La paie des entrepreneurs est une responsabilité commerciale complexe qui peut souvent sembler déroutante pour les employeurs qui ne sont pas familiers avec les différentes obligations qui doivent être respectées lors de la rémunération des entrepreneurs par rapport aux employés traditionnels. Ainsi, il est fréquent que les organisations aient des idées fausses concernant les capacités internes et externes, les modèles de programmes et les coûts lorsqu'il s'agit de la paie des entrepreneurs.

En tant que Le besoin d'une main-d'œuvre agile et flexible se fait de plus en plus sentir, De plus en plus d'entreprises commencent à externaliser leurs responsabilités, comme la gestion de la paie des travailleurs, auprès d'un fournisseur de confiance qui gérera les salaires, les primes et les déductions des travailleurs et leur apportera son soutien pendant la durée de leur(s) mission(s).

Si votre organisation envisage d'externaliser son programme de paie des entrepreneurs, les informations ci-dessous vous aideront à comprendre comment rémunérer les entrepreneurs et à dissiper toute idée fausse.

Comment payer un entrepreneur ?

Les travailleurs occasionnels peuvent être désignés par de nombreux noms différents - travailleurs temporaires, gig workers, contingent labor, Independent Contractors, freelancers, temporary talent, contractors ou pre-identified contractors - mais ils font tous référence au même type de travailleur non-traditionnel : le travailleur occasionnel.

Toutefois, selon la méthode par laquelle le travailleur est engagé pour effectuer le travail - qu'il s'agisse d'un approvisionnement direct par l'entreprise elle-même ou par l'intermédiaire d'une tierce partie, il existe des obligations distinctes à l'égard des travailleurs en ce qui concerne la paie. 

Aux États-Unis, la paie des entrepreneurs fait référence aux tâches qu'une entreprise doit exécuter pour s'assurer que les travailleurs temporaires W2 et les entrepreneurs indépendants 1099 sont payés correctement et à temps, conformément à leur contrat ou à leur cahier des charges.  

Idées reçues sur la paie des entrepreneurs

De nombreuses entreprises supposent que leurs ressources internes, telles que les services des ressources humaines et de la comptabilité, disposent de la technologie et des ressources humaines nécessaires pour rémunérer les sous-traitants, car ces fonctions sont responsables de la paie traditionnelle des employés. Cependant, les statistiques sur la paie des sous-traitants montrent que les organisations qui externalisent leur programme de paie des sous-traitants économisent 18 % des coûts par rapport aux employeurs qui utilisent des ressources internes.

Vous trouverez ci-dessous une liste d'autres idées fausses associées à l'externalisation de la paie des entrepreneurs et les faits entourant la fonction de paie :

Idée reçue : "Nous n'avons pas besoin d'aide..."

Pour certaines organisations, comme les petites entreprises, la mise en place d'un programme de paie interne pour les sous-traitants peut être la meilleure stratégie. Cependant, pour la plupart des autres organisations qui emploient un personnel externe plus important, les équipes internes peuvent manquer de connaissances sur les nombreux sujets liés aux ressources humaines, à l'approvisionnement et au marché du travail qu'exige un programme de paie efficace.

Les équipes internes doivent souvent maintenir d'excellents niveaux de service, tant pour les besoins courants que pour les besoins exceptionnels (comme les visas ou les scénarios de classification inhabituels), en dépit des défis que représentent les vacances, la rotation et les pics d'activité des bureaux de programmes contingents.  

Les candidats ont eux aussi des attentes en matière de gestion des problèmes et des services qui sont généralement beaucoup plus élevées que celles des vendeurs ou des employés traditionnels. Si ces attentes ne sont pas satisfaites, il en résultera souvent une rotation des effectifs, car ces entrepreneurs talentueux apporteront leurs compétences et leur expérience dans d'autres domaines.

Faits

Les équipes internes n'ont généralement pas les connaissances nécessaires en matière de conformité et de personnel externe pour payer les contractants sans risque.

Un modèle de paie pour les entrepreneurs conçu par un fournisseur expérimenté fournira des solutions permettant d'atténuer ces problèmes et d'offrir une expérience cohérente aux candidats dans l'ensemble de l'organisation, le tout à partir d'une seule et même plateforme. 

Idée reçue : "Cela coûtera moins cher si nous le faisons en interne..."

