Perspectives sur nos ressources externes

Le monde du travail étant en constante évolution, nous faisons de notre mieux pour vous tenir au courant des changements. 

Comment gérer les risques liés au personnel externe ?

Les entreprises qui font appel à des travailleurs externes dans le cadre de leur stratégie en matière de main-d'œuvre bénéficieront de nombreux avantages en termes de réduction des coûts. Toutefois, les travailleurs externes exposent également les employeurs à une série de risques financiers, juridiques et fiscaux, ainsi qu'à des risques liés à la marque. Ces risques liés à la main-d'œuvre externe surviennent lorsqu'une entreprise est signalée pour non-conformité et évaluée sur la base de son non-respect des normes d'emploi.

La main-d'œuvre externe est à nouveau en hausse, selon le cabinet d'études Gartner. trouver 32 pour cent  des entreprises prévoient de remplacer les employés à plein temps par des collaborateurs externes afin de réduire les coûts - ce qui fait de la gestion du personnel externe un élément essentiel pour atteindre les objectifs de l'entreprise.

Qu'entendez-vous par "personnel externe" ?

Une main-d'œuvre occasionnelle est composée de travailleurs temporaires externalisés, communément appelés entrepreneurs indépendants, freelances, travailleurs contractuels, consultants, travailleurs temporaires ou travailleurs à distance. En règle générale, ces travailleurs sont engagés à court terme, à long terme ou sur la base d'un projet particulier.

Un travailleur externe peut travailler sur site ou à distance ; cependant, lorsque le contrat du travailleur externe arrive à son terme ou que le projet pour lequel il a été engagé est terminé, l'employeur n'a pas la responsabilité de lui fournir un travail continu sur une base permanente - les travailleurs externes ne font pas partie de son personnel. Bien entendu, les travailleurs occasionnels doivent également être gérés selon un ensemble distinct de bonnes pratiques. 

Pourquoi les entreprises font-elles appel à des travailleurs externes ?

Avant même que la pandémie n'oblige le monde à augmenter sa main-d'œuvre, les organisations à l'échelle mondiale s'efforçaient de relever les défis posés par les technologies émergentes, les déficits de compétences et l'évolution démographique. C'est pourquoi les responsables du recrutement et les professionnels de l'approvisionnement se sont tournés vers l'embauche de travailleurs hautement qualifiés et non permanents, une option plus souple et plus rentable.

Aujourd'hui, les entreprises investissent de plus en plus dans des programmes de personnel externe afin non seulement de combler les lacunes en matière de compétences, mais aussi de s'adapter rapidement aux conditions du marché.

L'économie parallèle est une tendance mondiale qui s'étend à tous les secteurs d'activité. Cependant, un programme de personnel externe doit être géré de manière adéquate.

Identifier les risques liés au personnel intérimaire

Il est essentiel de se tenir au courant des risques de conformité et des risques commerciaux liés à l'engagement de travailleurs externes pour éviter les amendes et les pénalités impitoyables, ainsi que les dommages causés à la marque employeur d'une entreprise.

L'engagement de travailleurs externes est une forme complexe de gestion du personnel qui peut être source de confusion lorsque des problèmes de risque se posent. Pourtant, le chaos - et les erreurs coûteuses qui en découlent - peut être évité en prenant en considération sept catégories lors de la conception, de la gestion et de l'évaluation de votre programme de travailleurs externes.

Voici les catégories de risques commerciaux que les responsables du recrutement et les professionnels de l'approvisionnement doivent connaître lorsqu'ils engagent et gèrent du personnel externe aux États-Unis :

Risques de classification erronée des travailleurs

Il y a classification erronée lorsqu'une entreprise identifie de manière incorrecte la relation qui existe entre elle et le travailleur externe. Cette grave erreur peut entraîner de lourdes pénalités pour l'entreprise et des arriérés de paiement pour les travailleurs occasionnels. La plupart des entreprises se concentrent exclusivement sur la classification des 1099 ou des entrepreneurs indépendants ; cependant, il existe d'autres facteurs importants de classification, tels que l'éligibilité aux heures supplémentaires (classification Fair Labor Standards Act (FLSA)) et la classification des postes pour la couverture de l'indemnisation des accidents du travail.

Liste de contrôle
- Classification 1099
- Heures supplémentaires/classification FSA
- Classification de l'indemnisation des travailleurs

Revérification de la classification :

Bien que la classification soit principalement une activité d'intégration, les organisations doivent veiller à ce que le statut de la relation ne change pas au fil du temps et n'invalide pas la classification initiale. Ne pas en tenir compte peut entraîner des réévaluations et des pénalités pour l'entreprise.

