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Comment intégrer les talents internationaux au Canada

Si l'intégration de talents internationaux est un atout concurrentiel dans une économie mondialisée, l'exploitation du vivier de talents internationaux s'accompagne également de responsabilités administratives et de conformité, en plus des exigences législatives et fiscales nationales qui doivent être respectées dans la gestion du personnel externe. Pour rester compétitives et conformes en 2022, les entreprises doivent respecter un processus strict. 

Voici les étapes de l'intégration des talents internationaux au Canada.

Les talents internationaux alimentent la domination du Canada dans le domaine des technologies 

Les talents internationaux sont à l'origine de l'essor de la technologie au Canada. Toronto, en Ontario, a connu la plus forte croissance d'emplois technologiques de toutes les villes d'Amérique du Nord entre 2013 et 2018. Vancouver s'est classée parmi les cinq premières villes. 

Engager et intégrer les talents internationaux  

Cependant, une fois que votre organisation a attiré des talents internationaux, il est essentiel de vérifier les dossiers de conformité et de rester diligent dans la collecte, la vérification et la gestion de ces documents afin de rester en conformité au Canada.  

Si vous êtes responsable de l'intégration des talents internationaux dans votre entreprise, voici les cinq étapes à suivre. 

ÉTAPE 1 - Initiation : L'appel de bienvenue  

  • La première étape de l'approche d'intégration doit consister en une base solide avec des détails personnalisés adaptés au poste. Pour assurer ce processus, un spécialiste de l'onboarding doit :- Vdemander oralement si le travailleur est avoir le droit de travailler au Canada.

     

  • - Confirmer que le travailleur a le droit de travailler dans le pays du chantier. 
  • - Si le travailleur confirme qu'il travaille dans le cadre d'un permis de travail/étude, il est essentiel que le spécialiste de l'intégration informe le travailleur des documents à fournir et le conseille sur la procédure et le calendrier de confirmation. 
  • Le spécialiste de l'intégration doit ensuite entrer le travailleur dans le système interne de suivi des candidatures de l'organisation. 
     

ÉTAPE 2 - Suivi : Demande de documents 

La deuxième étape du processus d'intégration doit comprendre un courriel de suivi envoyé au travailleur, détaillant les exigences en matière de documentation, y compris les formulaires permettant de confirmer l'éligibilité au travail dans le pays du chantier.  

Les documents requis sont les suivants : 
1. Une pièce d'identité avec photo délivrée par le gouvernement. 
2. Permis de travail/permis d'études en cours. 
3. Un curriculum vitae détaillé et actualisé.  
4. Documentation relative au numéro d'assurance sociale.  

Si le travailleur est titulaire d'un permis d'études, la confirmation d'un placement coopératif, une lettre de travail de l'école et un permis de travail valide sont nécessaires. Si le travailleur n'est titulaire que d'un permis d'études, il peut être limité à un maximum de 20 heures par semaine, en fonction des restrictions imposées par le permis, et une lettre de travail coopératif doit être demandée. 

5. Si le travailleur intérimaire est titulaire d'un statut implicite, les éléments suivants doivent être demandés :
- Permis de travail ou d'études expiré.  
- Le numéro d'assurance sociale expiré. 
- Preuve de la demande. 
- Numéro de suivi et reçu de paiement. 

Une fois les documents d'identification reçus et téléchargés dans le système de suivi des candidats, il est recommandé au spécialiste de l'intégration d'effectuer un appel vidéo pour confirmer l'identité sur la base de la pièce d'identité et des documents fournis. 

ÉTAPE 3 - Confirmation : Examen du document 

La troisième étape de l'intégration des talents internationaux doit consister à examiner les documents afin d'y déceler d'éventuelles restrictions et de valider les éléments suivants : 

  • - Nom du travailleur.
    - Date d'expiration pour s'assurer que la durée du contrat ne dépasse pas la date d'expiration du permis. 
    - Type (travail/étude). 
    - Employeur (ouvert/fermé). 
    - Restrictions (confirmation que le permis ne comporte pas de restrictions contraires au contrat, par exemple en ce qui concerne les heures de travail ou le type de travail).

    Une fois les documents d'identification reçus et téléchargés dans le système de suivi des candidats, le spécialiste de l'intégration doit effectuer un appel vidéo pour confirmer l'identité sur la base de la pièce d'identité et des documents fournis. 

ÉTAPE 4 - Conformité : Examen d'approbation à deux niveaux 

Lors de l'intégration de talents internationaux, un examen d'approbation à deux niveaux doit être effectué par le spécialiste de l'intégration ainsi que par l'équipe de conformité interne de l'organisation.  

Niveau 1 
Examen des spécialistes de l'accueil

Pour s'assurer que toutes les conditions sont remplies, les documents des travailleurs doivent être rassemblés à l'aide d'une liste de contrôle et inclus dans le dossier de demande de permis de travail du travailleur. Une fois que le dossier de demande de permis est complet, le spécialiste de l'intégration doit envoyer la liste de contrôle et toute la documentation applicable à un responsable de la conformité des ressources humaines internes.  

Le spécialiste de l'intégration et l'équipe interne chargée de la conformité doivent ensuite comparer les dates du contrat et les considérations spéciales pour s'assurer qu'elles correspondent aux conditions du permis.  

Une fois que tous les documents ont été téléchargés dans le système de suivi des candidats, le responsable de la conformité des ressources humaines doit vérifier et valider que le permis ou le statut implicite est acceptable et conforme aux lignes directrices législatives. 

Niveau 2 
Examen du back-office 
Une fois que l'agent de conformité des ressources humaines a donné son accord, le spécialiste de l'intégration veille à ce que la date d'expiration du permis de travail ou du statut implicite soit saisie dans le système de suivi des candidats à des fins d'établissement de rapports et de suivi. 

Un deuxième audit doit alors être effectué par une équipe interne de soutien au back-office, selon les mêmes procédures que le processus d'examen de niveau 1. 

ÉTAPE 5 - Achèvement : Suivi et renouvellement 

Une fois que le dossier de candidature du travailleur international est approuvé, il est prêt à commencer à travailler ! Tant que le travailleur est sous contrat, il est important que l'organisation procède à des examens mensuels du statut du permis/de l'autorisation afin d'assurer un suivi régulier des documents valides du travailleur.  

L'organisation devrait également assurer le suivi :
- Les travailleurs internationaux en statut implicite tous les 30 jours pour déterminer l'état d'avancement de la demande.
-
En cas d'approbation, un spécialiste de l'intégration doit revenir à l'étape 2 et répéter le processus d'intégration.
-
Si une demande est refusée, le travailleur doit être informé qu'il doit quitter les lieux.
-
Si le permis expire, le spécialiste de l'intégration en informe le travailleur et reprend la procédure à partir de l'étape 2. 

À une époque où la flexibilité et la la créativité sont les clés de la compétitivité, la diversité est essentielle à la réussite d'une organisation.

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