À mesure que les régimes de travail à distance et de travail nomade se généralisent, les expériences d'intégration de premier ordre se sont compliquées et les nouvelles considérations relatives à l'intégration ont considérablement changé.
Une expérience d'intégration efficace doit captiver le nouveau travailleur, le plonger dans la culture, la mission et les valeurs fondamentales de l'entreprise, et répondre aux attentes établies par la proposition de valeur de l'employé (PVE) au cours du processus d'embauche.
L'effet de l'intégration sur les coûts
Un processus d'intégration positif peut servir de fondement d'une relation longue, saine et professionnelle. En revanche, une expérience d'intégration négative peut mettre cette relation à mal, avant même qu'elle ait pris son envol.
Plus de 80 % des travailleurs du savoir ont déclaré ne pas vouloir accepter ou vouloir quitter un emploi si l'expérience d'intégration était négative, selon l'enquête Voice of Talent de 2021 de Procom. Seuls 18 % des personnes interrogées ont indiqué vouloir probablement rester en poste malgré une expérience d'intégration négative.
Lorsque les nouveaux travailleurs atteignent la phase d'intégration, ils sont non seulement passés par les processus de recrutement et d'embauche, qui nécessitent beaucoup de temps et de ressources, mais aussi ont probablement été ajoutés au système de paie, commencé à travailler et peut-être même été rémunérés. Une mauvaise expérience d'intégration peut être une erreur coûteuse si un talent décide de partir ou de commencer à chercher un nouvel emploi immédiatement.
Préparer l'intégration : une liste de contrôle
Une fois que l'employé a accepté l'offre et que l'employeur a terminé sa sélection et sa vérification des antécédents, il est temps de préparer officiellement l'intégration du nouvel employé.
Le processus de pré-intégration varie en fonction de plusieurs facteurs. Par exemple, les besoins en matière de documents et de formulaires d'impôt sont différents selon qu'il s'agisse d'employés permanents à temps plein ou de travailleurs autonomes, et selon ce que l'employeur a établi au Canada ou aux États-Unis.
Néanmoins, certaines formalités de base s'appliquent à la plupart des nouveaux travailleurs, notamment :
- Créer un nouveau profil d'employé dans l'outil de gestion des projets de votre entreprise (p. ex., Monday.com, Asana, etc.).
- Confirmer que tous les documents d'identité et d'impôt requis sont téléchargés; demander tout document manquant.
- Communiquer avec le nouvel employé pour lui faire part des détails de son travail, notamment sa date d'entrée en fonction (et de fin du mandat, dans le cas d'un travailleur contractuel), son taux de rémunération, les coordonnées des principaux membres de l'équipe, et les manuels ou politiques de l'entreprise.
- Organiser une réunion en personne ou virtuelle pour présenter l'équipe d'intégration et confirmer le calendrier d'intégration.
- Demander tout le matériel informatique requis et configurer la messagerie électronique du nouvel employé, ainsi que les connexions et autorisations réseaux nécessaires.
- S'assurer que le nouvel employé a accès aux logiciels et outils internes, e qu’il ait ses noms d'utilisateurs et mots de passe.
- Diffuser une annonce interne au personnel au sujet du nouvel employé.
- Contacter le responsable des embauches ou l'équipe de recrutement pour confirmer les besoins toujours en suspens.
- Contacter le nouvel employé pour déterminer s'il a des questions concernant son intégration.
- Livrer au nouvel employé tout le matériel informatique nécessaire, ainsi qu'un cadeau de bienvenue ou une trousse d'accueil.
Une fois que les documents d'identité et d'impôt nécessaires ont été traités et que le nouvel employé a tout ce dont il a besoin pour se joindre à l'équipe, le processus officiel d'intégration peut commencer.
Bonifier l’expérience d’intégration en 5 tactiques
Le marché du travail actuel, centré sur les employés, demande une approche d'intégration personnalisée. Les 5 paragraphes ci-dessous aident à créer une expérience d'intégration qui trouve écho chez les nouveaux employés :
1. Apprendre à connaître le candidat sur le plan personnel
Dans le monde du travail virtuel d'aujourd'hui, les nouveaux employés ont souvent très peu d’interactions avec leur gestionnaire et leurs équipes sauf dans le cadre de réunions vidéo.