Risques liés au comportement criminel

La nature temporaire et le rythme rapide du personnel externe le rendent vulnérable aux abus et aux comportements contraires à l'éthique. Les attaques typiques se concentrent sur les fraudes ou les pots-de-vin qui compromettent l'intégrité du processus de sélection des candidats, et/ou les fraudes financières qui ciblent le processus de paiement des factures de l'entreprise.

Liste de contrôle
- Fraude au CV
- Fraude de référence
- Fraude financière
- Fraude à l'identité
- Corruption / pots-de-vin

Risque de contrepartie

Procom définit le risque de contrepartie comme suit : Le risque de solvabilité, la responsabilité héritée de la faiblesse des contrôles opérationnels et la responsabilité du fait d'autrui liée au non-respect de la législation du travail. La stratégie globale d'une entreprise en matière de personnel externe comprend souvent un réseau de fournisseurs directs et indirects. Il peut en résulter des risques de contrepartie de deuxième et de troisième niveau qui ne sont pas pris en compte dans les relations traditionnelles entre employés et employeurs.

Le risque de contrepartie peut être difficile à identifier. Il est souvent considéré comme une extension de toutes les autres catégories de risque, sauf que l'entreprise est vulnérable aux actions et aux habitudes de gouvernance de ses contreparties. Par conséquent, l'entreprise est indirectement responsable lorsque les mesures de protection de la contrepartie ne sont pas respectées.

Liste de contrôle
- Responsabilité en cas de salaires ou d'impôts sur les salaires impayés ou indûment versés
- Risques liés à la solvabilité financière du fournisseur
- Responsabilité du fait d'autrui pour les pratiques interdites de l'employeur et/ou les processus de ressources humaines mal exécutés (licenciement abusif, discrimination, etc.).
- Pratiques opérationnelles médiocres (modèles d'accords contractuels inapplicables, dossiers incomplets, vérifications illégales des antécédents, etc.)
- mauvaise gestion des certifications obligatoires sur le lieu de travail (licences professionnelles expirées ou révoquées, certificats de sécurité, etc.)
- Exigences en matière d'assurance expirées ou non valides (indemnisation des travailleurs, responsabilité civile, etc.)

Risque lié au respect des normes d'emploi

Ce risque survient lorsqu'une organisation est évaluée sur la base de son non-respect des obligations en matière de normes d'emploi. Si l'organisation est considérée comme l'employeur officiel de ses travailleurs, des amendes et d'autres sanctions peuvent être appliquées et le sont souvent.

Les risques spécifiques et la responsabilité varient en fonction de la législation fédérale et étatique applicable, mais le respect des charges sociales, le respect des heures supplémentaires et la responsabilité des indemnités de licenciement sont des questions brûlantes qui requièrent une attention particulière. Cela est d'autant plus vrai que l'on assiste depuis peu à l'apparition d'obligations d'"employeurs conjoints" entre les clients et leurs fournisseurs. Il est important de noter que nombre de ces questions recoupent les obligations qu'une organisation gère déjà avec son propre personnel. Cela vaut en particulier pour les questions liées à la responsabilité du fait d'autrui à l'égard de son personnel contractuel, ou pour les interactions problématiques entre son personnel et son personnel contractuel.

Liste de contrôle
- Réclamations concernant les salaires et les heures de travail (Fair Labor Standards Act)
- Discrimination ou harcèlement sur le lieu de travail (Equal Employment Opportunity Commission, Americans with Disabilities Act, Equal Pay Act, etc.)
- Congés protégés (Family and Medical Leave Act, etc.)
- Sécurité sur le lieu de travail (loi sur la santé et la sécurité au travail, etc.)
- Vérifications incorrectes des antécédents
- Licenciement abusif (généralement législation du travail de l'État)
- Responsabilité en matière de reclassement (annulation du statut de 1099/entrepreneur indépendant, etc.)
- Conformité du formulaire I-9 et de l'éligibilité à l'emploi, conformité du programme de visas pour travailleurs étrangers H-1B

Risque lié au code de conduite

La conduite en mission fait référence aux dommages résultant de la conduite des responsables internes ou de la conduite des travailleurs occasionnels eux-mêmes pendant leur mission. Les questions relatives au code de conduite sont particulièrement sensibles, car les actions incorrectes des responsables d'entreprise peuvent exposer l'organisation à des risques qui relèvent d'autres domaines, tels que la classification erronée ou les obligations de l'employeur officiel.

Compte tenu de cette dynamique, il est essentiel que les organisations disposent d'une formation claire, de processus opérationnels et de méthodes d'escalade pour traiter ces types de problèmes lorsqu'ils surviennent (ou qu'elles engagent un fournisseur ayant des pratiques saines pour le faire en leur nom).

