On entend par classification des contractuel·les le processus par lequel une organisation évalue la nature de la relation entre elle-même et un·e travailleur·euse occasionnel·le afin de déterminer le moyen approprié d'embaucher ce·cette travailleur·euse, à savoir en tant qu'employé·e temporaire de l'organisation ou en tant que contractuel·le indépendant·e. 

La classification des contractuel·les et des ressources externes expliquée 

Les entreprises qui ont recours à des travailleur·euses occasionnel·les se préoccupent de la classification de ces dernier·ères. Si elle n'est pas effectuée correctement, elle peut entraîner un problème de classification qui peut avoir des conséquences financières et un effet potentiellement négatif sur l'image de marque de votre organisation.    
 
Si la classification des contractuel·les a toujours joué un rôle important dans la gestion des ressources externes, la dépendance croissante à leur égard fait qu'il est plus que jamais essentiel pour les entreprises d'être vigilantes quant à la classification de leurs talents externes. 
 
Selon un sondage récent, plus de deux tiers des gestionnaires d'embauche ont déclaré qu'ils maintiendraient ou augmenteraient leur utilisation de travailleur·euses contractuel·les en 2022. Si votre organisation a aussi recours à des travailleur·euses occasionnel·les, les renseignements ci-dessous vous aideront à classer correctement ce type de travailleur·euse.  

Pourquoi la classification des contractuel·les est-elle si importante?  

La classification des travailleur·euses est un enjeu important car les organisations peuvent tenter de se soustraire à leurs obligations fiscales en procédant à une classification erronée des travailleur·euses, que ce soit de manière accidentelle ou délibérée. 
 
La classification erronée des travailleur·euses se produit lorsque les autorités fiscales ou les organismes de réglementation classent un·e ou plusieurs travailleur·euses contractuel·les d'une organisation dans la catégorie des employé·es et non dans celle des contractuel·les indépendant·es.  
 
La gestion des travailleur·euses occasionnel·les peut poser des difficultés, et la classification des contractuel·les est l'un des principaux risques auxquels sont confrontées les organisations qui s'en chargent. 
 
Pourtant, jusqu'à 30 % des entreprises classent mal leurs talents externes.

Comment s'effectue la classification des contractuel·les?  

Elle doit commencer par une question. Techniquement, le processus de classification des contractuel·les commence lors du premier entretien qu'une organisation a avec un·e travailleur·euse occasionnel·le pressenti·e pour un poste à pourvoir.

C'est au cours de cet entretien que vous devez demander à un·e travailleur·euse d'indiquer (déclarer) son statut de travail préféré lorsqu'il·elle travaille sous contrat, plutôt que de lui dicter celui que vous préférez pour lui·elle.

Bien entendu, il y a des exceptions à cette règle, et l'une des principales est lorsque la politique d'une organisation interdit le recours à des contractuel·les indépendant·es. Si une telle politique peut limiter le risque de classification erronée, elle peut aussi limiter le bassin de talents dans lequel vous pouvez puiser.

La classification des contractuel·les doit être étayée par des faits

La classification des contractuel·les ne s'arrête pas à la déclaration faite par le·la travailleur·euse occasionnel·le. Le processus se poursuit afin de confirmer ou d'infirmer le statut préféré du·de la travailleur·euse. 

Pour déterminer correctement le statut d'un·e travailleur·euse, il faut disposer de renseignements sur le·la contractuel·le et sur l'affectation proposée. Ces renseignements sont généralement collectés au moyen d'une combinaison de technologies (p. ex., enquêtes et outils) et d'une interaction personnelle avec le·la travailleur·euse occasionnel·le.

Si les outils automatisés jouent un rôle essentiel dans ce processus, il convient de les assortir d'une interaction personnelle. C'est notamment le cas des questionnaires à l'intention des contractuel·les indépendant·es, car bon nombre d'entre eux ont appris comment répondre aux questions relatives à la classification pour justifier le statut qu'ils veulent obtenir.

Une fois les renseignements nécessaires collectés, il est temps de procéder à la détermination du statut.

Comment s'assurer que la détermination du statut est correcte lors de la classification des travailleur·euses?

Comprendre l'importance de la classification des travailleur·euses et l'effectuer correctement sont deux choses différentes. Compte tenu des différences entre les réglementations locales et fédérales, il est important de tenir compte de l'endroit où la détermination du statut est effectuée et des lois ou du climat de la région dans laquelle vous procédez à l'évaluation.  

1. L'Internal Revenue Service (IRS) propose une méthode d'évaluation du statut de contractuel·le indépendant·e ou d'employé·e.

2. La Fair Labor Standards Act (FLSA) prévoit un test de réalité économique.

3. Les tribunaux ont tendance à s'appuyer sur l'approche de la common law.

4. L'Agence du revenu du Canada (ARC) dispose de sa propre évaluation pour les travailleur·euses au Canada.

LE TEST ABC 

Ces dernières années, certains États comme le Massachusetts, le New Jersey et la Californie ont adopté une variante différente de l'évaluation, le test ABC, qui part de l'hypothèse que le·la contractuel·le est un·e employé·e, sauf si on peut démontrer ce qui suit :

A. Le·la contractuel·le ne contrôle pas l'exécution du service.

B. Le service n'entre pas dans le cadre habituel de vos activités ou est exécuté à l'extérieur de vos lieux d'activité. 

C. Le·la contractuel·le exerce habituellement un métier, une occupation, une profession ou des activités commerciales établis de façon indépendante. 

Si chacune de ces conditions est remplie, il est très probable qu'une personne soit un·e contractuel·le. Cela dit, cette évaluation n'est pas infaillible dans toutes les situations.  
 
La classification des contractuel·les peut être un véritable exercice d'équilibre et, pour garantir la conformité, les employeurs doivent vérifier leurs processus, leur documentation et leurs règles internes en fonction des lois et des systèmes de classification les plus récents.    
 

Le rôle d'une entreprise de dotation en personnel dans la classification des contractuel·les

En raison de la complexité des lois sur la classification des travailleur·euses, de nombreuses entreprises qui embauchent à la fois des employé·es permanent·es et des travailleur·euses occasionnel·les font appel à une agence de dotation en personnel tierce pour recruter des talents et garantir une classification exacte.  

Une entreprise de gestion de ressources externes efficace comprend les réglementations fédérales et locales, ainsi que les caractéristiques du rôle de travailleur·euse qui distinguent les employé·es régulier·ères des travailleur·euses occasionnel·les. 

L'emploi de ressources externes est une activité risquée mais gratifiante. 

Une classification appropriée n'est pas le seul risque auquel sont confrontées les entreprises qui emploient une main-d'œuvre mixte ou occasionnelle, et il est important de repérer et d'atténuer les erreurs de classification et les autres risques liés à la main-d'œuvre occasionnelle avant qu'ils ne se produisent.

Téléchargez dès maintenant votre exemplaire de la liste de contrôle des risques liés aux travailleur·euses occasionnel·les :