Créer des occasions pour en apprendre plus sur votre nouvel employé sur le plan personnel. Organiser une réunion pour lui parler de ses centres d'intérêt ou organiser une rencontre pour le présenter aux autres membres de son équipe afin d'établir une relation que les appels ou les conférences vidéo ne refléteront peut-être pas.
2. Adapter l'expérience d'intégration au candidat et à son rôle
Assurez-vous que les nouveaux travailleurs reçoivent le matériel informatique requis, et tous les autres articles nécessaires à l'exercice de leurs fonctions.
Fournir une trousse de bienvenue personnalisée. Mettre en place toute formation devant être complétée, selon le style d'apprentissage préféré du talent.
3. Prendre contact avec les nouveaux employés dès la première semaine
L'embauche et l'intégration se déroulant en grande partie de manière virtuelle aujourd'hui, les nouveaux employés manquent souvent d'occasions de poser leurs questions ou de demander des renseignements.
Veillez à ce que l'équipe d'intégration prenne contact avec les nouveaux employés au cours de leur première semaine de travail. Organiser des séances d'intégration ou de formation supplémentaires peu de temps après.
4. Résoudre rapidement tout problème d'intégration
Il est essentiel que les nouveaux employés se sentent bien accueillis et capables de se mettre au travail, pour mettre ceux-ci à l'aise et permettre à votre entreprise de poursuivre ses activités.
Cela dit, il est naturel que les nouveaux employés se sentent angoissés et se posent des questions sur leur rôle et le lieu de travail en général. Répondez aux questions et résolvez les problèmes rapidement pour que les candidats aient le sentiment d'assumer leur nouveau poste à titre de membres informés et appréciés de l'équipe.
5. Demander une rétroaction sur l'expérience d'intégration
Le processus d'intégration est l'occasion pour l’employeur de donner suite à ses propositions de valeur et de présenter les raisons impérieuses pour lesquelles les candidats talentueux ont été invités à se joindre à l’équipe.
Demander une rétroaction et y donner suite est un moyen optimal de montrer que l'entreprise prend ces valeurs au sérieux. Les commentaires personnels des nouveaux employés peuvent servir à améliorer le processus d'intégration.
Une expérience d'intégration efficace doit captiver les nouveaux travailleurs, les immerger dans la culture, la mission et les valeurs fondamentales de l'organisation et répondre aux attentes établies par la proposition de valeur de l'employé (EVP) au cours du processus d'embauche.
En tant que les modèles de travail à distance et de travail en tout lieu, ces considérations ont modifié la manière dont les nouveaux travailleurs sont accueillis.
L'impact de l'intégration d’un employé sur les coûts
Un processus d'intégration positif peut jeter les bases d'une relation professionnelle saine et durable. En revanche, une expérience d'intégration négative peut mettre fin à cette relation avant même qu'elle ne commence.
Plus de 80 % des employés ont déclaré qu'ils ne commenceraient pas à travailler ou qu'ils envisageraient de quitter leur emploi si l'expérience d'intégration était négative, selon l'étude 2021 de Procom. Et seulement 18 % des personnes interrogées ont indiqué qu'elles resteraient probablement chez cet employeur, même après un accueil négatif.
Lorsque les nouveaux employés atteignent l’étape d'intégration, ils ont non seulement traversé tous les processus de recrutement et d'embauche, qui demandent beaucoup de temps et de ressources, mais ils ont aussi probablement été inscrits sur les listes de paie, ont commencé à travailler et ont peut-être même été payés. Une mauvaise expérience d'intégration peut s'avérer une erreur coûteuse si un talent décide de partir ou de chercher un nouvel emploi immédiatement.
Préparer l'intégration dans l'entreprise : Liste de contrôle
Une fois que l'offre a été acceptée et que la vérification des antécédents est terminée, il est temps de préparer officiellement l'intégration du nouvel employé.
Le processus de préintégration varie en fonction de plusieurs facteurs. Par exemple, les besoins en matière de documentation et d'informations fiscales diffèrent selon qu'il s'agit d'immigrants permanents ou d'immigrants non permanents. les employés à temps plein par rapport aux travailleurs occasionnels et si l'employeur est basé au Canada ou aux États-Unis.
Néanmoins, certaines formalités de base s'appliquent à la plupart des nouveaux embauchés, y compris, mais sans s'y limiter :
- Créez un nouveau profil d'employé dans l'outil de gestion des projets de l’entreprise (par ex, Lundi.com, Asana, etc.) Lundi.com, Asanaetc.)