Liste de contrôle
- Accidents du travail : Qui est responsable ? Qui paie ? Les politiques de santé et de sécurité ont-elles été respectées ?
- Accidents et dommages sur le lieu de travail : Qui est responsable ? Qui paie ? Quelles sont les considérations en matière d'assurance ?
- Problèmes de performance des contractants : Quelle est la meilleure façon d'aborder les incidents liés aux mauvaises performances des contractants ?
- Les litiges relatifs aux missions : Qui résout les litiges relatifs à la mission, y compris les problèmes de portée, de ressources et de résultats ? 

Risque d'irrégularités financières

Le volume de transactions élevé et répétitif de la plupart des relations de travail atypiques les rend vulnérables à de nombreuses irrégularités financières. Il peut s'agir d'erreurs accidentelles de double facturation, d'une inflation plus calculée des factures ou de schémas de surfacturation. Les contrôles financiers réguliers d'une organisation jouent un rôle important dans la gestion des risques. En ce qui concerne le travail temporaire, le contrôle des nombreuses influences peut s'avérer difficile et nécessite des compétences spécialisées pour une gestion efficace.

Liste de contrôle
- Duplication de la facturation
- Inflation des feuilles de temps/factures
- Facturation anticipée des livrables
- Inflation des dépenses
- Conformité de la fiche tarifaire/inflation des descriptions de poste
- Application du bon de commande/de la date de fin

Risque de co-emploi

Le risque de co-emploi est le terme utilisé pour désigner les situations dans lesquelles deux ou plusieurs organisations exercent un certain contrôle sur un travailleur occasionnel et sont toutes deux considérées comme ayant des obligations d'employeur à l'égard du travailleur. Le risque de co-emploi existe souvent lorsque les organisations utilisent du personnel fourni par des tiers.

Ce concept est compris dans le terme juridique d'"employeur commun" et peut survenir dans diverses situations, y compris une classification erronée ou une reclassification de la relation juridique avec un travailleur occasionnel, ainsi que des situations impliquant le personnel affecté (employés) d'une agence de travail temporaire ou de recrutement où le client contrôle des aspects significatifs de leur travail.

Les obligations potentielles qui découlent d'une situation de co-emploi peuvent inclure des versements statutaires (tels que l'impôt sur le revenu), la responsabilité des obligations en matière de sécurité sur le lieu de travail, le paiement des droits des employés (tels que les indemnités de maladie, les congés payés et/ou les heures supplémentaires), ainsi que les indemnités de licenciement et d'autres éléments. Les facteurs de risque spécifiques de la responsabilité du coemploi dépendent des faits relatifs à une relation de travail donnée et des pratiques de votre fournisseur, évaluées dans le contexte de la législation fédérale et/ou étatique applicable (FLSA, NLRB, EEOC, FMLA et OFCCP sont tous potentiellement applicables).

Quels sont les avantages et les inconvénients de l'embauche de travailleurs occasionnels du point de vue de l'entreprise ?

Les deux principaux avantages du recours à des travailleurs temporaires ou à de la main-d'œuvre occasionnelle sont la flexibilité et la réduction des coûts. Cependant, d'autres motivations poussent les entreprises stratégiques à intégrer des talents temporaires dans leurs effectifs.

Identifier les risques liés aux entrepreneurs indépendants  est une question importante mais délicate dans les programmes de personnel externe. La gestion efficace des risques liés aux programmes de personnel externe nécessite une approche collaborative entre les parties prenantes du client, qu'il s'agisse des achats, du service juridique, des ressources humaines ou des gestionnaires d'entreprise.

Obtenez des informations plus approfondies sur la gestion des risques dans votre programme en téléchargez notre livre blanc : Liste de contrôle pour les risques liés aux travailleurs occasionnels.


VOICI QUELQUES APERÇUS PAR THÈME

ABONNEZ-VOUS PAR COURIEL

Recevez dans votre boîte de réception les dernières informations sur la recherche d'emploi, des conseils sur le recrutement et des informations sur le personnel temporaire.

S'ABONNER AUX :

Comment gérer les risques liés au personnel externe ?

    Prénom*

    Nom de famille*

    Courriel professionnel*

    Titre du poste*

    Nom de l'entreprise*

    Pays*

    Nous prenons très au sérieux la confidentialité. En cliquant ci-dessous, vous acceptez de recevoir des communications sur les produits et services de Procom. Nous ne vendrons jamais votre adresse électronique à une tierce partie et ne vous enverrons jamais de pourriel.