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La paie des entrepreneurs : Payez-vous trop cher vos travailleurs en sous-traitance directe ?

L'un des avantages de l'engagement de travailleurs externes est la possibilité de transférer les charges salariales des coûts fixes vers des coûts plus variables afin de mieux contrôler les dépenses liées au personnel externe. Cependant, un programme décentralisé aura pour conséquence des tactiques d'embauche et de gestion incohérentes qui empêchent une administration sans faille de fonctions telles que la paie des entrepreneurs. 


Si votre organisation connaît des fuites dans son programme de paie des entrepreneurs ou si vous souhaitez en savoir plus sur les éléments à prendre en compte lors du choix d'un partenaire pour le programme de paie des entrepreneurs, les informations suivantes vous aideront à y voir plus clair.  

La paie des entrepreneurs : Comment payer les entrepreneurs 

Les travailleurs intérimaires peuvent être appelés de différentes manières : contractants, travailleurs temporaires, gig workers, contingent labor, Independent Contractors, freelancers, contract employees, temporary talent ou pre-identified contractors ; cependant, ils se réfèrent tous au même type de travailleurs. travailleur non traditionnel.   

Selon la méthode par laquelle un travailleur atypique est engagé pour effectuer le travail - qu'il provienne directement d'une organisation ou d'une tierce partie, il existe des obligations distinctes pour la masse salariale et comment payer les contractants.   

Obligations salariales à l'égard d'un contractant direct

La paie des sous-traitants en sous-traitance directe fait référence aux tâches qu'une organisation doit exécuter pour garantir  les travailleurs occasionnels qui ont été recrutés par l'organisation elle-même, plutôt que par une tierce partie telle qu'une agence de recrutement, sont payés correctement et à temps, conformément à leur contrat ou à l'énoncé des travaux (SOW).   

Par conséquent, les organisations ne sont pas responsables de la retenue, de la collecte ou du paiement de l'impôt sur le revenu ou de tout autre paiement accordé aux employés à temps plein ou aux travailleurs temporaires W2 qui sont recrutés par l'intermédiaire d'une tierce partie.   

Maintenant que nous avons établi comment payer ces entrepreneurs, voici pourquoi vous les payez peut-être trop.  

Pourquoi vos dépenses en sous-traitance sont-elles excessives ?

Les organisations doivent classer les contractants en fonction de leur emploi statut (sous peine de pénalités et/ou d'amendes pour classification erronée) et, le plus souvent, cela conduit à tracer une ligne distincte entre les travailleurs, divisant les responsabilités de gestion entre les ressources humaines et les achats. 

Pourtant, lorsque les RH se préoccupent des opportunités de talents et les achats des coûts et de la conformité, les entreprises finissent par gérer leur personnel externe comme des entités distinctes, ce qui entraîne des taux de rémunération incohérents dans l'ensemble du programme.  

Où et pourquoi des dépassements de budget pour les sous-traitants peuvent se produire dans le cadre de votre programme de paie.  

Si un candidat peut être la meilleure ressource pour un poste, il n'est souvent pas le plus rentable pour l'entreprise. Plusieurs raisons peuvent expliquer pourquoi un employeur paie trop cher ses sous-traitants ; les exemples ci-dessous permettent de mieux comprendre ces raisons : 

Budget discrétionnaire  

Lors de la négociation de l'offre d'emploi, l'employeur conviendra souvent d'un taux de rémunération avec la ressource s'il dispose d'une marge de manœuvre dans son budget. 

Absence de données sur les salaires  

Souvent, un employeur n'est pas toujours au courant du taux du marché pour des compétences spécifiques et peut donc faire une offre en acceptant automatiquement le taux de rémunération demandé par la personne sans le remettre en question. 

Il est important d'utiliser les données relatives à l'acquisition de talents pour établir des références salariales sur ce que l'organisation paie pour un travail de sous-traitance spécifique. Si votre entreprise dispose déjà d'une grille tarifaire, c'est encore mieux. Utilisez-la et comparez-la aux résultats de l'acquisition, en accordant une attention particulière à l'utilisation de "niches" ou d'"autres" types de travailleurs contractuels. 

Statut du travailleur 

L'employeur ne peut pas tenir compte du statut du travailleur lors de la négociation des taux de rémunération, ce qui a un impact sur la rémunération globale du travailleur. la masse salariale lors de l'extension d'une offre.  

Absence de négociation   

Un employeur peut ne pas se sentir à l'aise pour négocier avec le contractant, de peur de perturber la relation et de perdre potentiellement cette ressource avant qu'une offre ne puisse être faite. 

Les RH et les achats fonctionnent en vase clos 

Les services des ressources humaines et des achats peuvent engager des entrepreneurs indépendants en vase clos, sans mettre en place un processus rationalisé, ce qui entraîne des incohérences dans les taux de rémunération et la masse salariale globale pour un travail similaire. 

Votre grille tarifaire est-elle à jour ? Les cartes de taux ont une incidence sur la paie des entrepreneurs indépendants !  

