Une expérience d'intégration efficace doit captiver les nouveaux travailleurs, les immerger dans la culture, la mission et les valeurs fondamentales de l'organisation et répondre aux attentes établies par la proposition de valeur de l'employé (EVP) au cours du processus d'embauche.
En tant que les modèles de travail à distance et de travail en tout lieu, ces considérations ont modifié la manière dont les nouveaux travailleurs sont accueillis.
L'impact de l'intégration d’un employé sur les coûts
Un processus d'intégration positif peut jeter les bases d'une relation professionnelle saine et durable. En revanche, une expérience d'intégration négative peut mettre fin à cette relation avant même qu'elle ne commence.
Plus de 80 % des employés ont déclaré qu'ils ne commenceraient pas à travailler ou qu'ils envisageraient de quitter leur emploi si l'expérience d'intégration était négative, selon l'étude 2021 de Procom. Et seulement 18 % des personnes interrogées ont indiqué qu'elles resteraient probablement chez cet employeur, même après un accueil négatif.
Lorsque les nouveaux employés atteignent l’étape d'intégration, ils ont non seulement traversé tous les processus de recrutement et d'embauche, qui demandent beaucoup de temps et de ressources, mais ils ont aussi probablement été inscrits sur les listes de paie, ont commencé à travailler et ont peut-être même été payés. Une mauvaise expérience d'intégration peut s'avérer une erreur coûteuse si un talent décide de partir ou de chercher un nouvel emploi immédiatement.
Préparer l'intégration dans l'entreprise : Liste de contrôle
Une fois que l'offre a été acceptée et que la vérification des antécédents est terminée, il est temps de préparer officiellement l'intégration du nouvel employé.
Le processus de préintégration varie en fonction de plusieurs facteurs. Par exemple, les besoins en matière de documentation et d'informations fiscales diffèrent selon qu'il s'agit d'immigrants permanents ou d'immigrants non permanents. les employés à temps plein par rapport aux travailleurs occasionnels et si l'employeur est basé au Canada ou aux États-Unis.
Néanmoins, certaines formalités de base s'appliquent à la plupart des nouveaux embauchés, y compris, mais sans s'y limiter :
- Créez un nouveau profil d'employé dans l'outil de gestion des projets de l’entreprise (par ex, Lundi.com, Asana, etc.) Lundi.com, Asanaetc.)
- Confirmez que tous les documents d'identification et fiscaux requis ont été téléchargés et demandez tout document manquant.
- Contactez le nouvel employé pour lui donner les détails de son travail, notamment la date de début (et la date de fin s'il s'agit d'un travailleur occasionnel), le taux de rémunération, les coordonnées des principaux membres de l'équipe et un manuel de l'organisation ou un guide de politique générale.
- Organisez une réunion en personne ou virtuelle pour présenter l'équipe chargée de l'intégration et confirmer le calendrier d'intégration.
- Demandez le matériel nécessaire et configurez le courrier électronique du nouvel employé ainsi que les connexions et autorisations de réseaux appropriés.
- Veillez à ce que le nouvel employé ait accès aux logiciels, aux outils internes et noms d'utilisateur et mots de passe nécessaires.
- Envoyez une annonce interne à l'organisation au sujet de la nouvelle embauche.
- Prenez contact avec le responsable du recrutement ou l'équipe chargée du recrutement pour confirmer tout besoin en suspens.
- Contactez le nouvel employé pour toute question relative à l'intégration.
- Remettez au candidat tout le matériel nécessaire, ainsi qu'un cadeau de bienvenue ou une trousse d'accueil.
Une fois que les documents d'identification et les documents fiscaux requis ont été traités et que le nouvel employé dispose de tout ce dont il a besoin pour rejoindre l'équipe, le processus officiel d'intégration peut commencer.
5 tactiques pour améliorer l'expérience d'accueil des nouveaux employés
Le marché du travail actuel, centré sur les employés, exige une approche personnalisée d’intégration. Les cinq paragraphes suivants pourront créer une expérience d'intégration qui trouve un écho auprès des nouveaux travailleurs :
1. Apprenez à connaître les candidats sur le plan personnel
Dans le monde du travail virtuel d'aujourd'hui, les nouveaux employés n'interagissent souvent avec leur gestionnaire et leurs équipes que par le biais de réunions vidéo.
Créer des occasions pour en apprendre davantage sur les candidats sur le plan personnel. Consacrer du temps à une réunion pour parler de leurs centres d'intérêts ou organiser une rencontre entre les candidats et les autres membres de l'équipe afin d'établir une relation qui ne se traduirait pas nécessairement par des appels ou des vidéos.
2. Adapter l'expérience d'intégration au candidat et à sa fonction
Veillez à ce que les nouveaux employés reçoivent leur matériel nécessaire et tout autre élément nécessaire à l'exécution de leur travail.
Fournissez un dossier de bienvenue personnalisé. Planifiez toute formation de manière à compléter le style d'apprentissage préféré du talent.
3. Entrer en contact avec les nouveaux employés au cours de la première semaine
Le recrutement et l'intégration s'effectuant en grande partie de manière virtuelle, les candidats manquent souvent d'occasions informelles de poser des questions ou de demander des informations à l'équipe d'intégration.
Veillez à ce que l'équipe chargée de l'intégration entre en contact avec les nouveaux employés au cours de leur première semaine de travail. Organisez des réunions d'intégration ou des formations supplémentaires peu de temps après.
4. Résoudre rapidement tout problème lié à l'accueil des nouveaux employés.
Pour que les employés se sentent à l'aise et que l’entreprise puisse continuer à opérer, il est essentiel que les nouveaux employés se sentent bien accueillis et qu’ils puissent commencer à travailler dans les meilleurs délais.
Cela dit, il est naturel que les nouveaux employés soient anxieux et se posent des questions sur leur rôle et sur le lieu de travail en général. Répondez aux questions et résolvez les problèmes rapidement afin que les candidats aient l'impression de commencer leur nouvel emploi bien informés et appréciés de l'équipe.
5. Demander un retour d'information sur l'expérience d'accueil
Le processus d'intégration est l'occasion pour les employeurs de donner suite à leur PVE et de présenter les raisons convaincantes pour lesquelles les candidats se sont joints à leur organisation.
Demander un retour d'information et y donner suite est un moyen optimal de montrer que l'entreprise prend ces valeurs au sérieux. Demander un retour d'information aux nouveaux employés. Leurs réponses pourront servir à améliorer le processus d'intégration.
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