Les descriptions de poste sont des documents utilisés dans le processus de recrutement qui détaillent les compétences essentielles d'un candidat. Les descriptions de poste sont ensuite utilisées par les équipes de recrutement.

Une caractéristique souvent négligée lors de l'embauche d’employés est que le processus commence bien avant la publication de l'offre d'emploi.  

La première et véritable étape de l'embauche commence par une description de poste interne.   

Quand et où la description du poste doit-elle être composée?

Pour plusieurs, c'est l’œuf ou la poule lorsqu'il s'agit de composer la description d’un poste. création d'une description de poste.  

Commence-t-elle lorsqu'une demande d’emploi est identifiée? Est-ce lorsque des tâches doivent être accomplies mais qu'il n'y a personne au sein de l’équipe pour les réaliser? Ou lorsqu'une équipe de recrutement se rend compte qu'un poste existant s'est transformé et travaille sur des sujets différents de ceux qui avaient été identifiés au début? 

La réponse est : L’écriture d’une description de poste peut commencer n'importe quand.Les employeurs devraient savoir exactement ce qu'ils recherchent avant de démarrer la recherche d’un employé.    

Une erreur fréquente dans le processus de description des postes consiste à sous-estimer leur importance

Les descriptions de poste constituent la base d'une stratégie de recrutement réussie. Mais dans de nombreuses entreprises, ces documents ne sont pas clairement composés avec les fonctions et les responsabilités exactes du poste, ni révisés ou mis à jour avec toute la rigueur requise. Embaucher un employé en utilisant une description de poste obsolète, c'est courir au désastre. Il peut être assez coûteux de modifier constamment les caractéristiques d'un poste tout au long du cycle de recrutement, entre l'annonce, la sélection et l'entretien. Dans le pire des cas, les employeurs exposent leur entreprise aux frais d'une mauvaise embauche.

Pourquoi les descriptions de poste sont-elles si importantes? 

En comprenant l'importance d'une bonne description de poste, l’entreprise bénéficie d’un avantage sur ses concurrents lorsqu'il s'agit de recruter des candidats. Voici pourquoi : 

ILS PRÉ-IDENTIFIENT LES CANDIDATS 

Les descriptions de poste constituent également le point de départ de la création d’une offre d'emploi, qui aide à déterminer l’intérêt d'un candidat, en plus de savoir s’il possède les qualifications requises pour le travail. Par exemple, présenter au tout début les compétences clés d’un poste aidera le candidat à déterminer si son profil correspond aux attentes de l’organisation. Comme les candidats sont généralement attirés par les premiers points de la description de tâches, le fait d'inscrire d'abord les compétences les plus importantes peut les aider à évaluer s'ils ont les qualifications requises, ce qui permet de joindre rapidement et efficacement les meilleurs candidats

ILS SERVENT DE LIENS AU SEIN D'UNE ENTREPRISE 

Les descriptions d'emploi jouent un rôle au sein des organisations en reliant les différentes fonctions du poste aux structures hiérarchiques. Elles servent aussi à encadrer le nouvel employé et à déterminer l’endroit exacte de l'emploi au sein de l'entreprise.   

La description d’une offre d'emploi dans une entreprise existante peut clarifier la manière dont l’employé interagira avec ses coéquipiers et autres.    

ILS AJOUTENT DE LA MESURABILITÉ 

Une bonne description de poste doit énumérer ce que l’employé idéal apporterait au poste. Toutefois, les descriptions de poste doivent également inclure ce qui sera effectué dans le poste en plus de déterminer les résultats attendus. L’inscription d'attentes réalistes est essentielle non seulement pour trouver la bonne personne, mais aussi pour s'assurer que l’entreprise fidélise cet employé à long terme.

Ils permettent d'éviter les coûts d'une mauvaise embauche 

Outre les compétences, les connaissances et les aptitudes indispensables, il existe souvent des compétences clés qui peuvent être exigées pour le poste. Ces exigences fondamentales permettent non seulement d'aligner le candidat sur le poste, mais peuvent également s'avérer essentielles pour recruter la bonne adéquation culturelle avec l'organisation.   

Les descriptions d'emploi sont importantes, mais elles peuvent être imparfaites 

Il est important de reconnaître une description de poste, mais il est tout aussi important de reconnaître qu'une description de poste a des limites - cette façon de penser permet de procéder à des ajustements. 

Si le poste est nouvellement défini, il se peut que les exigences futures ne soient pas encore pleinement réalisées, et il n'y a pas de mal à revoir la description du poste, à l'actualiser ou à la réécrire entièrement. En fait, une description de poste imparfaite peut être utile : 

Identifier les angles morts 

Même si l'analyse du poste a été réalisée, il se peut que plusieurs étapes ou tâches aient été omises, laissant par inadvertance quelques zones d'ombre dans l'aperçu du poste pour le nouvel embauché. 

La mise à jour de la description du poste ou la connaissance de l'existence de ces zones d'ombre peut aider à mettre en évidence certains de ces domaines lors de l'entretien d'embauche.  

Assurer la flexibilité  

Au fur et à mesure que votre organisation commence à pourvoir des postes de plus en plus élevés, ces postes ou projets peuvent nécessiter une plus grande flexibilité au niveau des exigences de recrutement. Le candidat idéal doit être capable de prendre des initiatives, de diriger des projets et de superviser les résultats attendus dans le cadre de son poste. Toutefois, l'engagement de ce type de travailleur peut nécessiter une certaine souplesse afin de lui permettre de faire preuve d'autonomie.

Maintenir les exigences du poste à jour 

Des changements externes ou internes peuvent entraîner l'obsolescence d'une description de poste. Les systèmes et les processus changent, les structures hiérarchiques sont mises à jour et s'assurer que tout cela est correctement pris en compte peut être une entreprise intensive.  

Le processus de création des descriptions de poste au sein d'une organisation n'est pas toujours optimal, mais il est essentiel de les tenir à jour et de les aligner sur l'évolution des systèmes, des processus, des initiatives et des structures de l'organisation afin de disposer d'un cadre solide pour entamer le processus de recrutement.  

Pourquoi avez-vous besoin d'une description de poste actualisée ? 

Lorsque les entreprises ont identifié le besoin d'engager des talents, il est important que les descriptions de poste, les titres de poste et les rémunérations associées soient à jour. Cependant, l'amélioration d'une description de poste est souvent une tâche peu prioritaire pour un responsable du recrutement très occupé et le fait d'utiliser par défaut une ancienne description de poste ou de faire un copier-coller de plusieurs descriptions de poste n'attire pas toujours les talents qualifiés. 

Pour obtenir une bonne description de poste, il faut d'abord prendre le temps d'effectuer une analyse de poste. 

Cette analyse donnera un aperçu des compétences, des connaissances et des aptitudes requises pour exécuter les tâches et les responsabilités. Pour obtenir un bon résultat, il est important d'approfondir les tâches et les séquences de tâches qui doivent être accomplies afin de comprendre qui est la meilleure personne pour les mener à bien. 

Les équipes de recrutement doivent enquêter sur le passé et passer en revue les compétences nécessaires à l'exercice des fonctions, mais aussi se tourner vers l'avenir et déterminer quelles sont les compétences les plus importantes au fur et à mesure de l'évolution de la fonction. 

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