La plupart des programmes de travailleurs externes utilisent les cartes de tarifs comme outil de contrôle des dépenses et d'évaluation de l'efficacité du programme. C'est très bien en théorie, mais en pratique, l'efficacité d'un tel outil dépend de la qualité du processus mis en place par l'entreprise pour s'assurer que les collaborateurs externes sont affectés aux bonnes catégories de postes. Une catégorisation incorrecte des sous-traitants - qu'elle soit intentionnelle ou accidentelle - aura un impact négatif sur l'intégrité d'une carte de tarifs et sur les chiffres rapportés, tels que les économies.  

Fuite de carte de crédit  

Les données de Procom estiment que plus de 80 % des programmes de paie souffrent d'un certain degré de fuite dans les cartes de taux, résultant de l'expansion des catégories (un travailleur intermédiaire est déplacé vers une tranche de carte de taux "senior"), du changement de catégorie (un analyste commercial est placé en tant qu'analyste de systèmes commerciaux) ou de la pratique fréquente consistant à classer les contractants dans des catégories d'exception qui sont exclues de l'analyse des cartes de taux.   

Le contrôle des fuites de cartes de tarifs commence par une catégorisation correcte des entrepreneurs sur la base de leur curriculum vitae, de l'évaluation de l'entretien et de leur expérience professionnelle antérieure. Une mauvaise catégorisation entraîne généralement des dépenses supplémentaires de 6 à 13 %. Il est donc essentiel de disposer d'un plan solide de catégorisation des postes dans le cadre général du contrôle des dépenses salariales du personnel externe. 

RH et achats : Casser les silos pour réduire les coûts salariaux des entrepreneurs 

Pour que le personnel soit performant et rentable, les RH et les achats doivent favoriser la collaboration et la communication afin de promouvoir les types de stratégies interfonctionnelles qui créent une plus grande visibilité, un meilleur accès aux données et un contrôle renforcé. 

Alors que les RH suivront des indicateurs tels que l'engagement et la fidélisation des sous-traitants et que les indicateurs de performance des achats se concentreront sur les coûts et les risques liés aux sous-traitants, il est essentiel que chaque fonction identifie et adopte un objectif commun. Cela signifie qu'il faut décloisonner les départements pour comprendre ce qui motive l'autre et les objectifs qu'il doit atteindre.  

Le fait de comprendre les besoins des deux départements et de relier les priorités encourage chacun d'entre eux à travailler pour atteindre son objectif commun : combler les lacunes en matière de compétences avec des entrepreneurs de grande qualité, de la manière la plus rentable possible. 

Suivez vos résultats 

Si vous ne pouvez pas le mesurer, vous ne pouvez pas le gérer !  

Veillez à suivre vos indicateurs de recrutement. Que constatez-vous ? Certains responsables du recrutement sont-ils moins respectueux des règles au sein de l'organisation ? Y a-t-il des fonctions spécifiques pour lesquelles vous avez moins de succès dans les négociations avec les entrepreneurs ? Il s'agit là d'informations importantes dont votre organisation doit être consciente.  

Lorsqu'il s'agit de rémunérer des sous-traitants, il est essentiel de mettre en œuvre des solutions de gestion de la paie qui permettent de faire appel à des talents confirmés et de réduire la charge administrative, ce qui permet aux entreprises de consacrer plus de temps à la poursuite de leurs activités. 

Liste de vérification de la DP pour la sélection des fournisseurs de paie des employés contractuels préidentifiés

Tirez-vous le meilleur parti de votre programme de gestion de la paie des entrepreneurs ? Les besoins de chaque organisation sont différents, mais il y a plusieurs éléments cruciaux à garder à l'esprit lors de l'évaluation d'un programme de paie des entrepreneurs. Ces éléments sont les suivants

  • Infrastructure et savoir-faire
  • Gestion des travailleurs
  • INTÉGRATION
  • Gestion des taux

Cependant, il existe d'autres critères moins évidents qui font une grande différence en termes de coût, de conformité et de satisfaction. 

Si vous évaluez un nouveau fournisseur de services de paie pour les entrepreneurs ou si vous souhaitez disposer d'un outil pour déterminer si vous tirez le meilleur parti de votre programme actuel, téléchargez votre liste de contrôle détaillée pour l'appel d'offres concernant un fournisseur de services de paie pré-identifié sélection ci-dessous :


Acquisition de talents

DÉTECTION ET PRÉVENTION DES CANDIDATURES FRAUDEUSES

Acquisition de talents

LA DIVERSITÉ EN MILIEU DE TRAVAIL : RECRUTEMENT DE NOUVEAUX TALENTS, EN TENANT COMPTE DE LA DIVERSITÉ, DE L’ÉQUITÉ ET DE L’INCLUSION (DEI)

Talent Acquisition

How leveraging technology and automation can increase efficiency for employers during a downturn in the market

Acquisition de talents

LE RECRUTEMENT DE NOUVEAUX CANDIDATS TALENTS VU SOUS L’ANGLE DE LA DEI

Acquisition de talents

TACTIQUES DE NÉGOCIATION À L’EMBAUCHE ET CONTRE-OFFRES

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