Perspectives sur les ressources externes

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Identifier les zones de risque dans un programme de personnel externe - Canada

Engager des talents externes est une entreprise risquée. Les risques associés aux talents temporaires augmentent au fur et à mesure que l'entreprise fait appel à des collaborateurs externes. Or, le risque est l'un des aspects de la gestion du personnel externe dont on parle le plus, mais qui est le moins bien compris.

La mise en place d'un cadre pour une gestion efficace des risques nécessite une coopération solide entre les équipes RH, juridiques et d'approvisionnement d'une organisation, ainsi qu'une formation et un soutien pour les gestionnaires de recrutement individuels.

Cependant, la gestion des risques commence par un langage commun sur chaque risque auquel une entreprise est confrontée lorsqu'elle engage des travailleurs externes.

Alors que de nombreuses organisations choisissent de confier la gestion des risques à un tiers, comme un fournisseur de services gérés (MSP), d'autres en assument la responsabilité en interne.

Procom a identifié sept grandes catégories de risques dont les entreprises doivent tenir compte lorsqu'elles engagent et gèrent du personnel externe :

Classification erronée des travailleurs

Il y a classification erronée lorsqu'une entreprise identifie de manière incorrecte la relation qui existe entre elle et le travailleur externe. Cette grave erreur peut entraîner de lourdes pénalités pour l'entreprise et des arriérés de paiement pour le travailleur. La plupart des entreprises se concentrent sur la classification des entrepreneurs indépendants ; cependant, il existe d'autres facteurs importants de classification, tels que l'éligibilité aux heures supplémentaires (loi provinciale sur les normes d'emploi) et la classification des postes pour l'assurance contre les accidents du travail (WSIB/WCB/CNESST). 

Liste de contrôle
- Entrepreneur indépendant
- Classification de l'éligibilité aux heures supplémentaires
- Classification de l'indemnisation des travailleurs 

Revérification de la classification
Bien que la classification soit principalement une activité d'intégration, les organisations doivent veiller à ce que le statut de la relation ne change pas au fil du temps et n'invalide pas la classification initiale. Ne pas tenir compte de ce point peut entraîner des réévaluations et des pénalités à l'avenir.

Comportements criminels

La nature temporaire et le rythme rapide de la main-d'œuvre occasionnelle la rendent vulnérable aux abus et aux comportements contraires à l'éthique. Les attaques typiques se concentrent sur les fraudes ou les pots-de-vin qui compromettent l'intégrité du processus de sélection des candidats, et/ou sur les fraudes financières qui ciblent le processus de paiement des factures de l'organisation.  

Liste de contrôle
- Fraude au CV
- Fraude de référence
- Fraude financière
- Fraude à l'identité
- Corruption / pots-de-vin

Risques liés aux contreparties

La stratégie globale d'une organisation en matière de travail atypique comprend souvent un réseau de fournisseurs directs et indirects. Il peut en résulter des risques de contrepartie de deuxième et troisième niveaux qui ne sont pas pris en compte dans les relations traditionnelles entre employés et employeurs.

Procom définit le risque de contrepartie comme suit : risque de solvabilité, responsabilité héritée de la faiblesse des contrôles opérationnels et responsabilité du fait d'autrui en cas de non-respect du droit du travail.

Le risque de contrepartie peut être difficile à identifier. Il est souvent considéré comme une extension de toutes les autres catégories de risque, sauf que l'entreprise est vulnérable aux actions et aux habitudes de gouvernance de ses contreparties. Par conséquent, l'entreprise est indirectement responsable lorsque les mesures de protection de la contrepartie ne sont pas respectées. 

Liste de contrôle
- Responsabilité en cas de salaires ou d'impôts sur les salaires impayés ou indûment versés
- Risques liés à la solvabilité financière du fournisseur
- Responsabilité du fait d'autrui pour les pratiques interdites de l'employeur et/ou les processus de ressources humaines mal exécutés (licenciement abusif, discrimination, etc.)
- Pratiques opérationnelles médiocres (modèles d'accords contractuels inapplicables, dossiers incomplets, vérifications illégales des antécédents, etc.)
- mauvaise gestion des certifications obligatoires sur le lieu de travail (licences professionnelles expirées ou révoquées, certificats de sécurité, etc.)
- Exigences en matière d'assurance expirées ou non valides (indemnisation des travailleurs, responsabilité civile, etc.)

Respects des normes de l’employeur

Ce risque survient lorsqu'une organisation est évaluée sur la base de son non-respect des obligations en matière de normes d'emploi. Si l'entreprise est considérée comme un employeur direct ou un coemployeur pour ses travailleurs occasionnels, des amendes et d'autres pénalités peuvent être appliquées et le sont souvent.

Les obligations spécifiques en matière de conformité varient entre les 14 juridictions du Canada, mais le respect des charges sociales, le respect des heures supplémentaires et la responsabilité des indemnités de licenciement sont autant de questions brûlantes qui nécessitent une attention particulière. Cela est d'autant plus vrai que plusieurs provinces ont récemment eu tendance à établir une obligation de "co-employeur" entre les agences de recrutement et leurs clients.