Il est fréquent que les organisations se concentrent sur les frais facturés par un prestataire tiers, au lieu de prendre en considération leurs propres coûts de prestation lorsqu'elles conservent les salaires des sous-traitants en interne ou s'associent à un prestataire à faibles frais.  

Faits

Les frais de programme représentent généralement moins de 5 % du coût total des travailleurs (et parfois moins de 2 % pour les contractants à taux élevé), ce qui fait de la capacité de l'organisation à négocier les taux et à classer correctement les travailleurs le facteur le plus important pour déterminer les coûts globaux du programme et le rapport qualité-prix.   

L'étude de Procom a montré que les entrepreneurs recrutés par les clients sont souvent 4 à 11 % plus chers, sur la base d'un taux de rémunération, que les entrepreneurs recrutés par la concurrence.

Typiquement, cela se produit lorsque l'accent est moins mis sur les taux de rémunération et la négociation avec les sous-traitants, ce qui est courant dans les programmes de paie gérés par les clients et peut être un facteur important d'économies à court et à long terme, qui éclipsent les économies réalisées sur les frais de paie eux-mêmes.  

Idée reçue : "Une taille unique pour tous..."

Le choix d'un fournisseur de services de paie et d'un modèle unique peut sembler attrayant, mais cette approche présente aussi bien des inconvénients que des avantages. Cependant, du point de vue du prix, des caractéristiques du programme et de la conformité, il est souvent plus stratégique de se spécialiser en fonction du lieu (exigences du pays ou du territoire) et du type de travail (travail de bureau, fonctions sensibles à la sécurité, exigences d'un emploi spécialisé).   

Faits

Si une approche unique peut sembler séduisante, elle peut s'avérer problématique lorsqu'il s'agit d'évaluer les meilleurs prix et de trouver des créneaux pour la gestion des contrats.

Idée reçue : "Le prix est la seule chose qui compte..."

Les charges salariales ne représentent généralement qu'un faible pourcentage du coût total. Les frais généraux internes de l'entreprise cliente et les taux de rémunération des sous-traitants représentent une part beaucoup plus importante de la structure globale des coûts, de même que les coûts exceptionnels engendrés par les questions de conformité ou les actions en justice. Le fait de payer un spécialiste du programme de paie du personnel externe de haute qualité est souvent un facteur à long terme d'amélioration de la satisfaction du programme et de réduction des coûts totaux.  

Faits

La réduction des coûts est un facteur constant dans la gestion du personnel externe, les entreprises classant les coûts du personnel externe parmi les cinq premiers postes de dépenses ; cependant, la gestion des coûts ne comprend pas seulement les modèles de salaires des contractants, mais les coûts totaux du programme dans son ensemble. 

Avantages de l'externalisation de la paie des entrepreneurs

L'externalisation de la gestion des salaires ne permet pas seulement d'accéder aux services d'un contractant, mais aussi à ceux d'une entreprise. négociation des taux Les services, les technologies et l'expertise de l'entreprise permettent de réduire les coûts globaux et les risques salariaux liés à l'emploi de personnel externe, tout en permettant aux employeurs de se concentrer sur les objectifs fondamentaux de leur entreprise.

Le fournisseur partenaire identifiera et mettra en œuvre des mesures internes pour protéger les organisations contre les risques graves tels que les amendes, les pénalités et l'image négative de l'employeur.

Liste de vérification de la DP pour la sélection des fournisseurs de paie des employés contractuels préidentifiés

Tirez-vous le meilleur parti de votre programme de gestion de la paie des entrepreneurs ? Les besoins de chaque organisation sont différents, mais il y a plusieurs éléments cruciaux à garder à l'esprit lors de l'évaluation d'un programme de paie des entrepreneurs. Ces éléments sont les suivants

• Infrastructure et savoir-faire
• Gestion des travailleurs
• INTÉGRATION
• Gestion des taux

Cependant, il existe d'autres critères moins évidents qui font une grande différence en termes de coût, de conformité et de satisfaction. 

Si vous évaluez un nouveau fournisseur de services de paie pour les entrepreneurs ou si vous souhaitez disposer d'un outil pour déterminer si vous tirez le meilleur parti de votre programme actuel, téléchargez votre liste de contrôle détaillée pour l'appel d'offres concernant un fournisseur de services de paie pré-identifié sélection ci-dessous :