- Confirmez que tous les documents d'identification et fiscaux requis ont été téléchargés et demandez tout document manquant.
- Contactez le nouvel employé pour lui donner les détails de son travail, notamment la date de début (et la date de fin s'il s'agit d'un travailleur occasionnel), le taux de rémunération, les coordonnées des principaux membres de l'équipe et un manuel de l'organisation ou un guide de politique générale.
- Organisez une réunion en personne ou virtuelle pour présenter l'équipe chargée de l'intégration et confirmer le calendrier d'intégration.
- Demandez le matériel nécessaire et configurez le courrier électronique du nouvel employé ainsi que les connexions et autorisations de réseaux appropriés.
- Veillez à ce que le nouvel employé ait accès aux logiciels, aux outils internes et noms d'utilisateur et mots de passe nécessaires.
- Envoyez une annonce interne à l'organisation au sujet de la nouvelle embauche.
- Prenez contact avec le responsable du recrutement ou l'équipe chargée du recrutement pour confirmer tout besoin en suspens.
- Contactez le nouvel employé pour toute question relative à l'intégration.
- Remettez au candidat tout le matériel nécessaire, ainsi qu'un cadeau de bienvenue ou une trousse d'accueil.
Une fois que les documents d'identification et les documents fiscaux requis ont été traités et que le nouvel employé dispose de tout ce dont il a besoin pour rejoindre l'équipe, le processus officiel d'intégration peut commencer.
5 tactiques pour améliorer l'expérience d'accueil des nouveaux employés
Le marché du travail actuel, centré sur les employés, exige une approche personnalisée d’intégration. Les cinq paragraphes suivants pourront créer une expérience d'intégration qui trouve un écho auprès des nouveaux travailleurs :
1. Apprenez à connaître les candidats sur le plan personnel
Dans le monde du travail virtuel d'aujourd'hui, les nouveaux employés n'interagissent souvent avec leur gestionnaire et leurs équipes que par le biais de réunions vidéo.
Créer des occasions pour en apprendre davantage sur les candidats sur le plan personnel. Consacrer du temps à une réunion pour parler de leurs centres d'intérêts ou organiser une rencontre entre les candidats et les autres membres de l'équipe afin d'établir une relation qui ne se traduirait pas nécessairement par des appels ou des vidéos.
2. Adapter l'expérience d'intégration au candidat et à sa fonction
Veillez à ce que les nouveaux employés reçoivent leur matériel nécessaire et tout autre élément nécessaire à l'exécution de leur travail.
Fournissez un dossier de bienvenue personnalisé. Planifiez toute formation de manière à compléter le style d'apprentissage préféré du talent.
3. Entrer en contact avec les nouveaux employés au cours de la première semaine
Le recrutement et l'intégration s'effectuant en grande partie de manière virtuelle, les candidats manquent souvent d'occasions informelles de poser des questions ou de demander des informations à l'équipe d'intégration.
Veillez à ce que l'équipe chargée de l'intégration entre en contact avec les nouveaux employés au cours de leur première semaine de travail. Organisez des réunions d'intégration ou des formations supplémentaires peu de temps après.
4. Résoudre rapidement tout problème lié à l'accueil des nouveaux employés.
Pour que les employés se sentent à l'aise et que l’entreprise puisse continuer à opérer, il est essentiel que les nouveaux employés se sentent bien accueillis et qu’ils puissent commencer à travailler dans les meilleurs délais.
Cela dit, il est naturel que les nouveaux employés soient anxieux et se posent des questions sur leur rôle et sur le lieu de travail en général. Répondez aux questions et résolvez les problèmes rapidement afin que les candidats aient l'impression de commencer leur nouvel emploi bien informés et appréciés de l'équipe.
5. Demander un retour d'information sur l'expérience d'accueil
Le processus d'intégration est l'occasion pour les employeurs de donner suite à leur PVE et de présenter les raisons convaincantes pour lesquelles les candidats se sont joints à leur organisation.
Demander un retour d'information et y donner suite est un moyen optimal de montrer que l'entreprise prend ces valeurs au sérieux. Demander un retour d'information aux nouveaux employés. Leurs réponses pourront servir à améliorer le processus d'intégration.
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