Toutes les entreprises gèrent ces questions avec leurs propres employés, mais ce contexte fait spécifiquement référence à la responsabilité du fait d'autrui d'une entreprise vis-à-vis de son personnel externe, ou à la responsabilité résultant d'interactions problématiques entre l'employé et le travailleur externe.

 Liste de contrôle
- Réclamations en matière de salaires et d'heures de travail
- Discrimination ou harcèlement sur le lieu de travail
- Feuilles protégées
- Conformité/violations en matière de sécurité sur le lieu de travail
- Vérifications incorrectes des antécédents
- Licenciement abusif
- Passif de reclassement
- Conformité des visas pour les travailleurs étrangers (Citoyenneté &
- Immigration Canada)
- Calcul des jours fériés et de l'indemnité de congés payés
Versements de l'impôt des employeurs (impôts sur le revenu, droits de douane, etc.)
les envois de fonds au titre des programmes, etc.)

Code de conduite

La conduite en mission fait référence aux dommages résultant de la conduite des responsables internes ou de la conduite des travailleurs occasionnels eux-mêmes pendant leur mission. Les questions relatives au code de conduite sont particulièrement sensibles, car les actions incorrectes des responsables d'entreprise peuvent exposer l'organisation à des risques qui relèvent d'autres domaines, tels que la classification erronée ou les obligations de l'employeur officiel.

Compte tenu de cette dynamique, il est essentiel que les organisations disposent d'une formation claire, de processus opérationnels et de méthodes d'escalade pour traiter ces types de problèmes lorsqu'ils surviennent (ou qu'elles engagent un fournisseur ayant des pratiques saines pour le faire en leur nom).

Liste de contrôle
Accidents du travail. Qui est responsable ? Qui paie ? Les politiques de santé et de sécurité ont-elles été respectées ?
Accidents et dommages sur le lieu de travail. Qui est responsable ? Qui paie ? Quelles sont les considérations en matière d'assurance ?
Problèmes de performance des contractants. Meilleure façon de traiter les incidents liés aux mauvaises performances des contractants.
Les litiges relatifs aux missions. Qui résout les litiges relatifs aux missions, y compris les problèmes de délimitation du champ d'application, d'affectation des ressources et de livraison ?

Irrégularités financières

Le volume de transactions élevé et répétitif de la plupart des relations de travail atypiques les rend vulnérables aux irrégularités financières. Il peut s'agir d'erreurs accidentelles de double facturation, d'un gonflement plus calculé des factures ou de schémas de surfacturation.

Les contrôles financiers réguliers d'une organisation jouent un rôle important dans la gestion des risques. Lorsqu'il s'agit de main-d'œuvre externe, le contrôle des nombreuses influences peut s'avérer difficile et nécessite des compétences spécialisées pour une gestion efficace.

Liste de contrôle
Duplication de la facturation
Inflation des feuilles de temps/factures
Facturation anticipée des livrables
Inflation des dépenses
Conformité de la fiche tarifaire/inflation des descriptions de poste
Application du bon de commande/de la date de fin

Co-emploi

Le risque de co-emploi est le terme utilisé pour désigner les situations dans lesquelles deux ou plusieurs organisations exercent un certain contrôle sur un travailleur et sont donc considérées comme ayant des obligations d'employeur à l'égard de ce dernier. Le risque de co-emploi existe souvent lorsque les organisations utilisent du personnel fourni par des tiers.

Ce concept est défini par le terme juridique d'"employeur commun" et peut se présenter dans diverses situations, y compris une classification erronée de la relation juridique avec un entrepreneur indépendant, ainsi que des situations impliquant le personnel affecté (employés) d'une agence de travail temporaire ou de recrutement où le client contrôle des aspects significatifs de leur travail.

Les obligations potentielles qui découlent d'une situation de coemploi peuvent inclure les versements légaux (tels que l'impôt sur le revenu), la responsabilité des obligations en matière de sécurité sur le lieu de travail, le paiement des droits des employés (tels que les indemnités de maladie, les congés payés et/ou les heures supplémentaires), ainsi que les indemnités de licenciement et d'autres éléments.

Les facteurs de risque spécifiques de la responsabilité du co-emploi dépendent des faits d'une relation de travail donnée, évalués dans le contexte de la législation provinciale et/ou fédérale applicable. Certaines provinces, comme l'Ontario, prévoient explicitement des obligations d'employeur conjoint dans le cadre de leur législation sur les normes d'emploi, officialisant l'obligation que les organisations clientes finales ont à l'égard de tous les employés détachés qui travaillent. 

L'identification des risques liés aux entrepreneurs indépendants est une question importante mais délicate dans le cadre des programmes de personnel externe. Une gestion efficace des risques liés aux programmes de personnel externe requiert une approche collaborative entre les parties prenantes du client, qu'il s'agisse des achats, du service juridique, des ressources humaines ou des responsables d'entreprise.

Obtenez des informations plus approfondies sur la gestion des risques dans votre programme en téléchargez notre livre blanc : Liste de contrôle pour les risques liés aux travailleurs occasionnels :

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