré-identifié sélection ci-dessous :